Daha iyi iş raporları ve sunumları nasıl yazılır

Raporları ve sunumları siz ve izleyicileriniz için bir yolculuk olarak düşünün.

Pixabay (Catherine Giordano tarafından değiştirildi)

İş dünyasında, genellikle bir rapor veya not yazmamız veya bir sunum yapmamız istenir. Daha etkili bir iletişimci olmanıza yardımcı olacak birkaç ipucu.

Bu görevi bir yolculuk olarak düşünelim. Yolculuğun başında yapılması gerekenler, yolculuğu daha kolay ve daha keyifli hale getirmek için yapılması gerekenler ve yolculuğun sonunda yapılması gerekenler vardır.

Baştan Sona Sunumlar İçin İpuçları

1. Anahatla Başlayın
2. İlk Şeyi Önce Koyun
3. Büyük Resimden Ayrıntılara Git
4. Sonuçları Desteklerle Takip Edin
5. Ortadan Başlamak Sorun Değil
6. Düz İngilizce kullanın
7. Kısa ve Anlaşılır Olun
8. Power Point'i Kötüye Kullanma
9. Biçimlendirmenizin İyi Çalıştığından Emin Olun
10. Beyaz Alanı Arkadaşınız Yapın
11. Kitleniz İçin Yazın
12. Hepsini Bir Özetle Birleştirin
13. Hedefinize Ulaşın

Planlama ve organizasyona iyi bir başlangıç ​​yapın.

Pixabay (Catherine Giordano tarafından değiştirildi)

Yolculuğa Başlamak

Bir seyahate çıkmadan önce bilgi toplamak isteyebilirsiniz - örneğin, ulaşım ve konaklama seçeneklerini araştırmak ve varış noktası için broşürler almak. Benzer şekilde, bir iş raporu veya sunumu hazırlamanın ilk aşaması, eklemek istediğiniz gerçekler ve veriler hakkındaki bilgileri toplamak ve organize etmektir.

Başlamanıza yardımcı olacak bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

1. Bir Anahatla Başlayın

Raporunuzda, notunuzda veya sunumunuzda belirtmek istediğiniz tüm noktaları listeleyin. Bunları konu alanlarına göre gruplayın. Hangi noktaların sonuçlarınız olduğuna ve hangilerinin destekleyici kanıtınız olduğuna karar verin.

Bu senin yol haritan. Rotanızın haritasını çıkarın — baştan sona nasıl gideceksiniz. İlerledikçe daha iyi bir rota bulabilirsiniz, bu nedenle ilerledikçe değişiklik yapmaktan çekinmeyin.

2. İlk Şeyi Önce Koyun

Bir seyahat planlıyorsanız, devam etmeden önce bilmeniz gereken bazı şeyler vardır. Örneğin, gideceğiniz yere karar vermeden önce hangi kıyafetleri paketleyeceğinize karar veremezsiniz.

Aynı şekilde, bir raporda, puanlarınız doğru sırayla sunulmalıdır. Hedef kitlenizin bu noktayı anlamak için ihtiyaç duyacağı tüm bilgileri sunmadan önce bir noktayı tartışmaya başlamayın.

Hedef kitlenizin aşina olmayabileceği teknik bir terim kullanacaksanız, bu terimi rapora veya sunuya eklemeden önce tanımlamalısınız.

3. Büyük Resimden Ayrıntılara Git

Bir yolculuğa çıkmış olsaydınız, eyaletler arası ile başlar, sonra eyalet yollarına gider ve nihayet şehrin sokaklarına veya toprak yollara varırsınız.

Bir rapor yazarken, büyük resimle başlamak istersiniz - temel konular, en önemli noktalar. Oradan ayrıntılara ve daha az önemli noktalara geçeceksiniz.

4. Sonuçları Desteklerle Takip Edin

Taslağınızın işe yarayacağı yer burasıdır.

Her paragraf bir sonuçla başlamalıdır. Ardından, bu sonucu destekleyen kanıtları sunacaksınız. Her bir sonucun iki veya üç destekleyici ifadesi olmalıdır.

Uzun bir destekleyici ifadeler listeniz varsa, taslağınızı yeniden düşünmeniz gerekir. Belki de iki veya üç farklı sonucu tek bir sonuca sıkıştırmaya çalışıyorsunuz. Puanlarınızı tek bir başlık altına koymak yerine iki hatta üç başlık altında toplamaya çalışın.

