İşletmeniz için politikalar ve prosedürler nasıl yazılır

Bu, işyeriniz için nasıl politika ve prosedür yazacağınıza dair bir rehberdir.

David Livermore

Politika ve Prosedür nedir?

Öyleyse politika ve prosedür nedir? Basitçe ifade etmek gerekirse, kuruluşunuzda bir şeyin nasıl yapılacağına dair adım adım talimatlardır. Tüm çalışanlardan beklenen gibi genel bir şey olabilir veya belirli bir iş görevinin nasıl tamamlanacağı olabilir. Her iki durumda da, bir politika ve prosedür bu düşünceleri herkesin görmesi ve izlemesi için kağıda dökebilir.

Bu makale aşağıdakileri kapsayacaktır:

• Bir politika ve prosedüre neler dahil edilir
• Bir politika ve prosedür nasıl biçimlendirilir.
• Bir örneği
• İpuçları
• Bir politika ve prosedür kullanmanın artıları ve eksileri.

Politika ve Prosedüre Neler Dahil Edilmeli

Her politika ve prosedürde ihtiyaç duyulan şey aşağıdadır.

• Başlık - Bu, kuruluşunuzun adını, departmanı vb. İçermelidir. Bu, prosedürün kime yönelik olduğunu belirleyecektir.
• Başlık - Prosedürün başlığı. Bunu çok uzun tutmamaya çalışın. Hatırlamayı ve başvurmayı kolaylaştırın.
• Prosedür Numarası - Bu da kolay başvuru içindir. Bu, prosedürlerin bir kitapta, ciltte, çevrimiçi veri tabanında vb. Belirli bir sırada olmasına izin verir. Yalnızca sayısal sıraya göre değil, prosedür numarası arasında eşit boşluk da olmalıdır (yani 100, 105, 110, vb.).
• Yürürlük Tarihi - Prosedürün ilk yürürlüğe girdiği tarih. Belirli bir iş görevi için bir zaman çizelgesi oluşturmaya çalışırken önemli olabilir.
• Revize Edilen Tarih - Prosedürde bir noktada değişiklik yapıldıysa, bu tarih prosedürün revize edildiği tarih olarak değiştirilmelidir. Bu, herkesi mevcut değişiklikler hakkında güncel tutar.
• İnceleme Tarihi - Prosedür, herhangi bir değişiklik yapılması gerekip gerekmediğini görmek için gözden geçirildiyse, bu tarihin değiştirilmesi gerekir. Değişiklik yapılıp yapılmadığı önemli değildir, bu tarih en son ne zaman gözden geçirildiğini gösterecek şekilde değiştirilmelidir.
• Yetkilendiren - Politika ve prosedürün yayınlanmasına yetki veren kişinin adı. Bu bir departman başkanı veya şefi olacaktır.
• Politika - Bu, kim, ne, ne zaman, nerede, neden ve nasıl konularına girmelidir. Ancak bu kısım kısa olmalıdır. En fazla, politikanın neden yürürlükte olduğuna dair bir genel bakış olmalıdır.
• Direktif - Bir şeyin yapılması gerekiyorsa veya kişinin uyması gereken genel bir talimat varsa, bu direktifte yer almalıdır. Hemen fark edilmesi gereken kritik bir şey olmadıkça bunu dahil etmeyin.
• Prosedür - Bu, politikanızın ve prosedürünüzün çoğunluğu olacaktır. Politikanın gerektirdiklerinin nasıl gerçekleştirileceğine dair ayrıntılı adımlar sağlar.
• Sayfa Numarası - Her sayfada bir sayfa numarası bulunmalıdır.
• Sayfa Başlıkları - Sayfa başlıkları, politika ve prosedürün başlığını ve prosedür numarasını içermelidir.
• Baş harfler - Bu, politikayı ve prosedürü inceleyen son kişinin baş harfleri olmalıdır. Ayrıca en son ne zaman gözden geçirildiği tarihini de içermelidir.
• Örnekler - Bunlar, başlıkları, sayfa numaraları vb. İçermeyen ayrı sayfalarda olacaktır. Bunlar, prosedürdeki önemli adımlarda anlatılanlara örneklerdir.

