5 İş yazımında can sıkıcı hatalar ve bunlardan nasıl kaçınılacağı

Yazılı İletişimler Hakkınızda Çok Şey Söylüyor

Kariyerin hiçbir yere gitmiyor gibi mi görünüyor? Kurumsal merdivenin en alt basamağına takılı kalmış gibi hissediyor musunuz? Öyleyse, yazılı iletişimlerinize iyice bir göz atmak isteyebilirsiniz. Can sıkıcı noktalama işaretleri ve dilbilgisi hataları sizi engelliyor olabilir.

İyi bir iş yazısı günümüzün işyerinde hayati önem taşır. İşverenlerden ve profesyonel işe alımcılardan çalışanlarda aradıkları nitelikleri listelemelerini isteyen anketlerde, etkili iş yazma becerileri listenin en başında yer alır. İşverenler, bilgileri düzenli ve tutarlı bir şekilde iletebilen, iyi iletişimin önüne geçen dikkatsiz yazma hatalarından uzak çalışanlar isterler. Yanlış kullanılan bir kelime veya yanlış yerde virgül, amaçlanan mesajdan başka bir şey iletebilir. İş belgelerinde netlik eksikliği, memnun olmayan müşterilere ve hatta davalara yol açabilir.

Ciddi yasal sonuçlar olmasa bile, dilbilgisi ve noktalama hatalarıyla dolu bir belge, yazarı kötü bir şekilde yansıtır. Kötü yazı güvenilirlikten ve ikna edicilikten yoksundur. Güven uyandırmaz. Can sıkıcı.

20 yılı aşkın bir süredir kurumsal bir avukat olarak, birçok iş iletişimini gözden geçirdim. Dilbilgisi ve noktalama işaretlerindeki yaygın hataların nasıl bozuk iletişimlere, rahatsız müşterilere ve kariyerlerinde aksamaya neden olduğunu ilk elden gördüm. İşte iş yazımındaki en sinir bozucu beş hatanın listesi ve bunlardan nasıl kaçınabileceğiniz.

1. Yanlış Yerleştirilen Kesme İşareti

Okuyucularda, yanlış yerleştirilmiş kesme işareti, iyelik formunun bir şeyden daha fazlasını belirtmek için kullanılmasıyla aynı kara tahta üzerinde tırnaklarla aynı tepkiyi ortaya çıkarabilecek başka bir yazma hatası olmayabilir. Bu hata sinir bozucu çünkü çok yaygın ve iş yazımı ile sınırlı değil. Hepiniz gördünüz:

• Kahvaltıda krep yedim.
• Smith yeni bir araba aldı.
• 1960'lar çılgın bir on yıldı.

Çoğulları gösterdiğini iddia eden bir kesme işareti salgınına rağmen, yalnızca bir şeye sahip olan çoğullar için kesme işaretine ihtiyaç vardır ve bu kesme işareti genellikle "s" harfini takip eder:

• Kreplerin kabarık dokusu
• Smiths'in yeni arabası
• 1960'ların sosyal kargaşası

Çoğulu belirtmek için kesme işaretinin kullanılmasının kabul edilebilir olduğu yalnızca birkaç örnek vardır. Bu durumlarda, karışıklığı önlemek için kesme işareti gereklidir:

• Karnesine üç A almış. ("As" kelimesiyle karıştırılmaması için kesme işareti kullanın.)
• Beş # 371KV sipariş edin. ("S" nin seri numarasının bir parçası olmadığını göstermek için kesme işareti kullanın.)

2. Benim, Kendim ve Benim Hakkımda Karışıklık

"Herhangi bir sorunuz varsa lütfen Jane veya kendimle iletişime geçin" şeklinde sonlanan bir iş iletişimini kaç kez okudunuz? Yazar ya kulağa daha zarif gelen "kendimi" "ben" yerine kullanarak sofistike bir ses çıkarmaya çalışıyor veya karışımda Jane ile "ben" mi yoksa "ben" mi kullanacağım konusunda kafası karışıyor ve "kendime" yerleşiyor. " Sonuç, dönüşlü şahıs zamirinin sinir bozucu ve çok yaygın bir şekilde kötüye kullanılmasıdır.

Basit bir test uygulayarak aynı hatayı yapmaktan kurtulabilirsiniz. Jane'i resmin dışında bırakın ve cümlenin kulağa nasıl geldiğini görün. "Herhangi bir sorunuz varsa lütfen kendimle iletişime geçin" der misiniz? Hayır, "lütfen benimle iletişime geçin." Sağ? Bu durumda "kendimi" kullanırsanız, dilbilgisi ile ilgili ek yardım için okumaya devam etmeniz gerekir.