5. Ortadan Başlamak Sorun Değil

Seyahat ederken, bir yolculuğun ortasında başlayamazsınız. Neyse ki, yazarken, ortasından başlamakta sorun yok.

Bazen yazarlar için engelimiz oluyor. Başlamak için doğru yolu bulamıyoruz. Bu olduğunda, taslağınıza bakın. En rahat olduğunuz parçayı bulun. O bölümü yazın. Bunu yaptıktan sonra, geri kalanı genellikle kolayca akacaktır.

Doğru akışı elde etmek için raporun veya sunumun bölümlerini daha sonra yeniden düzenleyebilirsiniz.

Birinci sınıf gidin. Her zaman şık bir şekilde yazın.

Pixabay (Catherine Giordano tarafından değiştirildi)

Tarz İçinde Seyahat Etmek

Bir seyahatte, paranız yetiyorsa, şık bir şekilde seyahat etmek her zaman güzeldir.

Neyse ki, stille yazmanın ekstra maliyeti yok. Her zaman şık bir şekilde yazmalısınız çünkü nasıl yazdığınız veya konuştuğunuz, ne söylediğiniz kadar önemli olabilir.

İşte stille yazmak ve sunmak için bazı ipuçları.

6. Düz İngilizce kullanın

Vızıltılı kelimeleri ve jargonu unutun. İçeriden biri gibi konuşmaya çalışıyor veya izleyicilerinizi etkilemeye çalışıyor olabilirsiniz, ancak sonunda sadece kendini beğenmiş gibi görünebilirsiniz.

Herkesin anlayabileceği sıradan bir dil kullanın. Mümkün olduğunca konuşma tonu alın. Bu tavsiye sadece sunumlar için değil, aynı zamanda yazılı raporlar ve notlar için de geçerlidir.

7. Kısa ve Anlaşılır Olun

Basit tutun. Sonucu ve destekleyici ifadeleri verin ve sonra devam edin. Tekrarlayan olmayın. Sunuyu doldurmayın. Hile ile aşırı yüklemeyin.

Grafikler veya tablolar kullanıyorsanız, her birindeki bilgi miktarını temel unsurlarla sınırlayın.

• Bir grafikte yalnızca bir ila üç sütun bulundurmaya çalışın - en fazla beş sütun olmalıdır. Kalan verileri her zaman başka bir grafik veya tabloda sağlayabilirsiniz.
• Okuyucu veya izleyici, grafiği veya tabloyu bir bakışta alabilmelidir. Raporunuzun ekinde veya ayrı bir bildiride ayrıntılı tablolar sağlayabilirsiniz.

8. Power Point'i Kötüye Kullanma

Power Point yazılımının çok sayıda zil ve ıslık ile birlikte gelmesi, hepsini tek bir sunumda kullanmanız gerektiği anlamına gelmez. İzleyicilerinizin gözünü kamaştırmak istemezsiniz; onları bilgilendirmek istiyorsun.

Slaytları minimum düzeyde tutun. Bazen bir kelime veya kısa bir cümle yeterlidir. Slaydın amacı, yapmak istediğiniz nokta için bir ipucu görevi görmek ve izleyicinin dikkatini konuya odaklamaktır.

• Siz konuşurken insanların slaytlarınızı okumasını istemezsiniz.
• Ek olarak, bir slaytta çok fazla metin olduğunda, metin odanın arkasındakilerin görmesi için çok küçük hale gelir.

Yapmak istediğiniz noktayı tamamlamak iki veya üç slayt alırsa, başlığınızı her slaytta tekrarlayın. Başlığın tekrarlanması, izleyicinin hala aynı noktayı yaptığınızı bilmesini sağlar. Örneğin, on iki büyük pazar için satış rakamlarının bir listesini rapor etmek istediğimi varsayalım. Başlığım "Satış Rakamları" ve bu başlığı her slaytta listelenen yalnızca üç veya dört pazarla her slayt için tekrarlardım.

9. Biçimlendirmenizin İyi Çalıştığından Emin Olun

Slaytların "çok meşgul" görünmesine izin vermeyin. Resimleri veya özel efektleri kullanmak istiyorsanız, bunları minimumda tutun.

Bir biçimlendirme şemasına karar verin ve raporunuz veya sunumunuz boyunca tutarlı olun. Son incelemeniz bir format kontrolü içermelidir.