Politika ve Prosedür Nasıl Biçimlendirilir

Bir politika ve prosedür yazmak söz konusu olduğunda birkaç temel kural vardır:

• Yazı Tipi - Yazı tipi, yaygın olarak kullanılan ve tanınan bir yazı tipi olmalıdır, ancak profesyonelce kabul edilmemelidir. Örneğin Comic Sans, profesyonel olmayan bir yazı tipidir.
• Yazı Tipi Boyutu - En fazla, prosedür boyunca büyük bir yazı tipi boyutu kullanmamalısınız. Prosedürden prosedüre her zaman tutarlı olmalıdır.
• Renkler - Renkler gerçekten gerekli değildir. Prosedür, siyah yazı tipi ile beyaz bir arka plan üzerinde olmalıdır. Ancak örneklerde renkler kullanılabilir.
• Aralık - Prosedür bölümü, kolay okuma için uygun şekilde aralık bırakılmalıdır. Adımlar arasında boşluk yoksa, birisi politikayı okuduğunda metin birlikte çalışacaktır.
• Kenar Boşlukları - Bunlar, kuruluşunuzdaki diğer belgeler için standart ne olursa olsun yapılmalıdır. Bu, kullanıcıları prosedürü okumaya ve kullanmaya daha yatkın hale getirir.

Yukarıda listelediğim kategorilerin her biri için önerilen stil gereksinimleri aşağıda verilmiştir.

• Başlık - Başlık her zaman ortada, kalın, tamamı büyük harflerle ve politikanın en üstünde olmalıdır. Politika ve prosedürün geri kalanıyla karşılaştırıldığında en büyük yazı tipine sahip olmalıdır.
• Başlık ve Prosedür Numarası - Her ikisi de politika ve prosedürde referans olarak kullanıldığından, her ikisi de aynı satırda olmalıdır. Bunlar başlık ile aynı boyutta veya biraz daha küçük olabilir ancak kalın ve tümü büyük harflerle yazılmalıdır. Başlık en solda, prosedür numarası en sağda olmalıdır.
• Etkili, Gözden Geçirilmiş ve Gözden Geçirilmiş Tarih - Bunların çeşitli şekillerde yapıldığını gördüm. Bazen onlar kendi sütunlarında olurken, diğer zamanlarda onları kendi satırlarında gördüm. Bu kişisel bir tercihtir, ancak her zaman başlığın altında olmalı ve küçük boyutlu bir yazı tipine sahip olmalıdır. Önceki kategoriler gibi, bunlar da kalın ve büyük harfle yazılmalıdır.
• Yetkilendiren - Bu, ilke ve prosedürün üst kısmındaki son satır olabilir. Bu kalın, büyük harfle yazılmalı ve belgenin en sol tarafında olmalıdır.
• Politika - Politikanın bu noktada başladığını gösteren bir şey olmalıdır. Tipik olarak, "politika" kelimesini tamamen büyük harflerle ve kalın yazabilirsiniz, ancak politikanın kendisi kalın harflerle veya büyük harflerle açıklanmaz. Belgedeki metni de gerekçelendirmek isteyeceksiniz.
• Yönerge - Bu, genellikle göze çarpmak isteyeceğiniz bir şeydir, bu nedenle kalın ve tamamı büyük harflerle yazılacaktır. Paragrafı gerekçelendirin, böylece politika ve prosedürde iyi görünür.
• Prosedür - Bu açıklanması en zor kısımdır çünkü çok detaylı bir şekilde yönlendirilmiştir. Temel olarak, adımlarınızı olabildiğince ayırmak isteyeceksiniz. Paragraflar istemezsiniz, basitçe metin takip etmek istersiniz. Bu nedenle, farklı girintilerde farklı türde listeler kullanarak olabildiğince bölün. Örneğin, A.1.ia, her biri bir öncekinden farklı bir girintide. Ancak, "B" ye geçerken, önündeki "A" ile aynı girintiye sahip olmalıdır. Aşağıdaki örnek bunun gerçek bir örneğini gösterecektir.
• Sayfa Numarası - Belgenin altbilgisinde ortalanmalıdır. Ya her sayfa için bir numara yapın ya da geçerli sayfayı ve toplam sayfa sayısını gösterin (yani Sayfa 1/2). İlk sayfanın üzerinde bir sayfa numarası olması gerekmez.
• Sayfa Başlıkları - İlk sayfadan sonraki her sayfada bulunan sayfa başlığı, başlık ve prosedür numarası ilk sayfadakiyle aynı görünmelidir.
• Baş harfler - Her prosedürün en sonunda, prosedürü gözden geçiren / revize eden kişi baş harflerini ve prosedürü en son gözden geçirdiği / revize ettiği tarihi eklemelidir.
• Örnekler - Bunlar yazılan prosedürden ayrıdır. Bir programdan ekran görüntülerini, incelenecek tabloları vb. İçerebilirler. Prosedürün ilgili noktasında örneğe atıfta bulunulmalıdır (örn. Örnek A). Daha sonra her örneğin sağ üst köşesinde bunun hangi örneğin olduğuna dair bir referans bulunmalıdır.

