İş yerinde etkili toplantılar nasıl yapılır

Toplantıların Zaman Kaybı Olmasını Nasıl Önleyebilirsiniz?

Toplantılar, insanların işyerinde birbirleriyle iletişim kurmasının en yaygın yollarından biridir. Doğru yapıldığında, toplantılar yanlış anlaşılmaları azaltabilir, yeni fikirler üretebilir, ortak ekip hedeflerini güçlendirebilir ve sorunları çözebilir. Çoğu kuruluşta, toplantılar karar verme sürecinin önemli bir parçasıdır. Ancak akıllı bir lider, bir toplantıyı her çağırdığında, çalışanlarının yapmaları için işe alındıkları işten uzaklaştırıldıklarını da bilir. Düzgün bir şekilde planlanıp uygulanmadığında, toplantılar insanları hayal kırıklığına uğratabilir, hafife alınmaz ve gereğinden fazla çalıştırılabilir.

Katılımcılar, toplantılardan güçlenmiş ve ilham almış hissederek, kafası karışmış ve hayal kırıklığına uğramamış olarak ayrılmalıdır. İşte işyerinde etkili ve keyifli toplantılar düzenlemenize yardımcı olacak bazı ipuçları ve öneriler. Dikkatlice planlandığında toplantılar, herkesin anlamlı bir şey başarılmış gibi hissetmesiyle sona erer.

Etkili bir toplantı yapmak, toplanmak için doğru alanı seçmekle başlar. İhtiyacınız olduğunda kullanılabilir olması için toplantı odanızı önceden rezerve ettiğinizden emin olun.

Etkili ve Üretken Bir Çalışma Toplantısı Yapmanın 9 Yolu

1. Toplantı için doğru yeri seçin.

Doğru toplantı yerini seçin ve toplantıdan önce ve sonra makul bir süre ayırdığınızdan emin olun, böylece odayı hazırlayabilir, konukları karşılayabilir ve daha sonra sorularını yanıtlayabilirsiniz. Toplantının ana bölümünden önce ve sonra alan oluşturarak, insanların siz hazır olmadan önce geldiği veya toplantının fazla mesai yaptığı ve odadan acele etmeniz gereken garip durumlardan kaçınacaksınız, böylece grup sizden sonra planlayabilir zamanında başla.

2. Ne tür bir toplantı yapacağınızı anlayın (ve bu hedefi takip edin).

Herkesin tartışmaya katılmasının beklendiği ortak bir toplantı mı yoksa konuşmanın çoğunu yaptığınız bir toplantı mı olacak? Genel olarak, bilgi akışına dayalı üç ana toplantı türü vardır.

• Bilgi yayma toplantıları: Lider gerçekleri sunar, yeni bir politika yönünü açıklar veya bir süreci veya prosedürü gösterir. Katılımcıların ana sunumdan sonra soru sormaları için zaman olabilir, ancak çoğunlukla bilgi yukarıdan aşağıya akar.
• Bilgi toplama toplantıları: Lider, katılımcılardan girdi ve geri bildirim ister. Örneğin, alt komite başkanlarından gruplarının bulgularını sağlamaları istenebilir. Veya belki de toplantı liderinin üretim veya yönetim süreçlerini iyileştirmeye yardımcı olacak fikirlere ihtiyacı vardır ve personele fikirlerini sunma şansı vermek ister. Bu tip toplantıda bilgi akışı grup katılımcılarından lidere kadardır.
• İşbirlikçi toplantılar: Beyin fırtınası oturumları, etkileşimli çalıştaylar, stratejik planlama ve amacı bir sorunu çözmek için fikirler üretmek veya ileriye dönük bir plan geliştirmek olan toplantılar, karşılıklı bilgi akışını gerektirir. Bu tür oturumlarda, toplantı lideri genellikle işlerin sorunsuz yürümesini sağlayan ve grubun yaratıcı enerjisini tüm organizasyona hizmet eden yararlı çözümlere aktaran bir kolaylaştırıcı görevi görür.

3. Önceden bir gündem yayınlayın.

İnsanlar toplantıya katılanların tümüne önceden bir gündem göndererek, rollerine uygun şekilde hazırlanabilirler. Hangi konuların tartışıldığını, hangi bölümler hakkında konuşmalarının beklendiğini ve toplantıda başka kimlerin olacağını bilecekler. İnsanlardan hazırlanamayacakları bir toplantıya gelmelerini beklemek profesyonelce ve etkisizdir. Sürpriz bir parti değil, bir iş toplantısı düzenliyorsunuz, bu nedenle net bilgiler verdiğinizden emin olun.

