Proje yönetim planı nasıl düzenlenir

Proje Planı: Ne ve Neden?

Herhangi bir projenin başarısı için bir plan şarttır. Dürüst olmak gerekirse, iyi planları olanlar bile çoğu proje başarısız olur. Ancak planı olmayan bir proje umutsuzdur. Proje ekibi, müşteri başka bir şey istediğinde, geciktiğinde veya bütçeyi aştığında bir şeyi teslim edeceğinden emin. İyi bir proje planı, tüm bu sorunlardan ve daha pek çoğundan kaçınarak bizi başarılı olmaya hazırlayabilir.

Bir proje planı, projeyi yönetmemizi sağlar. Bu tam olarak ne anlama geliyor? Bir planla şunları yapabileceğiz:

• plandaki adımları takip edin
• Birçok beceriye sahip bir ekibin çabalarını koordine etmek
• Yeni iyi fikirler ve sorunları ele alma dahil olmak üzere değişimle başa çıkmak için yeterince esnek olun
• istenen sonuçları zamanında ve bütçenin altında sunmak

Bir proje yöneticisi olarak amacım müşteri memnuniyetinden fazlası, müşteri memnuniyeti. Ve proje yönetim planı benim en önemli aracım.

İyi bir proje yönetim planı, bir projenin her yönünü kapsar. Proje Yönetim Enstitüsü'ne (PMI) göre, bir projede başarılı olmak için planlamamız ve yönetim altına almamız gereken dokuz alan vardır. Benimle yürüyün, size bunların ne olduğunu ve bir sonraki projeniz için nasıl bir proje yönetim planı hazırlayacağınızı göstereceğim.

4.000'den fazla proje yöneticisine öğrettim ve proje yönetimi hakkında dört kitap yazdım. Hepsini okumanıza gerek yok. Aslında, bu makaledeki adımları izlerseniz, tanıştığım çoğu profesyonelin çok ilerisinde olacaksınız!

İçindekiler

• Eksiksiz Bir Plan Karşılığını Verir Planı

  olan bir proje daha erken ve daha düşük maliyetle yapılır.

• En Basit Proje Planı: Kapsam, Zaman ve Maliyet

  Planı Neyi teslim edeceğinizi, ne zaman yapacağınızı ve ne kadara mal olacağını planlayın.

• Harika Bir Proje Planının Önemli Unsurları

  Proje başarısını garantileyen altı süreç (p) faktörünü nasıl planlayacağınızı öğrenin

• Bir Sonraki Proje Planınızı

  Hazırlayın Bu makaledeki adımları izleyerek, bir sonraki proje planınızı oluşturabilirsiniz.

• Proje Planınızı Her Gün Kullanın Planınız

  projenize rehberlik eder - her gün!

Eksiksiz Bir Plan Karşılığını Verir

Bu makaleyi okuduktan sonra, planlama ve yönetime ihtiyaç duyan dokuz konuyu kapsayan eksiksiz bir proje yönetim planının nasıl oluşturulacağını öğreneceksiniz.

Kulağa çok fazla iş gibi geliyor - ama bu mutlaka doğru değil.

Küçük bir proje için yaklaşık 45 dakikada böyle bir plan hazırlayabilirim. Ve eğer yaparsam, bu proje muhtemelen 8 saat yerine 5 saat sürer ve onu sinirlendirmek yerine müşteriyi memnun eder. Etkili bir şekilde, bir proje planı belirleyerek gelirimi ikiye katladım. Daha akıllı çalışıyorum - hayal kırıklığı ve israfı azalttım.

Tabii ki, büyük bir proje için bir proje planı daha uzun sürer. Ama her zaman karşılığını verir. Planlama için harcanan zaman, projede her seferinde gerektiğinden daha fazla zaman tasarrufu sağlar.