İlke ve Prosedür için Kullanılacak En İyi Yazı Tipi

Önerdiğim dört yazı tipi var:

1. Arial - Bu yazı tipi çoğu belge için endüstri standardı olarak kabul edilir. Bir çok bilgisayar bu yazı tipini varsayılan olarak kullanır ve okunması kolaydır. Bu yazı tipiyle asla yanlış gidemezsin.
2. Times New Roman - Başka bir endüstri standardı. Bazı bilgisayar programları için varsayılan yazı tipi olarak da kullanılır. Bazı insanlar bunu ilk nesil bilgisayar kullanıcılarının tanıdığı eski bir tarz olarak görüyor.
3. Calibri - Daha yumuşak bir yaklaşım için bu yazı tipiyle gidebilirsiniz. Gözleri yormaz ve bir belgenin görünümünü düzeltir. Politika ve prosedür okumak ve yazmak sıkıcı olabileceğinden, bu kullanılacak en iyi yazı tiplerinden biri olabilir.
4. Georgia - Bu nadiren kullanılan bir yazı tipidir, ancak size atlayabilecek bir yazı tipidir. Arial ve Times New Roman arasında bir geçiş olduğunu düşünüyorum.

Okuması çok zor olan veya profesyonelce görünmeyen herhangi bir ön yüz kullanmam. Profesyonel olmayan bir yazı tipi kullanılırsa hiç kimse politikayı ve prosedürü ciddiye almayacaktır.

Aşağıdaki resim dört yazı tipinin tümünü iş başında göstermektedir.

Yukarıda bahsedilen yazı tiplerinin örnekleri.

David Livermore

Bir politika ve prosedür örneği.

David Livermore

Yukarıdaki Politikada ve Prosedür Örneğinde Kullanılan Biçimlendirme

Bu tablo, yukarıdaki örnekte kullandığım biçimlendirmeyi kapsar. Kullanılan yazı tipi Arial'dır ve aksi belirtilmedikçe metin varsayılan olarak let tarafındadır.

Kategori	Biçim
Üstbilgi	14 pt., Kalın, Orta
Başlık	14 pt., Kalın
Prosedür Numarası	14 pt., Kalın
Tarih	12 pt., Kalın, Orta
Yetkilendiren	12 pt., Kalın, Orta
Politika	12 pt., "Politika" kalın, Yaslanmış
Direktif	12 pt., Kalın, Yaslanmış
Prosedür	12 pt., Yaslanmış
Sayfa numarası	10 pt., Merkez
Sayfa Başlığı	12 pt., Kalın
Baş harfler	12 pt.

Politika ve Prosedüre İlişkin İpuçları

Politika ve prosedürle ilgili olarak izlenecek bazı genel ipuçları.

