Etkili dakikalar nasıl alınır

Bir toplantı sırasında tutanak tutmak.

Livingsta'nın Fotoğrafçılığı

Ayrıca bazen tartışmalar ana konudan ana meseleye benzer başka bir konuya saptığında, diğer konulardan sapmalar sonucunda başkan o konu hakkında karar almayı unutabilir. Bu gibi durumlarda, başkanla yakın çalışmak, tutanak tutucunun bir sonraki maddeye geçmeden önce bu konuda bir karar verilmesi gerektiğini sandalyeye hatırlatmasına yardımcı olabilir.

Bir şeyi kaydedip kaydetmeyeceğiniz konusunda şüphe duyduğunuzda, her zaman sandalye ile onaylayın. Bu, gereksiz konuların kaydedilmesini önleyecek ve zamandan ve emekten tasarruf sağlayacaktır.

Toplantı Öncesi ve Sonrası

Toplantı başlamadan önce bile, tutanak tutan kişi toplantının nasıl yapılacağı, tartışılacak konular, tartışmanın nasıl gerçekleşeceği ve nelerin mutlaka not edilmesi gerektiği konusunda başkanla bir tartışma yapabilir.

Toplantıdan sonra tutanağı yazarken, tutanak tutucusu tartışmalarla ilgili herhangi bir sorunla karşılaşırsa, durumu açıklığa kavuşturmak için başkanla hızlı bir şekilde konuşmalıdır, çünkü bunu yapmakta tereddüt etmek dakika.

Nasıl Etkili Dinlenir?

Dinlemek çok önemli bir beceridir ve pratikle birlikte gelir. Bugünlerde çoğu insan bir şeyler duyuyor veya sadece dinliyor, ancak aktif veya etkili bir şekilde dinlemiyor. İşitme, dinleme ve aktif dinleme arasında çok fazla fark vardır. Son zamanlarda bu beceriler ve teknikler hakkında çok araştırma yaptım ve hatta aktif dinleme üzerine bir merkez yazdım. Kişisel veya profesyonel olsun, bir kişiye hayatın her alanında yardımcı olur ve aynı zamanda kişinin kişiliğini geliştirmeye yardımcı olur.

Peki etkili dinleme nedir?

Livingsta

Tutanak tutarken, tartışmayla ilgili tüm bilgileri ilgi ve önemle aktif olarak özümseyen konuşmacıları dinler ve ardından toplantıya katılmayanların neler hakkında bilgi edinmelerine yardımcı olan tutanak adı verilen bir belge şeklinde bilgileri yeniden üretirsiniz. toplantıda tartışıldı. Bu aynı zamanda organizasyon için yasal bir belge görevi görür ve ileride başvurulmasına yardımcı olur ve ayrıca toplantıda olanların kalıcı bir kaydıdır.

Dinleme becerilerinin gelişmesi zaman alır, ancak kesinlikle pratikle gelişir. Çoğu insan konuşma konusunda iyidir ama dinlemiyor. Ayrıca duyduklarınızı uygun şekillerde açıklamak çok fazla yaratıcılık gerektirir. Konsantrasyon gerektiren dersleri, tartışmaları ve diğer benzer materyalleri dinleyerek dinleme becerilerini pratik edebilirsiniz. Burada, tartışmalar, tartışmalar ve anlaşmazlıklar ortaya çıktıkça bir toplantıyı nasıl etkili bir şekilde dinleyeceğimizi tartışacağız.

Etkili Dinleme İçin İpuçları

Etkili dinlemek için:

Öncelikle, dinleme sürecinin sadece mesaj almayı içermediği, aynı zamanda düşünme, odaklanma ve aktif yanıt gibi diğer bileşenlere de bağlı olduğu gerçeğinin anlaşılması gerekir.
Kişinin konuşmacıya konsantre olması ve zihninin etrafta dolaşmasına izin vermemesi gerekir. Dikkatli ve rahat olmalısın
Tartışmaya konsantre olmanıza yardımcı olacağından, duyarken aynı anda notlar alın.
Konuşmacının söylediği her kelimeyi dinleyin ve zihninizdeki tartışmadaki durumu veya mantığı hayal edin
Tartışma sıkıcı olsa bile konsantre olun, çünkü dakikalar içinde doğru bilgileri vermesi gereken kişi sizsiniz.
Bir tartışma sürerken veya birisi konuşurken sözünüzü kesmeyin. Bunun yerine tartışmanın bitmesini veya konuşmacının bitmesini bekleyin ve ardından sorularınızı açıklama için gündeme getirin
Kelime dağarcığınızı geliştirmek sizi daha iyi bir dinleyici yapar, aksi takdirde anlamadığınız kelimeleri dinliyor olabilirsiniz
Her zaman anlamadığınız yeni kelimeleri not edin ve bunları sandalye ile netleştirin.
Toplantıdan önce tartışma konuları üzerine biraz arka plan çalışması yapmak, etkili bir şekilde dinlemenize ve dinleme sürecine tamamen katılmanıza yardımcı olacaktır.
Konuşmacı konuşmaya başlamadan önce kalem ve kağıdınızı hazırlayın.
Toplantı odasındaki durumlara fizyolojik ve psikolojik olarak ve odadaki fiziksel faktörlere uyum sağlamayı öğrenmeniz gerekir, çünkü bunlardan bazıları olumsuz, bazıları da olumlu etkiye sahiptir.
Konuşmacıların aksanları bazen etkili dinlemeyi engelleyebilir, ancak kişinin etkili bir dinleyici olmak için tüm bu engelleri aşma becerilerini geliştirmesi gerekir.
İki toplantı aynı olmayacak, iki tartışma aynı olmayacak ve iki konuşmacı aynı şekilde konuşmayacak ve bu nedenle durumlara uyum sağlamayı öğrenmeniz gerekiyor.
Daima anahtar / önemli noktalara odaklanın
Bu bilgiyi daha sonra farklı bir kitleye yeniden sunmanız isteniyormuş gibi dinleyin (bunu yine de dakikalar halinde yapacaksınız), bu, konuşmacının söylediği her kelimeye konsantre olmanıza ve etkili bir şekilde dinlemenize yardımcı olacaktır.
Hassas konuların tartışıldığı toplantılarda, notları ciddi bir şekilde yazmak yerine, konuşmacının vücut diline dikkat edin.
Etrafınızdaki hiçbir şeyin veya kimsenin dikkatinizi dağıtmasına izin vermeyin ve konuşmacı konuşurken dikkatinizi odaya giren veya çıkan insanlara yöneltmeyin.
Tartışılan konuların türüne bağlı olarak not almak için uygun yollar kullanın; bu, dinleme etkinliğine katılmanıza yardımcı olacaktır.
Her şeyi değil, sadece ana noktaları yazmayın
Elinizde hiçbir şey varken kıpır kıpır oynamayın veya saati karalama veya izleme. Bu, dinlemenize yardımcı olmaz ve çevrenizdeki insanları da etkileyebilir.
Son bir nokta olarak, konuşmacı olsaydınız dinleyicilerinizin nasıl dinlemesini istediğinizi hayal edin ve aynı türden bir dinleyici olun, bu etkili bir dinleyici olmanıza yardımcı olacaktır.

Tartışmalar Sırasında Nasıl Not Alınır

Not almak, tutanak tutma sürecinin önemli bir görevi veya parçasıdır. Not alınırken tartışmada kullanılan kelimeler kaydedilmez, ancak toplantıda gerçekleşen tartışmalar kaydedilir.

İnternetten alıntı

Bu, toplantının niteliğine ve tartışılana bağlı olarak çok önemli ve oldukça zor bir görevdir. Bu aynı zamanda toplantının ne kadar iyi gittiğine, üyelerin nasıl işbirliği yaptığına, başkanın nasıl yardım edip özetlediğine ve en önemlisi toplantı için ne kadar iyi hazırlandığınıza da bağlıdır. Toplantıdan önce dağıtılan veya dağıtılan toplantıyla ilgili tüm belgeler incelenmelidir, böylece tartışılanlara aşina olursunuz.