Aslında, tasarruf çok büyük olabilir. Bir keresinde 10 milyon dolarlık bütçeli bir projeyi kurtarmak için çağrılmıştım. Bu zaten tam bir felaketti - 1,5 milyon dolar harcandı, gösterilecek bir şey yok ve aylar boşa gitti. Bu ürün de geç çıkarsa şirketin hisseleri dalış yapacaktı. Ekibe bir proje planının nasıl oluşturulacağını öğrettim ve planı birlikte oluşturduk. Bir aydan kısa bir süre sonra, her ekip üyesinin ve her danışmanın en iyi becerilerini kullanan yeni bir planımız vardı ve yeni ürünün, yeni proje planı kapsamında zamanında teslim edilmesi planlandı.

Elbette, bu planın oluşturulması yaklaşık 10.000 dolara mal oldu. Ancak şirkete 10 milyon dolar tasarruf sağladı ve şirketin önümüzdeki birkaç yıl içinde yaklaşık yüz milyon dolar kazanmasına yardımcı oldu.

Şekil 1: Demir Üçgen

Demir Üçgen: Kapsamdaki bir artış daha fazla zaman ve daha fazla para gerektirir.

Sid Kemp

En Basit Proje Planı: Kapsam, Zaman ve Maliyet

En basit proje planının en az üç unsuru vardır: kapsam, zaman ve maliyet. Veya düz İngilizce ile:

• Kapsam: Ne yapıyoruz?
• Zaman: Ne kadar sürer? Ne zaman başlayacağız ve ne zaman bitireceğiz?
• Maliyet: Maliyeti ne kadar olacak?

Bir müşterinin, bir web sitesi kurması için ekibimi tuttuğunu varsayalım. "İstediğiniz web sitesini iki hafta içinde 1.200 $ 'a yaptıracağım" dersem, o zaman projenin kapsamı, süresi ve maliyetinin özeti budur. Ancak, oluşturduğumuz web sitesinin müşterinin istediği şey olduğundan ve bunu iki hafta içinde 1.200 $ karşılığında gerçekten yapabileceğimizden emin olmak için tüm planı hazırlamam gerekiyor.

Kapsam, Zaman ve Maliyet, Şekil 1'de gösterildiği gibi "Demir Üçgen" olarak adlandırılır. Neden? Çünkü demir gerilmez ve bir üçgenin iki kenarı sabitlendiğinde, diğer taraf üçgeni kırmadan değişemez. Demir Üçgen, müşterilere ödediklerinden fazlasını alamayacaklarını hatırlatmanın bir yoludur. Belirli bir süre ve maliyet için belirli bir kapsam üzerinde anlaşırlarsa, daha sonra geri gelip "Daha fazlasını istiyorum" diyemezler. Eğer yaparlarsa, onlara Demir Üçgen diyagramını gösteririz ve deriz ki, "Bir demir üçgeni uzatamazsınız. Daha fazla sonuç istiyorsanız, işi yapmak için daha fazla zamana ihtiyacımız var ve bu da daha fazla paraya mal olacak."

Bu üç öğenin her birine daha yakından bakalım.

Kapsam: Ne yapıyoruz?

Basit görünebilir: Bir web sitesi yapıyoruz. Ancak müşteri, teklifiniz 1.200 $ 'lık bir web sitesinde beş fotoğraf, altı sayfa, video ve alışveriş sepeti bulunmadığını açıkça belirtmesine rağmen, video ve on altı sayfa ve bir alışveriş sepeti olacağını varsayıyor olabilir. Bu yüzden proje planının ilk bölümü olan kapsam açıklaması yapmak için ne teslim edeceğimizi yazıyoruz.