• Prosedürleri sık sık gözden geçirin. Sırf bir prosedür yazmanız, bittiği anlamına gelmez. Herhangi bir değişiklik olup olmadığını görmek için periyodik olarak geri dönmeniz ve prosedürünüzü gözden geçirmeniz gerekir. Bazıları birkaç yılda bir gözden geçirmenizi tavsiye ediyor, ancak mümkünse her yıl gözden geçirmeyi seviyorum. Ayrıca, organizasyonda bir prosedürü etkileyen bir şey değiştiğinde, politika ve prosedür hemen değiştirilmelidir.
• Kullanıma sunulmadan önce prosedürü gözden geçirin. Mantıklı olduğunu doğrulamak için prosedürü birkaç kişinin gözden geçirmesini sağlayın. Yeni çalışanları olduğu kadar tecrübeli olanları da bu sürece dahil edin. Aklınıza gelmemiş olabilecek bilgileri sağlayabilirler. Prosedürleri gözden geçiren düzenli bir komiteniz varsa, bu daha da iyidir.
• Herkesin, yayınlandıktan sonra prosedürü gözden geçirdiğini onaylamasını sağlayın. Bir prosedürü yazmayı veya gözden geçirmeyi bitirdiğimde, hepsini tüm personelime gönderiyorum. İncelediklerinde imzalar ve tarih atarlar. Ayrıca, bir politika ve prosedürde yapılan değişiklikleri bildirmek için personele e-posta gönderiyorum. Bu şekilde herkese bildirdiğim belgelerim var. Büyük organizasyonlarda, bu, ekip veya bölüm düzeyindeki denetçiler tarafından ele alınmalıdır.
• Bir içindekiler tablosu geliştirin. Çok sayıda politika ve prosedür geliştirirseniz, belirli bir politikayı bulmayı kolaylaştırmak için bir içindekiler tablosu geliştirin.
• Bir prosedürde biraz sallanmaya izin verin. Personelin politikayı ve prosedürü harfiyen takip etmesi beklenmemelidir. İşi yapmak için bir rehber görevi görmelidir. Herhangi bir hata yapılmadığı ve hiçbir yasa ihlal edilmediği sürece, bir prosedür izlenirken biraz hareket serbestliğine izin verilebilir.
• Prosedürü olabildiğince kısa tutun. Ortaya çıkabilecek her senaryoyu veya durumu dahil etmeyin. Yılda bir kez bir şey olursa, neden bunun üzerine bir prosedür geliştirelim? En iyisi bir not veya e-postayla sunulabilir.
• Bir prosedürdeki herhangi bir kuralı veya kanunu ihlal etmediğinizi doğrulayın. Büyük organizasyonlarda, bir prosedür geliştirirken işvereni veya çalışanı zarar görmediğinizi doğrulamanız gerekebilir. Gerekirse, prosedürün politika kısmına neden bir politika ve prosedürün geliştirildiğinin yasal dayanağını ekleyin.
• Google'da Ara. Bir politika yazmaya başlamadan önce, başka bir kuruluşun benzer bir politika yazıp yazmadığını görmek için çevrimiçi arama yapın. Prosedürü intihal etmeyin. Bunun yerine, sadece okuyun ve bulduğunuz kişinin fikirlerine göre kendinizinkini oluşturun.

Politika ve Prosedürü Kullanmanın Artıları

Aşağıda bir politika ve prosedür geliştirmenin avantajları verilmiştir:

