Konferans görüşmelerinizi daha az sinir bozucu hale getirmenin 7 yolu

Rawpixel

Konferans görüşmeleri genellikle Slack veya Gchat'ta çoklu görev ve keskin sohbetler oluşturmaktan biraz daha fazlasını yapar. En kötüsü, insanların tam zamanını boşa harcıyorlar ve arama kötü yönetilirse moralleri tüketebilirler. Bazen bu çağrılar, lojistik olarak gerekli oldukları için ya da bazı üst düzey kuruluşlar tarafından gerekli olduğu için kaçınılmazdır, işte bunlardan en iyi şekilde yararlanmanın yolu.

1. Materyalleri Önceden Gönderin

Önceden bir gündem göndermeye yardımcı olur, böylece insanlar eklemeleri gereken herhangi bir şeyi vaktinden önce dinleyebilirler. Bu, insanların "Ah, bir şey daha!" tıpkı herkesin görüşmede vedalaştığı gibi.

Belli bir belgeye veya başka bir görsele başvuracaksanız, arama sırasında herkesin kullanımına açık olması yararlı olabilir. Bazı sayıları karıştırmak ve sonra üç kez tekrarlamak zorunda kalmak zaman kaybıdır. Söz konusu belgenin insanların gelen kutularında olması gerekse bile, özellikle birkaç hafta veya ay önce gönderilmişse, aramadan bir gün önce yeniden göndermeyi deneyin.

Ayrıca, belirli bir proje hakkında güncelleme yapmaktan sorumlu olacakları kişileri önceden bilgilendirdiğinizden emin olmalısınız. Bazen son dakika talepleri kaçınılmaz olsa da ve yöneticiler genellikle bu olasılığa hazırlıklı olmalıdır, ancak bildiklerini varsaymak ve onları yerine koymak yerine insanlara bir uyarı vermek en iyisidir.

2. Davetleri Sınırlandırın

Üzerinde düşünülmesi gereken iki grup insan var: görüşmede olması gereken insanlar ve olması gerekmeyen ancak yine de olması faydalı olabilecek insanlar. Bu ilk kategorideki kişiler muhtemelen karar vericilerdir ve sağlanacak güncellemeler ile ekip liderleridir. Bu insanları belirlemek oldukça kolay olmalı.

İkinci kategori, belirli bir durumla ilgili herhangi bir soruyu yanıtlayabilen veya liderlik rollerine girmekte olan ve görüşmeden yararlanabilecek kişileri içerebilir. O mu değil mutlaka her çalışan veya her bölüm bulunacağını. Unutmayın, konferans görüşmeleri için zaman harcamak, yöneticiler daha sonra ekiplerine önemli güncellemeleri verebilecekken insan gücü kaybı olabilir. Şüpheniz varsa, zamanlarını nasıl verimli kullanacakları konusunda yöneticilere ve ekip liderlerine danışın.

Organizasyonunuza bağlı olarak, herkesi davet etmek mantıklı olabilir, ancak katılımı yalnızca belirli kişiler için zorunlu kılar. Bu, ilgili tarafların katılmasına, daha fazla şey öğrenmesine ve sonunda bir şeye katkıda bulunmasını sağlar. Bu farklı beklentileri net bir şekilde ilettiğinizden emin olun - ve unutmayın, görüşme ne kadar çok insan olursa, o kadar fazla zaman alacaktır!

3. Temel Temel Kuralları Belirleyin, Ama Sıkmayın

Ne zaman soru soracağınıza, kimin katılmasının beklendiğine ve katılırken veya konuşurken adınızı söylemeyi hatırlamanıza ilişkin yönergeler, belki de gündemi içeren aynı e-posta ile iletilmelidir. Bu yönergelerin genellikle makul istisnalara sahip olacağını veya bir çaylakın kuruluşunuzun çalışma kültürüne aşina olmayabileceğini unutmayın. Kimse telefonunun sesini kapatmayı hatırlamak konusunda mükemmel olmayacak, bu yüzden küçük arka plan gürültüleri veya diğer küçük ihlaller için insanları aralamadığınızdan emin olun.

Eğer bir şey aramayı gerçekten etkiliyorsa, suçlunun kim olduğunu tam olarak bilseniz bile, "Herkes, gürültülü bir yerdeyken telefonunun sesinin kapalı olduğundan emin olabilir mi?" Mümkün olduğunca dolaylı geri bildirimde bulunmak, iyi niyetli çalışanların azarlanmış veya hoş karşılanmamış hissetmelerini önleyebilir.