• Yalnızca bir yazı tipi kullanın. Yazı tipinin boyutunu değiştirirseniz tutarlı olun. Örneğin, bir başlık daha büyük bir yazı tipinde olabilir. Öyleyse, her başlık için aynı boyutta yazı tipi kullandığınızı kontrol edin.
• Girintiler veya madde işaretleri kullanıyor musunuz? Öyleyse, bu biçimin tek tip bir şekilde kullanıldığını ve girintilenen boşluk sayısının aynı olduğunu kontrol edin.
• PowerPoint'te özel efektler kullanıyor musunuz? Öyleyse, yalnızca bir özel efekt seçin ve tutarlı bir şekilde kullanın. Örneğin, destek ifadeleri uçabilir ancak başlıklar veya sonuçlar çıkmayabilir.

Bir anahat biçimi kullanıyorsanız, iki düzeyi geçmeyin. Bunu yaparsanız, metniniz o kadar sağda olacak ki sayfadan düşmek üzere gibi görünecektir.

10. Boşluğu Arkadaşınız Yapın

Yoğun metin sayfaları okuyucu dostu değildir. Beyaz alanlar, otoyol kenarındaki küçük dinlenme alanları gibidir.

Paragraflarınızı kısa tutun. Grafiklerinizi kısa tutun. Sonuçlardan destekleyici ifadeleri ayırmak için girintileri kullanın.

Hedef kitlenizi hedefe yönlendirmelisiniz.

Pixabay (Catherine Giordano tarafından değiştirildi)

Varış Noktasına Ulaşım

Neredeyse oradasınız - Sadece birkaç durak daha ve yolculuğunuz tamamlandı.

İşte "mutlu iniş" için bazı ipuçları.

11. Hedef Kitleniz İçin Yazın

Kitleniz için yazdınız mı? Zaten bildiklerini ve bilmek istediklerini düşündünüz mü? Sahip olabilecekleri yanlış algılamalara değindiniz mi? Onlara duymaktan mutlu olacaklarını mı yoksa sizi çürütmek isteyeceklerini mi söylüyorsunuz?

Metninizi bu soruları göz önünde bulundurarak gözden geçirin ve gerektiğinde değişiklikler yapın. Rapor sırasında veya sunum sırasında soruları ve itirazları önceden tahmin etmek ve cevaplamak istiyorsunuz.

12. Hepsini Bir Özetle Birleştirin

Yönetici özeti, raporun veya sunumun ana bölümünde gösterilen verilerin tekrar edileceği bir yer değildir. Hikayeyi yeniden anlatmak için bir yer. Hepsini birbirine bağlayabileceğiniz bir yer.

Yazılı bir sunumda, özet genellikle metinden önce gelir. Bir sunumda sonunda gelecek. Bu bir özettir.

Özette sayı kullanmaktan kaçının. Bunun yerine sayıların arkasındaki anlamı bildirin. Önemli noktalara gelin ve sağladığınız bilgilerin etkilerini tartışın.

Gerçekleri rapor için kullandığınız sırayla sunmanıza gerek yoktur. Bu bir düzeltme, özet değil. Hikayeyi en iyi anlatan sırayla gerçeklerden bahsedin. Teğetsel veya önemsiz bilgileri ortadan kaldırın.

Verilerdeki çelişkileri açıklamak için özeti kullanın. Verilerdeki çelişkileri açıklayamıyorsanız, raporunuzu sunmaya veya sunum yapmaya hazır değilsiniz. Cevapları bulana kadar verilerle çalışın.

13. Hedefinize Ulaşın

Okuyucularınızın ve dinleyicilerinizin nereye gitmesini istiyorsunuz? Amacınız bir eylem tarzını savunmak mı? Hedef kitlenizin belirli bir sonuca varmasını ister misiniz?

Yazmaya başlamadan önce hedefinizi belirlemiş olabilirsiniz, ancak bazen verilerle çalışana kadar amaç net değildir. İlk taslağınızı tamamladığınızda, çalışmanızı gözden geçirin ve hedefinize ulaştığınızdan emin olmak için düzenleyin.

Kendinizi, hedef kitlenizi elinizden alıp onları gitmek istediğiniz yere adım adım yönlendiriyormuş gibi düşünün. Nihai sonuçlarınıza veya önerilerinize vardığınızda, izleyicilerinizin evet, evet, evet başını sallamasını istersiniz. Onları tam olarak olmalarını istediğiniz yere getirdiniz.

Bir sürü veri yaymak yerine bir hikaye anlatıyorsun. Seyirci, hikayenin tüm parçalarının nasıl birbirine uyduğunu görebilmelidir. Bir hikayenin konusu gibi, her bilgi parçası sona götürür.