Tartışma Notu Almak İçin İpuçları

Tartışmalar sırasında, not almak için aşağıdaki prosedürü ve ipuçlarını izleyin:

Her şeyden önce, dakikaların ne olduğunu, neden dakikaların alındığını ve dakikaların önemini iyice anlayın. Bu, tartışmayı takip etmenize ve tartışma devam ederken önemli ve gerekli bilgileri not etmenize yardımcı olacaktır. Yukarıda belirtildiği gibi, belgelerin mevcut olduğu yerlerde, her zaman tartışılacak konular hakkında arka plan bilgisi topladığınızdan emin olun. Bu, not alma görevini çok daha basit hale getirecektir.
Tartışmaların veya konuşmaların uzun ve karmaşık olduğu durumlarda, tartışmanın odak noktası nedir, karar nedir, varsa, neden bu karar alındı, kimin harekete geçmesi gerektiği gibi tartışmanın önemli yönlerine daima odaklanın. karar ve kararın ne zaman / hangi zaman çerçevesinde uygulanması gerektiği.
Tartışma hakkında yazmadan önce tartışmanın bir özetini eklediğinizden emin olun, çünkü bu, katılamayanlara tartışma hakkında bir genel bakış ve fikir verecektir. Ayrıca bu kişiler gelecekteki bir toplantıya katılmak zorunda kalırlarsa, bu dakika onlara ihtiyaç duyacakları tüm gerekli bilgileri verecektir.
Mevcut tüm insanların önemli görüş ve fikirlerini yazın.
Zihninizi dolaşmanıza veya başka bir şey düşünmenize izin vermeden tartışmayı aktif ve etkili bir şekilde dinlediğinizden emin olun. Bu şekilde önemli hiçbir şeyi kaçırmayacaksınız.
Not almanıza yardımcı olacak en iyi ve kolay yöntemi seçin.
Eylem noktalarını kaydederken, her zaman en iyisi, daha kolay bakılabilecek bir şekilde, açıkça harekete geçmesi gereken kişilerin isimleri ve zaman ölçeğiyle yapmaktır.
Başlıkları kullanın, çünkü bu notları daha sonra takip etmenize yardımcı olacaktır ve toplantının farklı bölümlerini farklı başlıklar altında tutabilirsiniz. Her bölümün altına biraz boşluk bırakın, böylece toplantı ilerledikçe herhangi biri yeni noktalar veya fikirler ortaya çıkarsa altına not eklemeyi kolaylaştırır.
Eğer kısa kelimeyi biliyorsanız, notları kısa el kullanarak yazmak ve mümkün olan her yerde kısaltmalar kullanmak en iyisidir.
Madde işaretleri kullanarak pratik yapın, çünkü bu, tutanakları hazırlarken daha okunaklı, temiz ve daha basit görünecektir.
Koltuğunuzla her zaman belirsiz noktaları veya tartışmaları netleştirin.
Bir veya iki yedek kalem ve kurşun kalem bulundurmayı unutmayın.

Emin Olmadığınız Noktaları Netleştirmenin Amacı

Açıklama, konuşmacı ile karışıklık yaratan alanları çözdüğünüz ve tartışmadan anladığınızın doğru olup olmadığını kontrol ettiğiniz bir süreçtir. Tutanakların doğru olması için, toplantı ilerledikçe anlamadıkları herhangi bir noktaya açıklık getirilmesi gerekir.

Emin olmadığınız noktaları netleştirmenin amacı şunlardır:

Konuşmacıya mesajı etkili bir şekilde dinlediğinizi ve anlamaya çalıştığınızı söyler
Doğru bilgileri anladığınızdan emin olur
Anlayışın gözden geçirilmesine yardımcı olur
Konuşmacıyı açıkça konuşmaya teşvik eder
Dakikaları hatasız yazmanıza yardımcı olur
Yanlış anlamaları ve yanlış yorumlamaları önler
Kişilerarası becerileri geliştirir

Toplantıların rolü, toplantıların neden yapıldığı, tutanak tutmaya uygulanabilecek yasal ve organizasyonel gereklilikler, tutanakların neden alındığı ve faydaları, tutanakların neden doğru olması gerektiği ve toplantılarda kullanılan farklı belgeler hakkında bilgi edinmek için Toplantı öncesi ve sonrası tutanak tutma süreci için lütfen şu makaleye bakın: Tutanak Alma.