4. Rolleri Akıllıca Döndürün

İnsanların istek ve becerilerini dikkate almadan rolleri atamak, muhtemelen konferans görüşmenizi daha sıkıcı hale getirecektir. Gerçekten liderlikle ilgilenen kişilere not alma, gündem belirleme ve kolaylaştırma rolleri atamayı deneyin. Diğer durumlarda, belirli bir aramanın konusuna menfaati olan ekip üyelerini aramak isteyebilirsiniz. Sebep ne olursa olsun, güvenlerini ve morallerini artırmaya yardımcı olabileceğinden, insanlara neden onlardan rol almalarını istediğini bildir.

Arada bir görüşmelerde taze bir sesin olması da güzel. Belki bölge yöneticilerinden biri çok seviliyor ve ekibiniz bir şeyler yayınlamasından zevk alabilir.

Rastgele veya planlanmış bir rol rotasyonu adil görünse de, bu geri tepebilir. Çaylak, yepyeni oldukları bir şeyle ilgili notlardan onları sorumlu tutarsanız, size kızabilir. Acil durumlarla başa çıkmaktan sorumlu birine görev atamak da muhtemelen iyi değildir ve görüşmenin ortasında çıkmak zorunda kalabilir.

5. Olumlu ile Başlayın

Aşırıya kaçmak istemezseniz ve samimiyetsiz görünseniz de, harika bir iş yapıldığında veya özel bir çaba gösterildiğinde bunu kabul etmek güzeldir. Belirli bir grup veya birey büyük bir şey başardıysa, görüşmeyle çok alakalı olmasa bile bununla açın. Ayrıca, büyük bir iş gezisinden yeni dönen birine ya da sabahın erken saatlerinde bir saat diliminden atlıyorlarsa belki de tüm bir ofise seslenebilirsiniz. Bu, aksi halde tüketen bir çağrı için olumlu bir ton ayarlayabilir.

Yine de bu kısmı çok uzun tutmayın, aksi takdirde zaman kaybedersiniz. Ayrıca, her aramada aynı kişilere övgü yağdırmaktan kaçının çünkü bu, geri tepebilir ve başkalarının moralini düşürebilir.

6. Ayrıntılı Sorun Giderme İşleminden Kaçının

Konuya bağlı kalmak, açıkçası konferans görüşmeleri için bir hedeftir, ancak bazen birisinin sorusunun konu ile ilgili olduğu zor durumlarla karşılaşırsınız, ancak bu karmaşık veya durumuna çok özeldir. Görüşmedeki diğer kişiler için hiçbir şekilde geçerli değilse, "Bu, ofise oldukça özgü, aldatıcı bir soru." Diye cevap vermekten korkmayın. Bunu çevrimdışı tartışabilir miyiz? "

Bazı durumlarda, daha spesifik bir mantığı da deneyebilirsiniz, "İK ekibindeki bazı kişilerin 10 dakika içinde başka bir toplantı yapacağını biliyorum; onları içermediği için bu tartışmayı erteleyebilir miyiz? " Önemli olan, soruyu soran kişinin sorusunu uygunsuz veya külfetli hissetmediğinden emin olmaktır - sadece farklı bir zaman veya yerde ele alınması gerekir.

7. En Az Önemli Konuları Sona Koyunuz

Amaç her zaman bir konferans görüşmesinin zamanında bitirilmesi olsa da, teknik sorunların veya karmaşık sorunların daha uzun sürebileceği bazı günler vardır. Ayrıca, en az bir kişiyi aramadan atlamaya zorlayan bir acil durum ortaya çıkması da mümkündür.

Aramanız yarım saatten daha uzun bir süre için planlandıysa, meşgul bir yöneticinin veya başka bir karar vericinin planlanmış olsun veya olmasın başka, daha acil bir toplantıya koşma olasılığı yüksektir. Aramada daha önce girilmesini gerektiren zamana duyarlı öğeleri koymaya çalışın. Eksik bir yöneticiyi daha sonra döngüye geri getirmek mümkün olsa da, bu sizin gününüzden veya başka birinin gününden zaman ve dikkat alır.