Ayrıca teslim etmeyeceğimiz şeyleri de yazıyoruz. Müşteriler, "hayır" dediğinizde bile, istedikleri her şeye "evet" dediğinizi hatırlama eğilimindedir. Öyleyse, müşterinin video istediğini ve "Bir video sağlarsanız mutlu olurum. Ancak video oluşturmak 1.200 $ 'lık fiyata dahil değildir ve ikide yapılamaz. haftalar." Bu planlama toplantısında olduysa, proje planında da "istisnalar" adlı bölümde yer aldığından emin olun. Kibar olabiliriz. "DİNLE: VİDEO YOK" dememize gerek yok. Ancak şöyle diyebiliriz: "Mevcut 1.200 $ 'lık plan herhangi bir video prodüksiyonu içermiyor. Sitede bir video istiyorsanız, 3 dakikalık bir video oluşturabilir ve site açıldıktan sonra ek bir 350 $' a ekleyebiliriz.Videonun oluşturulması bir hafta daha sürecektir. "

Kapsam ifadelerindeki bir diğer yaygın hata da desteğin dahil edilip edilmediğidir. Bir müşteri, web sitesi açıldığında ücretsiz olarak değişiklik ve eklemeler yapacağınızı varsayabilir. Kapsam bildiriminiz, sağlayacağınız desteği içermeli ve sağlamayacağınız herhangi bir desteği açıkça hariç tutmalıdır.

İyi bir kapsam ifadesi, tüm varsayımları açıkça ortaya koyar, böylece projeye dahil olan herkesin aynı amaca sahip olduğundan emin olabilirsiniz. Proje ilerledikçe, herkesi aynı sayfada tutmaları için insanlara kapsam bildirimini hatırlatacaksınız. Ve işiniz bittiğinde, çıktılarınızı kapsam bildiriminizle karşılaştıracaksınız. Müşterinin istediği her şeyi teslim edecek ve müşteri memnuniyetini sağlayacaksınız!

Zaman: Ne kadar sürer?

"İki haftada bir web sitesi kurabilirim" demek basit görünebilir. Ama bu gerçekten ne anlama geliyor? İyi bir proje zamanı planlaması ve tahmini, böyle bir iddiadan çok daha fazlasıdır. İşte dikkate alınması gereken bazı konular:

• Çaba, bizim ve ekibimizin çalışacağı toplam saat sayısıdır.
• Süre, projenin baştan sona kadar alacağı toplam süredir.
• Süre ve çabanın basit bir ilişkisi yoktur. Örneğin, aynı proje üzerinde aynı anda çalışan daha fazla insanla daha erken teslimat yapabiliriz. Veya müşteriden bilgi teslimini beklemek için daha fazla zamana ihtiyacımız olabilir veya aynı anda birkaç proje üzerinde çalışıyoruz.

Kendimiz ve ekibimiz için oldukça rutin olan bir proje yapıyorsak, geçmişte benzer bir projeyle karşılaştırarak zamanı tahmin edebiliriz. Ancak proje hakkında varsayımlarda bulunmamaya dikkat edin. Kapsamdaki küçük bir fark zaman içinde büyük bir fark yaratabileceğinden kapsamdaki farklılıkları dikkatlice kontrol edin. Örneğin, önceki web sitelerinizin tümü bir web barındırıcısında barındırılıyorsa ve bu müşteri farklı bir ana bilgisayar kullanmanızı istiyorsa, çok daha uzun sürebilir.

Başka zaman tuzakları da var. Ya müşteri projenin başında web sitesi metnini teslim etmezse? Ya grafiklerinizi ve sayfalarınızı hemen onaylamazlarsa? Bu, projenin süresini artırabilir. Ve çok net bir şekilde iletişim kurmazsanız, müşteri kendi projesini geciktirenin kendisi olduğunu bilmeyecektir.

Maliyet: Maliyeti ne kadar olacak?

En basit maliyet planı, zaman ve malzemelerdir: hizmetlerin oranıyla çarpılan çalışma saati, artı müşteri için satın aldığınız herhangi bir ürünün maliyeti. Çoğu zaman bu yeterlidir. Ancak faturalama koşullarını ve maliyet aşımlarının nasıl ele alınacağına dair bir açıklama da eklemelisiniz.

