Düzensiz patronunuzu nasıl organize edersiniz

Bir Sebep İçin Patrondurlar (Ama Organizasyon Becerileri Değildir)

Patronunuzun organize olmasına yardımcı olmak, onun profesyonel imajını artıracaktır. Gösteriş yapmadan yapmalarına yardım edin.

Maggie, Flickr aracılığıyla, CC-BY-SA 2.0, FlourishAnyway tarafından değiştirildi

Patronunuzun Eşyalarını Bir Araya Getirmesine Yardım Edin

İyi bir nedenden ötürü patrondur, ancak bu sebep kesinlikle onun organizasyon becerileri değildir.

Bazen önemli ayrıntıları ihmal ediyor. Ofisi, yanlış yerleştirilmiş dosyalar dağından ibaret. Patronunuz bu önemli belgeyi bulamadığında, yaklaşan son tarihler ofisi bir düdüklü tencere gibi hissettirebilir. Tanıdık geliyor mu? Öyleyse, patronunuzun zamanını yönetmesine ve buna öncelik vermesine yardımcı olun - bu arada bunun kendi fikri olduğunu düşünmesini sağlayın.

Patronunuz daha organize hale geldikçe, profesyonel imajını geliştirecektir. Ayrıca programında ne olduğunun daha fazla farkına varacak ve zamanına daha fazla hâkim olacak. Buna karşılık, sen daha az stres ve daha verimli kalan yarar olabilir.

Bir yatırım olarak onu organize etmek için gereken fazladan zaman ve çabayı düşünün. Yöneterek, aynı anda hem kendi kariyer gelişiminizi hem de profesyonel imajınızı yönetiyor olacaksınız.

başlamaya hazır mısın?

Yapabilirsin!

Örnek olun. Öncelikle sağlam organizasyon becerilerini kendiniz gösterin.

StartUpStockPhotos, Pixabay, Ücretsiz Alan Adı

İlk İnşa Güveni

Herhangi bir şeyi düzeltmeye çalışmadan önce, bunu yapma hakkını kazanmanız gerekir. Bu, bir güven temeli inşa etmek anlamına gelir.

Örnek Olun

Sisteminizin yolunda gitmesi için ince ayar yaparak sağlam organizasyon becerilerinizi kendiniz gösterdiğinizden emin olun. Kendi çalışma alanınızı düzenli tutun. Hazırlanan toplantıları görün. Tüm teslim tarihlerine uyun. Buna ek olarak, en sık güvenilen bilgileri parmaklarınızın ucunda tutarak becerikli olduğunuzu gösterin (örneğin, önemli kişiler, sık erişilen raporlar).

Anlamaya Çalışın

Patronunuzun güvenini kazandıkça, ifade edilen herhangi bir duyguya özellikle dikkat ederek dinleyin. Patronunuzun zayıf organizasyon becerilerinin onu hayal kırıklığına, çatışmaya ve hatta organizasyonda sonuçlara neden olduğuna dair işaretleri dinleyin. Örnekler arasında kaçırılan son tarihler veya toplantılar, kaybedilen evrak işleri ve başkalarının yorumları yer alır.

Yardım etmeye başlamadan önce durumu değerlendirin ve özellikle size geri tepebilecek geri bildirimler vermekten kaçının. (Bir bilgi toplama modunda olduğunuzu unutmayın.) Deliliğinin bir yöntemi olabilir, ancak etkisiz de, anlamanız gerekir.

Ayrıca, aptallığı sizi ne kadar rahatsız ederse etsin, ağzını kötüleyen kimseyle asla konuşmayın. Rahatsızlığınız ona geri dönebilir ve bu tür eleştirel yorumlar, yardım etme niyetinizle tutarsızdır.