• İşleri yapmanın üniform bir yolunu sağlar. Bir politika ve prosedür olmadan, insanların işleri istedikleri gibi yapmalarına izin verebilir. Süreçte yanlış adımlar atabilir veya hatalara neden olabilirler. Politika ve prosedür bu sorunu çözer.
• Personelden sürekli soru sorma zorunluluğunu ortadan kaldırır. Bir süpervizör olarak personelimden sürekli olarak sorular alıyorum. Artık politikamız ve prosedürümüz tamamen güncellendiğine göre, sorularını yanıtlamaları için onları prosedüre yönlendirebilirim. Bununla birlikte, bazen prosedürle ilgili açıklama gereklidir.
• Politika ve prosedür çalışanları sorumlu tutar. Doğru yapılırsa, politika ve prosedürün kullanımı personelinizi belirli bir standartta tutabilir. Birisi bir şeyin farkında olmadığını ya da atıfta bulunabileceği hiçbir şey olmadığını söyleyemez. Politika ve prosedürle, personelin kendilerinden ne beklendiğinden haberdar olmasını sağlar.
• Yeni çalışanları eğitmek için harika. Yeni bir çalışan aldığımda, ilk veya iki günümü onlarla yakın çalışarak geçiriyorum. Onlara işin büyük kısmını gösteriyorum ama sonra çekip gidiyorum. Onlara bıraktığım tek şey politika ve prosedür. Soruları olduğu için onları bu prosedüre yönlendiriyorum. İşi ve soruları varsa nereye gideceklerini öğrenirler. Ayrıca bu, işimi yapmam için beni özgür kılıyor.
• Hedefler belirleyebilir. İş görevlerini yazılı olarak yapmanın en güzel yanı, personeliniz için hedefler belirleyebilmesidir. Prosedür, ne yapılması gerektiğini ve ne zaman yatması gerektiğini özetleyebilir. Personel bunu terfi etmek, zam kazanmak vb. Çabalarında kendileri için bir hedef olarak görebilir.

Politika ve Prosedür Kullanımının Eksileri

Bir politika ve prosedür geliştirmenin eksileri aşağıdadır:

• Yaratıcılığı boğuyor. Personel, karar vermede özgürlükleri yokmuş gibi hissediyor. Her zaman belirli bir prosedürü izlemek zorunda olduklarını hissederlerse, kutunun dışında düşünmeyecekler veya bir soruna yeni, yaratıcı çözümler bulamayacaklar. Personelime her zaman prosedürlerin zor ve hızlı kurallar değil, kılavuz olması gerektiğini söylüyorum. Hedefe başarıyla ulaştığınız sürece, nasıl olduğu önemli değil.
• Zaman alıcı olabilen sürekli güncelleme gerektirir. Bir şey değiştiğinde, birisinin onu revize etmek için bir politikaya geri dönmesi gerekir. Yeni bir iş görevleri ortaya çıktığında, birinin nasıl yapılacağına dair prosedürü yazması gerekir. Bu çok zaman alan bir süreç. Her hafta bir politikayı ve prosedürü nasıl güncelleyeceğimi, gözden geçirmeyi veya planlamayı ele alıyorum.
• Bir organizasyonun büyümesini engelleyebilir. Birçok çalışan, bir şeyin "her zaman bu şekilde yapıldığı, öyleyse neden değiştirilsin ki?" İfadesine geri dönüyor. Bu, birinin yaratıcı olmasını engellemekle aynı şey değildir. Bunun yerine, bir kişinin bir şeyin her zaman belirli bir şekilde yapıldığını belirten bir belgesi varsa, politika ve prosedür bir kuruluştaki değişikliği engelleyebilir.
• Çalışanlar, bir prosedürdeki bir adımı birden çok şekilde yorumlayabilir. Biri bir adımı bir şekilde okuyabilirken, bir başkası bir adımı farklı bir şekilde okuyabilir, ancak prosedürün yazarı tamamen farklı bir şey ifade etmiş olabilir. Bir kağıt parçasındaki kelimeler yoruma açıktır. Bu nedenle, özellikle uzun bir prosedür geliştirildiğinde, bununla ilgili bir miktar sözlü iletişim olmalıdır.
• Yazmak çok sıkıcı. Bazen birkaç gün üst üste yazma ve prosedürü gözden geçirerek geçirdim. Çok uzun ve yorucu bir süreç olabilir, bu yüzden işimdeki en heyecan verici şey değil. Sıkıcı olmasının sorunu, hata yapmaya daha yatkın olmanızdır, bu nedenle, herhangi bir revizyondan sonra birden fazla kişinin politikayı kontrol etmesini sağlamak önemlidir.

© 2014 David Livermore