Proje planınız kapsam, zaman ve maliyet içerdiğinde, temel bilgilere sahip olursunuz. Plan yapıldı mı? Ne münasebet! Kapsam, saat ve maliyetler sonuçları , iyi iş yapıyor hataları yapmıyor, ve gerçekleşmeden kısa sürede gibi sorunlar dikkat çekici. Bu nedenle, bu süreç faktörlerini de planlamamız gerekiyor.

Şekil # 2: Demir Üçgen 6 İşlem Faktörü Tarafından Desteklenir

Kapsamı zamanında ve bütçe dahilinde sunabiliriz, ancak diğer altı işlem alanını da yönetirsek.

Sid Kemp

Harika Bir Proje Planının Önemli Unsurları

Demir üçgeni planlamak yeterli değil. Yalnızca kapsamı, zamanı ve maliyeti planlar ve yönetirsek, o zaman biz farkına varmadan işler ters gidecektir. Yetersiz kalacağız, geç teslim edeceğiz veya bütçeyi aşacağız. Aslında, en son birinin kapsamı, zamanı ve maliyeti olan bir proje planının tamamlandığını düşünmesi yaklaşık 50 yıl önceydi.

Yukarıdaki Şekil 2, üç Sonuç (r) faktörü olan Demir Üçgenin diğer altı Süreç (p) faktörüne nasıl bağlı olduğunu göstermektedir. Dokuz faktörü, yukarıda açıklanan üç (r) faktörünü ve bu altı (p) faktörü yöneterek sonuçların zamanında ve bütçe dahilinde başarılı bir şekilde teslim edilmesini sağlıyoruz:

• Kalite: Onu iyi yapan nedir?
• Risk: Ne ters gidebilir ve bu konuda ne yapacağız?
• İnsan Kaynakları: İşi kim yapacak, kim hangi işi yapacak?
• İletişim: Nasıl iletişim halinde kalacağız ve aynı sayfada kalacağız?
• Tedarik: Ne satın alacağız ve nasıl elde edeceğiz?
• Entegrasyon: Bu dokuz alanı nasıl bir arada tutacağız ve değişimi nasıl yöneteceğiz?

Şimdi, bu dokuz alanın her biri için bir plan hazırlamanız gerekmeyebilir. Ancak her alan için bir plan hazırlamanız gerekip gerekmediğini sormanız gerekir. Bir plana ihtiyaç duyan ve plan almayan herhangi bir alan, tahmin ve varsayımlar üzerine inşa edilmiştir. Bu, kurtarma teli ve sakızla bir arada tutulan bir uçak kadar başarılı olabilir. İşte iyi düzenlenmiş bir proje yönetim planının altı süreç (p) alanı için hızlı bir kılavuz.

Kalite: Onu iyi yapan nedir?

Anahtar sorular: Müşteri için teslimatın en önemli kısımları nelerdir? Onları ne mutlu eder? Bu belirli öğeler üzerinde harika bir iş çıkardığımızdan nasıl emin olabiliriz?

Risk: Ne ters gidebilir? ve biz bu konuda ne yapabiliriz?

Bir risk planı oluşturmanın en basit yolu, şunu sormaktır: Son beş seferde bunun gibi bir proje yaptık? Şöyle bir liste alabiliriz:

• Geç teslim ettik çünkü biri hastalandı.
• Müşterinin grafikler için onay vermesi üç gün sürdü ve onları Cuma günü aldık ve bitirmek için tüm hafta sonu çalışmak zorunda kaldık.
• Müşteri bize sitenin şifresini söylemedi ve biz üç gün geç başladık.
• Müşteri web sitesini sevdi, ancak faturasını asla ödemedi.

