İş yerinde günlük sistemi nasıl etkili bir şekilde kullanılır?

Unsplash aracılığıyla Mike Tinnion (CC0) (Canva kullanılarak değiştirildi)

Zamanı kullanmak ve görevleri ve randevuları çok etkili ve verimli bir şekilde tamamlamak için bir günlük sistemi uygulanmaktadır. Kuruma bir bütün olarak yardımcı olur ve hem kendimin hem de diğer insanların zamanını yönetmeye yardımcı olur. Günlükler manuel veya elektronik olarak tutulabilir.

Şahsen her iki tür günlüğüm var. Outlook'ta yöneticim ve diğer yöneticilerle paylaşılan elektronik takvimim var. Ayrıca acil durumlarda kullanılabilecek manuel bir günlüğüm var.

Manuel Günlük Tutmak Neden Önemlidir?

Her gün için çok fazla giriş yapmadığım için kullandığım manuel günlük, sayfa başına üç günlük ciltli bir kitap.

Yukarıda bahsettiğim gibi bu günlüğü sadece acil durumlarda kullanıyorum. Bu, hasta olduğum veya işten uzakta olduğum ve elektronik günlüğüme erişemediğim veya bilgisayar sistemlerinin çalışmadığı ve Outlook'a erişilemediğim zamanları içerir.

Elektronik Günlüğün Avantajları Nelerdir?

Bahsettiğim gibi, tuttuğum elektronik günlük iş bilgisayarımdaki Outlook takviminde.

Elektronik takvime sahip olmanın avantajları şunlardır:

• Randevular arasındaki olası bir çatışmayı vurgulayabiliyorum.
• Düzenli olarak meydana gelen olayları yalnızca bir kez girmem gerekiyor.
• Kağıt kullanılmaz.
• Parola koruması vardır.
• Ona hemen hemen her yerden erişebilirim.
• Ekranda randevu hatırlatmaları var.
• Sistemleri benimle bağlantılı olanlara değişiklikleri otomatik olarak iletir.

Günlüğümü Nasıl Kullanırım?

Günlüğümü uyarılar ve randevular gibi şeyler için kullanıyorum.

Günlüğümdeki en yaygın girişler:

• panel toplantıları
• Takım toplantıları
• sabit siparişler
• eğitim seansları
• ziyaretler
• gündemlerin hazırlanması
• yıllık izin
• diğer ofis görevleri
• nezaret
• belirli bir sıklıkta tekrarlanan diğer haftalık ve iki haftada bir yapılan görevler (bu, onları kaçırmamamı sağlar)

Bazen toplantı rezervasyonu yapmam ve iş arkadaşlarıma veya diğer delegelere toplantı davetleri göndermem gerekiyor ve bu elektronik olarak yapılıyor.

İşte bu tür toplantıları nasıl yönettiğim.

• Tarih, mekan, süre, ziyaretçiler vb. Gibi olabildiğince çok ayrıntı girmeye çalışıyorum.
• Nadiren bir toplantının iptal edildiği veya ertelendiği bir durumla karşılaşıyorum, ancak bu olursa, istenen bir değişikliğin kabul etmeden önce sahip olacağı etkileri kontrol ettiğimden emin olurum.
• Ayrıca, toplantıya veya randevuya katılan herkesin iletişimsizliğe yer kalmaması için tüm ilgili ayrıntılara erişebilmesini sağlamak için ilgili tüm bilgileri de topluyorum.
• Genelde diğer katılımcılardan gelen istekleri ve değişiklikleri kronolojik sırayla ele alırım, ancak büyük bir hacmiyle ilgileniyorsam en acil taleplere öncelik vereceğim.
  • Herhangi bir istek kabul edildiğinde veya değişiklik yapıldığında, ilgili herkesle iletişime geçildiğinden ve değişiklikler onaylanmadan önce bunun onlar için uygun olduğundan emin olurum.
• Ayrıca randevuya veya toplantıya dahil olan herkese, toplantının sorunsuz geçmesi için planlama, seyahat ve diğer ihtiyaçlar için yeterli zaman verildiğinden emin oluyorum.

Değişiklikler kararlaştırıldığında günlüklerin güncel tutulması gerektiğinin farkındayım. İptal edilen tüm randevuları sildiğimden emin oluyorum. Tamamen güncel tutulmayan bir günlük her türlü karışıklığı riske atabilir. Ayrıca güveni zayıflatacak ve insanları zaman kaybı olan düzenlemeleri kontrol etme ihtiyacı hissetmeye ya da daha da kötüsü ayrı bir günlük tutmaya teşvik edecektir.

Son Bir Not

Nazik bir not olarak, lütfen burada gönderilen hiçbir şeyi kopyalamayın ve dosyanızda göstermeyin. Bu, burada yalnızca izlemenizi bekledikleri şey hakkında bir fikir / anlayış kazanmanıza yardımcı olmak için yayınlandı. Dosyaları hazırlarken kendi çalışma alanınız ve organizasyonunuzla ilişki kurmanız ve buna bağlı kalmanız gerekecektir. İşbirliğiniz için teşekkürler.

© 2012 livingsta