9 Proje yönetimi alanları (ve neden önemli)

Proje Başarısı Önemlidir

Gerçek şu ki, hayatta ve iş hayatında çoğu proje başarısız oluyor. Ancak başarı önemlidir. Bir proje başarısız olduğunda, zaman ve para boşa harcanır. Bazen bir kasırga veya başka bir doğal afet sonrası kurtarma görevinde olduğu gibi canlar kaybedilir.

İki tür proje var. Birincisi, işletme gurusu Joseph M. Juran'a göre, "Çözülmesi planlanan bir sorun." Böyle bir proje başarısız olursa, tüm zaman, emek ve para boşa harcanır ve sorun hala bizde. Diğer proje türü ise bir hayali gerçeğe dönüştürme çabasıdır. Bu tür bir proje başarısız olduğunda, rüya asla gerçekleşmez. Örneğin, bu ayın başlarında, büyük vizyona sahip bir şirket kapılarını kapattı. Gelirlerinin büyük bir kısmını kaybeden yirmi kişi tanıyorum ve başka yüzlercesi de vardı. Ve şirket binlerce kişiye yardım etti, ama gitti.

Gerçek şu ki, tüm projelerin yarısından fazlası başarısız oluyor - ve bu iyi tasarlanmış, iyi yönetilen projeleri ifade ediyor ve başarı olarak geç teslim edilen ve bütçesini aşan projeleri içeriyor. Gerçek başarı oranı — zamanında ve bütçenin altında kabul edilebilir veya harika sonuçlar veren projeler, yok olacak kadar küçüktür.

Daha iyisini yapabiliriz. Bunu, bir projenin tüm bölümlerine dikkat ederek, yani projemize uygulandığında proje yönetiminin dokuz alanını yöneterek yapıyoruz.

Bu makalede

Bakacağız:

Proje başarısının tanımı
Proje hedefi nasıl tanımlanır
Dokuz proje yönetimi alanı
Bu alanları gerçek hayattan örnek senaryoda nasıl uyguladım
Hazırlık, uygulama ve takip dahil olmak üzere bir projenin üç aşaması

Hedef: Proje Başarısı

"Proje başarısı" son derece belirsiz bir hedef gibi geliyor. Aslında belirsiz değil ama çok genel.

Her proje için kolaylıkla özel hale getirebiliriz. Ve aslında, projenin hedefinin bu özel tanımı, başarıyı projelendirmenin ilk adımıdır. Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) bir projeyi resmi olarak "benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç yaratmak için yapılan geçici bir çaba" olarak tanımlar. Anahtar unsurlar şunlardır:

Her proje geçicidir. Sonsuza dek sürmeyecek. Belli bir tarihte başlayacak ve daha sonraki bir tarihte sona erecektir.
Her proje benzersizdir. Her proje bazı yeni, yeni, farklı sonuçlar sunar.
Her ürün tamamlandığında belirli bir sonuç verir.

Proje Hedefini Tanımlama

İşte proje hedeflerinden bazı örnekler:

20 Haziran'da 300 misafirimiz ile harika bir düğün yapacağız.
Marcos Adası ile anakara arasındaki dört şeritli yeni bir köprü, 4 milyon doların altında bir maliyetle 30 Kasım'da araç trafiğine açılacak.
Amazing Planning yazılımının en yeni sürümü olan 10.0 sürümü, 20 Ağustos'ta 29.99 $ 'lık bir fiyatla piyasaya sürülecek ve beta testindeki bilinen tüm hatalar 50.000 $' ın altında bir geliştirme maliyetiyle düzeltilecek.

Gördüğünüz gibi, projeler hem kişisel hem de iş için. İyi bir proje tanımının neyin, ne zaman teslim edileceğini ve ne kadara mal olacağını da içerdiğini göreceksiniz. (Düğün için bir bedel var, ama bu kişisel. Bunu dahil etmedim çünkü bu seni ilgilendirmez.)

Bu örnekler, yönetmemiz gereken bir projenin ilk üç alanını göstermektedir.

Kapsam, yaptığımız şey için süslü bir kelimedir .
Zaman adresleri: projenin ne zaman başlayacağı; ne zaman bitecek, sonuç verecek; baştan sona kadar geçen süre; ve işin efor miktarı (kişi saatleri).
Maliyet, projenin ne kadara mal olacağının bir tanımıdır.

Bunlar, tanımladığımız bir projenin ilk üç alanıdır ve bunlara Sonuç (r) faktörleri diyoruz çünkü bunlar net, tanımlanabilir sonuçlar açısından ölçülebilir. Kapsam için, hedefe ulaşılır veya ulaşılmaz. Zamanla ilgili olarak: Ya bir keredir ya da geçtir. Maliyet açısından: Ya bütçeyi aşmadık ya da bütçeyi aştık. Bu sonuç faktörleri ve neden Demir Üçgen olarak adlandırıldıkları hakkında daha fazla bilgi edinmek için Proje Yönetim Planı Nasıl Yerleştirilir'i okuyabilirsiniz.