Bu seslerden herhangi biri tanıdık mı? Pekala, bunun gibi kendi listenizi yapın ve ardından sorunu nasıl önleyebileceğinizi , olma olasılığını nasıl azaltabileceğinizi veya olursa, onunla nasıl başa çıkabileceğinizi yazın . İşte bu risklerin her biri için yönetim çözümleri:

• Takımdaki iki kişiyi her görevi yapması için eğitin veya ekipteki bir boşluğu doldurması için bir danışman bulundurun.
• Proje başlamadan önce müşteriyi eğitin, onlara onayları veya değişiklik taleplerini ne kadar hızlı beklediğimizi ve müşterinin gecikmesinin projenin teslim tarihini geciktirdiğini söyleyin.
• Müşteriden ihtiyacımız olan her şeyin bir kontrol listesini yapın, müşteriye teslim edin ve her şey elimizde olana kadar projeye başlamayın.
• Peşinat isteyin. Kanıtlanmış bir ödeme geçmişi olmayan müşteriler için emanet talep edin.

Bir risk planı bundan çok daha karmaşık olabilir. Aslında, ağır iş proje yöneticileri istatistikleri kullanarak riskleri planlar! Ancak bir risk listesi hazırladıysanız ve her birini nasıl önleyeceğinizi veya ele alacağınızı planladıysanız, ortalamanın üzerinde koşuyorsunuz.

İnsan Kaynakları: Takımda kimler var ve her bir kişi ne yapacak?

Burada en önemli şey, işi yapmak için gereken tüm becerilere sahip bir ekibimiz olduğundan emin olmaktır. Ancak, büyük ve karmaşık projelerde, Project İnsan Kaynakları Planlaması işe alma, elde tutma, fazla mesai, tatil programları ve sendika kuralları gibi şeyleri içerebilir.

İletişim: Nasıl iletişim halinde kalacağız ve aynı sayfada kalacağız?

Çoğu proje gecikir çünkü önemli kararlar zamanında alınmaz ve iş durma noktasına gelir. Aviator filminde Howard Hughes hakkında, çıldırmaya başladığı bir sahne var ve Hughes, joystick için doğru şekle karar vermeye çalışırken yüzlerce işçi boşta, talimatları bekliyor. Ne yazık ki bu sahne, proje yöneticilerine hiç kimse çıldırmadığında bile çok tanıdık geliyor!

Ayrıca, farklı ekip üyelerine planın farklı versiyonları verildiği için projenin başarısız olduğunu gördüm. Bir keresinde, bir üründen belirli bir modülü çıkarmaya karar verdik ve müşteri kabul etti. Ama kimse programcıya söylemedi ve o bütün gece onu çalıştırmaya çalışırken tam anlamıyla ayakta kaldı. Programcının ertesi sabah sebepsiz yere bütün gece ayakta kaldığını söylediğimizde neler hissettiğini söylememe gerek yok. Bunun gibi iletişim hatalarının sadakat oluşturmadığını söyleyelim! İletişimin zayıf olduğu durumlarda, ekibin yarısı at yaptığımızı, diğer yarısı da eşek yaptığımızı düşünüyor. Proje bittiğinde, bir at başı ve bir eşeğin kuyruğu olan bir şeyimiz var ve bu, proje yöneticisinin bir atın arka ucu gibi görünmesini sağlıyor!

Yani iletişim anahtardır. Ve bu, birçok projenin web, e-posta ve telefon yoluyla yapıldığı günümüzde daha da doğrudur. Genellikle, farklı saat dilimlerinde yaşayan ve farklı dilleri konuşan ekip üyeleriyle çalışıyoruz. Bu durumlarda, bir iletişim planı başarının anahtarıdır. Her bir kişiye kendisiyle ne zaman ve nasıl iletişime geçeceğini sorun ve toplantılar, sohbet ve onay veya değişiklik talepleri için yönergeler yazın.

Tedarik: Ne satın alacağız ve nasıl elde edeceğiz?

Bazı projelerin tedarik ihtiyacı yoktur. Herhangi bir şey satın almıyorsak, kiralamıyorsak veya kiralamıyorsak ve bir taşeronun hizmetlerini elinde tutmuyorsak, bu bölümü atlayabiliriz. Ancak bunlardan herhangi birini yapıyorsak, o zaman sözleşmeleri, anlaşma mektuplarını, sigortayı, düzenlemelere bağlılığı vb. Proje planıyla koordine etmemiz gerekir. Proje Satın Alma Planını böyle hazırlıyoruz.

