İçindekiler:
Julie DeNeen 2012
İnternet çağında, not yazmak modası geçmiş gibi görünüyor. Bir e-posta yazabileceğiniz veya çekebileceğiniz zaman kimin not göndermesi gerekir? Ancak gerçek şu ki, bir tane göndermek için hala birçok neden var ve profesyonel görünmek istiyorsanız, uymanız gereken kurallar var. İşte bunu doğru şekilde nasıl yapacağınız.
Yazılı Not Gerektiren Durumlar
- E-posta yerine basılı kopya gerektiren kuruluşlara faks gönderme (tıbbi uygulamalar, devlet daireleri vb.)
- Alıcı için işlem öğelerini açıklayan bir not gerektiren bir paket, kitap veya belge gönderme
- E-posta ile gönderilmesi uygun olmayan özel bir mesaj
- Posta kutularına dağıtılan çalışanlara toplu bilgi dağıtımı (iş çapında bir e-posta sistemi henüz mevcut değilse)
E-posta yoluyla bilgi gönderebilseniz bile, e-postada gayri resmi bir not formatı kullanmanın profesyonel bir iletişim yolu olduğunu unutmayın.
Başlık
Tüm notlar "not" veya "memorandum" kelimesiyle başlar. Microsoft Word kullanıyorsanız, işletmenizin veya kuruluşunuzun tarzına uyan bir şablon bulun. Birçok ofis, işleri için özelleştirilmiş bir başlık dosyası kullanır. O zaman en önemli bilgileri en üste eklemek istiyorsunuz, böylece okuyucu için kolay olsun.
- Kime
- Kimden
- Tarih
- Notu başka kim almış olabilir
- Konu satırı
Julie DeNeen 2012
Vücut
Bir notun metnini yazmak oldukça basittir. Söylemeniz gerekenleri olabildiğince az kelimeyle söyleyin. Kalın alt başlıkları ve listeleri kullanabiliyorsanız, devam edin ve öyle yapın, çünkü bu, okuyucunuzun önemli bilgileri hızlı bir şekilde toplamasını kolaylaştıracaktır. Çevrimiçi bir makale yazarken yapacağın aynı kuralları ve grameri kullan. "Will" veya "wanna" gibi argo kelimeler kullanmayın. "LOL" veya "TTL" gibi kısaltmalardan kaçının. Bunlar gayri resmi bir not için bile çok gayri resmi.
Word programınızda yazım denetimini kullanın ve yazım hatalarından ve garip ifadelerden arınmış olduğunuzdan emin olun. Tüm adları ve yerleri büyük harfle yazın, ancak başlıktaki sözcükleri büyük harfle yazmayın (ilk sözcük hariç).
Belgenizin sonunda, bir mektupta yaptığınız gibi imzalayın. Başlığa "kimden" bilgisini koysanız bile, bunu imzalamak güzel. Notların çoğu doğrudan kopyalandığından, imzalamak için bir boşluk bırakın. Bir e-posta ile gönderirseniz, bu gerekli değildir.
Julie DeNeen 2012
Farklı Not Türleri
- Yönergeler: Bu tür, iş arkadaşlarınıza takip etmelerini istediğiniz yeni bir eylem hakkında talimat verir.
- Yanıtlar: Bu tür genellikle bir eylem öğesi değişikliğinin bir sonucu olarak yazılır. Yönerge notunuz haftalık toplantı saatinde bir değişiklik duyuruyorsa, o zaman bir anlaşmazlık yaşayan bir iş arkadaşınızdan bir yanıt notu olabilir.
- Gezi Raporları: Bu tür, bir personelin bir amire veya daha büyük bir gruba rapor vermesini gerektiren bir toplantı, iş gezisi veya diğer girişimler hakkında özet bilgi verir.
- Alan Raporları: Bu tür genellikle bir incelemeye yanıttır.
- Alacak Dekontları: Bu tür, genellikle hizmetler veya mallarla ilgili mali bilgileri açıkladığı için çok farklı bir biçimdir. Biçimi görmek için Microsoft Word'ün alacak notları şablonlarına bakın.
Bir Not Yanlış Giden!
Her zamanki gibi…
Yazılan herhangi bir bilginin geri alınamayacağını unutmayın. Resmi olmayan bir not olsa bile, ifadelerinizde profesyonel ve gerçekçi görünmek için dikkatli olduğunuzdan emin olun. Pratik yaparak sen de not yazma uzmanı olacaksın!