Excel'de kaynak tahsisi nasıl yapılır

Giriş

Kaynak planlama, proje yönetiminin en zorlu yönlerinden biri olabilir, özellikle uzun bir süre boyunca tüm bir kuruluştaki birden fazla proje ekibi için bunu yapmak istiyorsanız. Microsoft Project Sunucunuz varsa, kaynak tahsisini oldukça kolay bir şekilde yapabilirsiniz çünkü Microsoft Project Server, kuruluşunuzdaki tüm projelere bakabilir ve size belirli bir kaynağın nerede tahsis edildiğini söyleyebilir. Ancak, Microsoft'un standart sürümü bunu yapmanıza izin vermez ve bu noktada Microsoft Project'te veya başka bir yerde proje zamanlamalarınıza başvurmak ve kaynak ayırma belgelerinizi Excel'de oluşturmak daha kolaydır. Bu makale, kaynak belgelerinizi Microsoft Excel'de yapmanız gereken her şeyde size yol gösterir.

Kaynak tahsisi üzerinde çalışmak, çok büyük bir bulmacayı çözüyormuşsunuz hissi verebilir.

Liste Oluşturun

İlk adım, tahsis etmekten sorumlu olacağınız tüm kaynakların bir listesini oluşturmaktır. Bu tek bir proje veya küçük bir departman içinse, bunu muhtemelen kendi başınıza yapabilirsiniz, ancak çalışanların yüzlerce proje üzerinde çalıştığı büyük bir departman için kaynak tahsisi yapıyorsanız, bir isimlerin tam listesine sahip olduğunuzdan emin olmak için destek departmanı. Birisinin listeyi gözden geçirmesini sağlayın. İnsanları hareket ettirmeye ve proje zaman çizelgelerini ayarlamaya başlamak istemezsiniz, sadece bazı boşlukları doldurabilecek başka insanlar olduğunu öğrenmek için.

Destek Çalışmasında Faktör

Bazı şirketlerde, projeler üzerinde çalışan çalışanlar da makul miktarda destek işi yapar. Çalışanların yaptığı destek işi yüzdesi şirketten şirkete ve çalışandan çalışana değişir. Kaynak ayırdığınız süre boyunca ortalama iş günü veya çalışma haftası boyunca her bir çalışanın rakamlarına göre destek çalışmasının yüzde kaçını yapmanız gerektiğini anlamak önemlidir. Ve eğer çalışanların iş yüküne yeterince aşina olan biri değilseniz, bu bilgiyi birinden aldığınızdan emin olun. Bir tahminde bulunursanız ve yanlışsa, rakamlarınızı büyük bir şekilde atarak çok fazla acıya yol açacaktır.

Bir Proje Kötü Olduğunda Ne Yapmalı

Ayrıldığınız Süreyi Bilin

Açıklığa kavuşturmak için, kaynakları ayırmanızın istendiği süreyi her zaman doğrulayın. İnsanların yakın vadede nerede olacağını tahmin etmek, yapmak daha kolay bir şeydir, ancak yolun ilerisinde bakmanız istenirse, yanılma riski o kadar artar ve bir sayı koymak zorunda kalmazsanız orada, kesinlikle yapmamayı düşünmek isteyebilirsiniz.

Proje Programlarını Toplayın

Kaynak tahsisinin bir parçası olarak yaptığınız tahmin, girdi olarak tam proje programlarınız varsa çılgınca daha doğru hale gelir. Proje henüz resmi olarak başlamamış olsa bile, yapılması gereken tüm bilinen görevleri çağıran çıplak kemikler, üst düzey proje programını bir araya getirebilmelisiniz. Bununla birlikte, bu aşamada, geliştirme çalışması büyük olasılıkla ayrıntılar olmadan sadece büyük bir zaman olacaktır, çünkü tüm görevleri detaylandıran bir iş kırılım yapısı henüz inşa edilmeyecektir. Ancak, geliştirme çalışmasını yapan kişilerin adlarını, diğer tüm görevlerle ilişkili bireylerin adlarıyla birlikte yine de birlikte yapabilmelisiniz. İş durumunu inceledikten ve projeyi talep eden ticari kuruluşla yapılan görüşmeden sonra, siz 'Projenin karmaşıklığı hakkında çok yüksek düzeyde bir fikir edinecek ve bundan her bir görev için süreleri tahmin edebileceksiniz. Proje halihazırda yayındaysa ve geliştirme çalışmasıyla ilgili tüm görevleri çağıran bir iş kırılım yapısı varsa, o zaman kimin ne üzerinde ne zaman çalışacağı konusunda daha ayrıntılı bilgilere sahip olacaksınız.

Kaynak seviyelendirme, işletmelerin işgücünü ne zaman yukarı ve aşağı ölçeklendireceklerini anlamalarına yardımcı olduğundan ve proje yöneticilerinin gerçekçi proje programları oluşturmalarına yardımcı olduğundan, kaynak tahsisi üzerinde çalışmanın kritik bir son adımıdır.

Liderlik ve Proje Yönetimi Şampiyonları

Kaynak Tahsisi Elektronik Tablonuzu Oluşturun

Topladığınız tüm bilgileri Excel'de bir kaynak ayırma elektronik tablosuna aktarmanın adımları aşağıdaki gibidir:

Excel'de yeni bir çalışma kitabı açın ve öngörme yapmanız gereken her kaynak için yeni sayfalar oluşturun.
Bir avuç satır aşağıya başlayan ilk sayfada, her proje kendi satırında olacak şekilde, ilk sütunda bireyin üzerinde çalışacağı projelerin adlarını girmeye başlayın.
İlk projenizi girdiğiniz yerin hemen üstündeki boş satırda, satırdaki ikinci hücreye atlayın ve o satır boyunca kaynak tahsisi yapmanız gereken süre için ayrı günleri veya bir haftalık tarih aralıklarını girmeye başlayın. Sonuç olarak, bu sizin veya patronunuzun ne kadar ayrıntılı olmak istediğine bağlıdır.
Listenizdeki ilk proje için proje zamanlamasını açın ve yalnızca baktığınız kaynağın dahil olduğu görevlere göre filtre uygulayın. Kaynağın dahil olduğu ilk görevin süresini bulun ve oluşturduğunuz kaynak ayırma elektronik tablosuna dönün. Bu proje satırında, o gün veya bir haftalık aralıkla hizalanan hücrelere gidin ve ardından saat sayısını girin, o kaynağın bu zaman çerçevesine girdiğini görün. Tüm çalışanlar için tüm projelerdeki tüm görevler için bu adımı tekrarlayın.
Her günün veya bir haftalık tarih aralığı sütununun altına, o kaynak için gerekli destek çalışmasını da hesaba katan, o sütundaki toplam sayımızı toplayan bir formül girin.
Toplamları inceleyin. Tek, standart iş günleri kullandıysanız, bir çalışanın sekiz saatten fazla süre harcayacağı herhangi bir günden daha kırmızı bir bayraktır ve bakılması gerekir. Rakamları toplamaya giderken buna sahip olmak çok normaldir ve bu, çoğu kuruluşun kaynaklarını nasıl aşırı kullandığını ve böyle bir alıştırmadan geçene kadar bunun farkında bile olmadıklarını gerçekten vurgulamaktadır.
Kaynaklarınızı düzleştirin. Bu, ya işi diğer insanlara kaydırmak ya da herkesin uygun şekilde tahsis edilmesi için görev sürelerini uzatmak alıştırması yaptığınız yerdir.