Entegrasyon

Bir proje planı hazırlarken entegrasyonun iki anlamı vardır. Birincisi şu: Planın tüm parçalarının birbirine bağlı olduğundan emin olmalıyız. Diyelim ki müşteri web sitesinde ek sayfalar istiyor ve biz de kabul ediyoruz. Sonra on saat çalışma ekliyoruz. Ancak maliyeti, kapsam ve zamandaki değişiklikleri yansıtacak şekilde güncelledik mi? Ya bu 10 saat fazla mesai olarak sayılırsa ve İnsan Kaynakları kurallarına göre bir buçuk zaman ödememiz gerekiyorsa? Dokuz alanın tamamı birbirine bağlanır ve proje planını hazırladığımızda her şeyi çapraz kontrol etmemiz gerekir.

Her şeyi çapraz kontrol etsek bile, bu yeterli değildir. Projeler ortada olarak değişir. Dolayısıyla, entegrasyonun ikinci kısmı planlamadan sonra gelir - her şeyin yolunda gitmesi için proje sırasında değişim kontrolünü yönetmektir.

Sonraki Proje Planınızı Oluşturun

Bu makaledeki adımları takip ederek bir sonraki proje planınızı oluşturabilirsiniz. Daha önce bir proje planladıysanız, dokuz alana dikkat ettiğinizden emin olarak muhtemelen bunu çok daha iyi hale getirebilirsiniz.

Proje Yönetimi Enstitüsü, proje yönetiminde bu dokuz bilgi alanını çağırır. Ama sizi basit tutmanızı tavsiye ederim. Proje yönetiminde sağduyu, bilgiden çok daha önemlidir. İşleri yönetilmesi gereken bu dokuz alan açısından düşünmek için zaman ayırın ve ortaya çıkardığınız şey harika olacaktır.

Elbette bazı proje planları diğerlerinden çok daha kolaydır. Projenin benzersizliği önemli bir faktördür: Bir proje ne kadar rutin olursa, planlaması o kadar kolay olur. Ve elbette, maliyeti düşürme veya hızlı bir şekilde teslim etme konusundaki boyut, karmaşıklık ve baskı, planlamada da talepler yaratır. Daha fazla yardıma ihtiyacınız olursa, Project Management Made Easy kitabıma veya PMI'da bulunan kaynaklara göz atabilirsiniz.

Proje Planınızı Her Gün Kullanın

Proje başarısızlığının en büyük nedeni iyi bir planın olmamasıdır. Tebrikler! Bu sorunu aştın. Şimdi ikinci en büyük hatayı yapmaya hazırsınız; planı çekmeceye atmak, işe koyulmak ve yaptığınız işi iyi kullanmamak.

Daha önce hiç gitmediğiniz bir yere giderken, GPS'i arabanızda ayarlıyor musunuz, sonra onu görmezden geliyor ve tamamen kaybolana kadar sürüyor musunuz? Tabii ki değil!

Yine de pek çok proje yöneticisinin yapması gereken bu. Proje planınızı her gün ve her hafta kullanmak GPS'inizi dinlemek gibidir. Her gün planınız size şunu söylesin:

• bugün ne yapmalı
• Sonra ne yapacağız
• takımına ne yapmasını söylemelisin
• müşterinizle ne zaman iletişime geçeceğiniz ve ne söyleyeceğiniz
• Dikkat edilmesi ve önlenmesi veya yönetilmesi gereken riskler

Her hafta tamamladığınız işi planınıza göre kontrol edin ve ortaya çıkan sorunları çözün. Zaman ve maliyeti sonuçlara göre izlerseniz, geciktiğinizi ve bütçenizi aştığınızı keşfedersiniz. Ancak altı süreç faktörünü de göz önünde bulundurursanız, sorunları bütçenizi harcamadan, büyük gecikmeler yaratmadan ve projenizi derinlemesine yakalayacaksınız. İyi bir planla başarıya giden yoldasın.