4. Doğru kişileri davet edin.

Hiç bir toplantıda oturup neden orada olduğunuzu merak ettiniz mi? Tartışılan konular departmanınızı etkilemez, tartışmaya katkıda bulunmak için gereken deneyime veya özel bilgiye sahip değilsiniz veya kendi departmanınız için bir proje için son tarihiniz çok dar ve boşa harcayacak vaktiniz yok. Evet, maalesef bazı yöneticiler 'daha fazla, daha iyi' zihniyetiyle toplantılar planlıyor ve sadece gündemdeki konuları tartışmaya en çok ihtiyaç duyan kişileri davet etmek yerine, bir genel davetiye gönderiliyor ve organizasyonun her köşesinden insanlar katılması bekleniyor.

Etkili bir toplantı planlamak istiyorsanız, katılımcı listenizi hazırlarken seçici olun. Birinin bir toplantıya katılması gerekip gerekmediğine karar vermenin bir yolu, kendinize o kişinin toplantıda alınan kararlardan herhangi birini uygulamak zorunda olup olmayacağını sormaktır. Cevabınız evet ise, o kişiyi davetliler listesine ekleyin.

En etkili toplantı planlayıcıları, katılımcılarının zamanına kendi zamanlarına olduğu kadar değer veren kişilerdir.

5. Başlangıçta tonu ayarlayın.

Erken gelin ve malzemelerinizi toplantı başlamadan önce organize edin. Katılımcılar gelmeye başlamadan önce AV ekipmanınızı kurun ve test edin. Toplantı odası kapılarından içeri girdiklerinde, hızlı bir tımar kontrolü yapmak için zamanınız olmalı ve ardından onları dostça bir gülümseme ve cana yakın bir karşılama ile karşılamaya hazır olmalısınız. Toplantı katılımcılarınızı rahatlatın ve varlıklarının takdir edildiğini bildiklerinden emin olun - toplantı başladığında, dikkatlerini verme ve neler olup bittiğine bağlı kalma olasılıkları daha yüksek olacaktır.

6. Toplantı için doğru oda yapılandırmasını seçin.

Yaptığınız toplantının türü (bilgi verme, bilgi alma veya problem çözme) masa ve sandalyeleri nasıl kuracağınıza karar vermenize yardımcı olacaktır. Örneğin, konuşmanın tamamını olmasa da en çok bir kişinin yaptığı bir bilgilendirme toplantısında, masaları ve sandalyeleri katılımcılar öne bakacak şekilde sınıf düzeninde düzenlemek uygun olacaktır. İnsanların birbirlerini konuşmasını ve dinlemesini istediğiniz bir problem çözme toplantısı gibi daha etkileşimli bir toplantıda, at nalı ayarı (dört tarafın üçünde koltuk ve sandalyelerin bulunduğu bir kare veya dikdörtgen) uygun ol.

7. Uygun şekilde dinlendiğinizden ve enerji dolu olduğunuzdan emin olun.

Toplantı lideri olarak, toplantının nasıl yürütüleceğini siz belirlersiniz. Odanın içinde sanki pilleriniz bitiyormuş gibi esniyor veya karıştırıyorsanız, odadaki diğerlerinin meşgul kalmasını ve söylediklerinizle ilgilenmesini bekleyemezsiniz.

8. Uygun ikramlar sağlayın.

Sabahın veya öğleden sonrasının çoğunu alacak uzun bir toplantı yapıyorsanız, insanların gelgitlerine yardımcı olmak için mümkün olduğunca çay, kahve, meyve ve çay bisküvileri gibi hafif yiyecekler sağlamak iyi bir fikirdir. En azından su sağlayın. İçecek sağlayamıyorsanız, toplantı sırasında mola verdiğinizden emin olun, böylece insanlar kendi atıştırmalıklarını yiyebilir veya kahve büfesinden bir şeyler alabilir.

9. Kurslara ve eğitim programlarına katılarak etkili toplantıların nasıl yürütüleceği konusunda ekstra pratik yapın.

Etkili bir toplantının nasıl yürütüleceğine ilişkin bu makalede yer alan ipuçları ve öneriler, neredeyse 100 yıldır konuşma ve liderlik becerileri öğreten bir kuruluştan ilham almıştır: Toastmasters International. Bir Toastmasters toplantısında, yalnızca bir izleyici kitlesiyle konuşma korkunuzu nasıl yatıştıracağınızı öğrenmekle kalmaz, aynı zamanda bir toplantıyı nasıl planlayacağınızı ve yöneteceğinizi, zamanı etkili bir şekilde yöneteceğinizi, dikkat dağıtıcı unsurlarla nasıl başa çıkacağınızı ve akranlarınıza anlamlı geri bildirim ve destek vermeyi öğrenirsiniz. Hatta işler planlandığı gibi gitmediğinde sakinliğini korumayı ve ayaklarının üzerinde düşünmeyi öğreniyorsun.

Sürekli mesleki gelişime bağlılığınızın bir parçası olarak toplantı ve etkinlik planlama becerilerinizi geliştirerek, kariyerinizde ilerlerken kendinizi başarıya hazırlamış olacaksınız. Keyifli, verimli bir toplantıyı ustaca bir araya getirebilen bir çalışanı kim sevmez?

© 2017 Sally Hayes