Güven Veren Bir Ortaklık Kurmak Başarının Anahtarıdır

Hazırlanan toplantılara katılarak ve kendi çalışma alanınızı düzenli tutarak sağlam organizasyon becerilerinizi kendiniz gösterin. Patronun zayıf örgütsel becerilerinin hangi duygu veya sonuçlarla bağlantılı olduğu hissini dinleyin.

rdubois vis Flickr, CC-BY-SA 2.0

Stratejik Destek Sağlayın

Dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirerek ve verimliliğini artırarak hem rolünüzün hem de davranışınızın patronunuzun en iyi performansını desteklediğinden emin olun.

Hedefleri Hizala

Patronunuzun hedeflerinin ne olduğunu ve şirkette nasıl ölçüldüğünü öğrenin. Performans hedeflerinizin onun ile bağlantılı olduğundan emin olun. Bir kopukluk algılarsanız, ona hedeflerinizin kendisini ve örgütü nasıl daha iyi destekleyebileceği konusunda netlik aramak istediğinizi söyleyin.

Kesintileri En Aza İndirin

Hem kanalı (örneğin elektronik, yüz yüze, telefon) hem de zamanlama tercihleri açısından bilgi almayı nasıl tercih ettiğini sorun. Bazı insanlar "sabah insanı" dır ve günlerine dalmayı severler, diğerleri ise yavaş ısınırlar.

Ayrıca kesintilerin nasıl ele alınmasını istediğini anlayın ve gereksiz olanlardan kaçınmasına yardımcı olun. Araştırmalar, ofis çalışanlarının ortalama üç dakikada bir kesintiye uğradığını gösteriyor. ¹ Asıl göreve dönmenin 23 dakikayı bulabileceği düşünüldüğünde, kimsenin başladığını bitirmesi şaşırtıcı değil.

O hızlı soruyu sormak yerine - ki çoğu zaman o kadar hızlı değildir, değil mi? - bu tekniği deneyin. Daha az önemli olan birkaç öğeyi bir araya toplayın, ardından patronunuzun takviminde 15 dakika ayırarak hepsine tek bir oturumda bakın. Bu tekniği birkaç kez kullandıktan sonra, ona mantığınızın verimlilik ve kesintileri en aza indirmek olduğunu açıklayın. İkiniz için nasıl çalıştığını tartışın. Bunun verimlilikle ilgili harika bir sohbet başlatıcısı olduğunu fark edebilirsiniz.

İyi Bir Boss'u Organize Olun

İletişimde kısa ve öz olun ve yöneticinizin dikkat dağınıklığından kaçınmasına yardımcı olun.

Pixabay üzerinden ernestoeslava, Ücretsiz Alan

Okuyucu Anketi

Açıkça İletişim Kurun

Kısa Olun

Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.

Use "Reply All" Sparingly

Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.

You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.

Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.

Sacha Quester-Séméon via Flickr, CC-BY-SA 2.0, modified by FlourishAnyway

Employ Consistent Labeling

Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.

Help Your Boss Share Information

In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!

Present Solutions, Not Problems

When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)

One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.

Manage Your Time and Help Your Boss Manage His

Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.

anlebed91 via Pixabay, Free Domain

Time Management

Help your boss with time management using the following tips:

Create and Share a Calendar

Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.

When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.

Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.

Meeting Management

If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.

Conquer Disorganization Together

Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.

rawpixel via Pixabay, Free Domain

Divide and Conquer

Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.

Label, File, and Store

Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.

First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.

Adopt the "One Touch" Rule

As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.

Yes, Change Is Possible

When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.

Jill Clardy via Flickr, CC-BY-SA 2.0

The Soft Sell

Small Changes and Buy-In

Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.

Don't Be a Know-It-All

Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:

"How about if I help you…"
"I bet we can figure out how to…"
"I've learned…"
"One thing I have found is…"
"What do you think if…?"
"Would you find it helpful…?"

Encourage

Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.

Sources

¹ Wall Street Journal. "İşyerinde Dikkat Dağınıklığı: İşte Bu Makaleyi Neden Bitirmeyeceksiniz." Son değiştirilme tarihi: 11 Aralık 2012.