Her yeni gerçeği sunarken, daha önce verilen gerçeklerle nasıl birbirine uyduğunu gösterin.

Harika bir işi kutlama zamanı.

Pixabay (Catherine Giordano tarafından değiştirildi)

İyi yolculuklar

Yukarıdaki tavsiyelere uyduysanız, raporunuzu veya notunuzu gönderdiğinizde veya sunumunuzu yaptığınızda kendinizden emin hissedeceksiniz. En önemlisi, izleyicileriniz mutlu olacak.

Artık o mai-tai'yi sahilde yapabilirsiniz. Kazandın.

© 2016 Catherine Giordano

Sorularınızı ve yorumlarınızı beklerim.

Catherine Giordano (yazar), 12 Eylül 2016 tarihinde Orlando Florida'dan:

Teşekkürler Larry Rankin. Beğendiğine sevindim.

12 Eylül 2016'da Oklahoma'dan Larry Rankin:

Harika süreç analizi.

Catherine Giordano (yazar), 25 Ağustos 2016'da Orlando Florida'dan:

teahes12345 Bir öğretmenin bana daha iyi raporlar ve sunumlar (özellikle Power Point) yazma hakkındaki denememin yararlı olduğunu söylemesi harika. En sevdiğim kısım, bir rapora veya sunuma bir yolculuk olarak ve yazar / sunum yapan kişinin izleyiciyi sonuca götüren bir rehber olarak bakma kısmıdır.

25 Ağustos 2016'da Dianna Mendez:

Powerpoint ile ilgili ipuçlarınızı mükemmel buldum. Bu, öğrencilere sunumlar için verdiğim bilgiler ve önemli noktalara dikkat çekmeye yardımcı oluyor. Makaleniz okuyuculara başarıya götüren değerli bilgiler verir.

Catherine Giordano (yazar) 21 Ağustos 2016'da Orlando Florida'dan:

AudreyHowitt: Thamks, bu makalede öğrettiğim becerileri sevdiğini bana bildirdiği için.

Catherine Giordano (yazar) 21 Ağustos 2016'da Orlando Florida'dan:

heidithorne: Minnettarlığınızı gösterdiğiniz için çok teşekkürler. İpuçlarımdan birini faydalı bulduğunuza sevindim.

21 Ağustos 2016'da Kaliforniya'dan Audrey Howitt:

Ne kadar bilgilendirici bir makale - etkili iş sunumlarında büyük bir beceri var -

21 Ağustos 2016'da Chicago Bölgesinden Heidi Thorne:

PowerPoint slaytları ve beyaz alan hakkında bazı harika ipuçları. HP'de burada paylaşıyoruz!

Catherine Giordano (yazar) 21 Ağustos 2016'da Orlando Florida'dan:

ChitrangadaSharan: Yorumunuz için teşekkürler. Görünüşe göre bunların çoğunu zaten biliyorsun, ama umarım bir veya iki ipucu almışsındır. Dediğiniz gibi, iyi raporlar ve sunumlar yazmak önemli bir iş becerisidir.

21 Ağustos 2016 tarihinde Yeni Delhi, Hindistan'dan Chitrangada Sharan:

İş sunumu, birçok profesyonelin sahip olduğu bir beceridir, diğerleri ise deneyim yoluyla öğrenir.

Nasıl daha iyi raporlar ve sunumlar yazılacağını çok güzel anlattınız. Gerçekten etkileyici.

Eminim birçok ilgili profesyonele yardımcı olacaktır.

Paylaşım için teşekkürler!

Catherine Giordano (yazar) 21 Ağustos 2016'da Orlando Florida'dan:

Her neyse: Katılıyorum. Aşırı yoğun PowerPoint sunumları, bilgilendirici olmaktan çok can sıkıcıdır. Ayrıntıları doldurmak konuşmacının görevidir. PowerPoint'teki metin yalnızca izleyicinin dikkatini konuya odaklamak içindir. Resimler sadece sunuma bir şeyler katıyorlarsa kullanılmalıdır, sadece fotoğraf çekmek için değil. Yorumun için teşekkürler.

FlourishAnyway, 21 Ağustos 2016'da ABD'den:

İş raporları ve sunumlar için burada harika ipuçları. Benim evcil hayvanımdan biri, dinleyicinin dikkatini dinlemek yerine okumaya yönlendirecek kadar meşgul olan sıkışmış bir PowerPoint slaydı. Konuşmacı için gerçekten bir neden yok.