Ancak sonuç (r) faktörleri yeterli değildir. Sadece bu üç unsurla çalışırsak projemiz başarısız olur.

Proje Yönetiminin Dokuz Alanı Nelerdir?

Kapsam, Zaman, Maliyet, Risk, Kalite, İletişim, İnsan Kaynakları, Satın Alma, Entegrasyon

Gerçek Hayattan Bir Örnek: Günlük Gezi

Yaklaşık yıllar önce, karım ve ben çok eğlenceli bir gün geçirdik. Proje yöneticisi olarak bunun bir proje olarak yönettiğim için olduğunu söylemek istiyorum. Her neyse, bu, proje başarısının yalnızca üç sonuç faktöründen (r) daha fazlasına bağlı olduğuna dair iyi bir örnek: kapsam, zaman ve maliyet.

Planımız, Haziran ayında bir Cumartesi günü yapmak ve yaşadığımız yerin yaklaşık bir saat kuzeyindeki kendi lychee çiftliğini kendin seç (lychee meyvesini seviyoruz) toplamaktı. Eve beş kilo liçi getirmek istedik, ki bu bütün yaz bize yetecek kadar. Lyche'lerin fiyatı 4 dolar / pound ve yolculuk için benzin yaklaşık 10 dolardı, bu nedenle toplam proje maliyeti 30 dolardı.

Sonuçlar Süreçlere Dayanır

Basit görünüyor. Çoğu proje kulağa basit geliyor. Ama durup kaç şeyin ters gittiğini düşündüğünüzde, bu farklı bir hikaye anlatır. İşte, proje yönetiminin dokuz alanını göstermek için düzenlenmiş, ters gidebilecek bir dizi şey.

Dürbün. Kaybolursak ve asla lychee çiftliklerini bulamazsak - liçi yok!
Zaman. Geç başlasaydık, gün ortasında varırdık. Sıcak güneşte liçi toplamak hiç de eğlenceli değil. Ve bir günlük gezi için, proje başarısızlığı eğlencedir!
Maliyet. Oops! Lychees çok hassas bir meyvedir. Bir soğutucuya ve biraz buza ihtiyaçları var, yoksa biz eve gelmeden kötüye gidecekler. Strafor soğutucu için 5 dolar ve buz için 1 dolar ekleyin.
Risk. Ya araba bozulursa - sefil bir gün! Ayarlayın ve gitmeden önce kontrol edin.
Kalite. Dikkatle seçin! Eve sadece en iyi liseleri getirmek istiyoruz.
İletişim. Arabada, evden yarım saat uzakta. Tatlım, harita sende mi? "Ne! Haritanın sende olduğunu sanıyordum ?"
İnsan kaynakları. "Tatlım, kalkıp lyche alma zamanı mı?" "Sen git, ben öyle hissetmiyorum. Ayrıca, arkadaşım Barbara beni brunch'a götürüyor." Bir günlük gezi boşanmaya dönüştü!
Tedarik. Cumartesi sabahı erken saatlerde telefon görüşmesi. "Bay Kemp, dün arabanızı ayarlamaya getirdiğiniz için çok teşekkür ederim. Maalesef, yedekledik ve henüz üzerinde çalışmaya başlamadık." "Ama dün gece yapılması gerekiyordu!" "Anlıyorum efendim, ama gerçekten elimizden gelenin en iyisini yapıyoruz. Arabanız bu öğleden sonra saat beşte hazır olacaktır. Hızlı ve Güvenilir Araba Servis Merkezini seçtiğiniz için teşekkür ederiz!" Araba yok, yolculuk yok, liçi yok!
Entegrasyon. Liyelerimizle arabaya geri dönüyoruz. "Tatlım, soğutucu nerede?" "Parasını ödedim, mağazanın dışına çıkardın sanıyordum." "Ben onu dükkandan çıkardım ve sen bagaja koydun." "Hayır, bagajı açtım. Soğutucuyu koyduğunu sanıyordum." "Ama bagajı kapattın." "Bagajı kapattım çünkü soğutucuyu koyduğunu sanıyordum." "Hayır, soğutucuyu yere koydum çünkü bagajı yeterince hızlı açmadın." "Yani soğutucuyu marketin park yerinde bırakmış olmanın benim hatam olduğunu söylüyorsun!" Soğutucu yok; sıcak liçi; kızgın eş.

Gördüğünüz gibi, basit bir günlük gezi sürecinde bile birçok şey ters gidebilir. 10.000 dolarlık veya on milyon dolarlık bir iş projesinde daha ne kadar yanlış gidebilir!

Dürüst bakarsak bu tür sorunlar her projede her zaman oluyor. Ve bu yüzden çoğu proje başarısız oluyor. Ancak, dokuz alana da dikkat ederseniz başarı düşündüğünüzden daha kolaydır.