"Ben, ben ve ben" şahıs zamirinin üç farklı halidir. Durum, zamirin bir cümlenin öznesi veya nesnesi olarak işlev görmesine bağlı olarak değişir.

İçin konuya bir cümle (cümle ne hakkında olduğunu söyler isim), kullanım "ı" nin:

• Mektubu ben yazdım.

İçin nesnenin bir cümlenin (fiil anlam ya da edat öbeği tamamlar verir isim), kullanım "Benim":

• Sorularınız varsa bana sorabilirsiniz.
• Sorular bana yönlendirilebilir.

Eylemin konusu ve eylemin nesnesi aynıysa, refleksif zamir "kendim" i kullanın:

• Ben kendim yaptım.
• Aynada kendime baktım.

Kendinizi görmek için aynaya ihtiyacınız olduğu gibi, "kendim" (veya kendiniz, vb.) Gibi dönüşlü bir zamir, cümle içinde onu yansıtmak için başka bir isme veya zamire ihtiyaç duyar. Hiçbiri yoksa, uygun şekilde öznel durumu (I) veya nesnel durumu (ben) kullanın.

3. Rastgele Virgüller

Virgül hakkında yazmakta tereddüt ediyorum çünkü aldatıcı şeyler olabilirler. Aslında, önceki cümlede "virgül" ve "çünkü" sözcükleri arasında virgül bulunmasının gerekip gerekmediğine dair birkaç paragrafa geçebilirim. Ama yapmayacağım, çünkü virgülle ilgili sorunum, iki bağımsız cümleyi birbirine bağlayan bir birleşimden önce virgül kullanılıp kullanılmayacağından daha basit. (Merak ediyorsanız buradaki cevabım hayır; cümlecikler kısa ve düşünce ile yakından ilgili.)

Virgüllerle ilgili en can sıkıcı sorun, rastgele göründüklerinde, cümlelerde, ihtiyaç duyulmadıklarında ve ait olmadıklarında ortaya çıkar. (Evet, burada bir noktaya değinmeye çalışıyorum.)

Basit cümlelerde seri virgül kullanıp kullanmaman umurumda değil. Koordinat sıfatları arasında virgül olmaması konusunda fazla telaşlanmayacağım. İngiliz arkadaşlarım bana Amerikan İngilizcesinde çok fazla virgül kullandığımızı söylüyor. Zorlayıcı Amerikan kullanım kuralları, bu kadar çok iş yazarının bunları aşırı kullanmasının tam nedeni olabilir.

Virgülle ilgili sorun, göze bir an için okumayı bırakmasını söylemesidir. Konuşurken nefes almak gibi bir mola vermeniz gerektiğinde sorun değil. Ancak beklenmedik virgüller hıçkırık gibidir. Can sıkıcıdırlar.

Bunları ne zaman kullanacağınıza dair düzinelerce kural vardır, ancak bunlardan herhangi birini hatırlarsanız, şunu unutmayın: Virgül kullanmak için belirli bir neden düşünemiyorsanız, kullanmayın.

Şu durumlarda asla virgül kullanmayın:

• Tanımlayıcı bir kelime ile tanımladığı isim arasında: "Kötü yazılmış mektubu okudum." Yanlış
• Özne ve fiil arasında: "Kötü yazılmış mektup beni kızdırdı." Yanlış
• Bir bağlantıyla birleştirilen tek konulu iki cümle arasında: "Harfi okudum ve tüm noktalama hatalarını düzelttim." Yanlış
• Kısıtlayıcı bir cümle (cümlenin anlamı için gerekli olan) belirtmek için: "Bu makaleye ilham veren mektup, can sıkıcı noktalama hatalarıyla doluydu." Yanlış

4. "Gibi" nin Kötüye Kullanımı

İş yazımında "olduğu gibi" ifadesi, daha resmi bir kelimeye ihtiyaç varmış gibi "bu nedenle" demenin daha güzel bir yolu olarak sıklıkla kullanılır. Örneğin, bir mektupta "Bu yazışma, sözleşmemizi yerine getirmediğinize dair bir bildirim görevi görebilir. Bu nedenle, temerrüdü gidermek için 10 gününüz var, yoksa sözleşme feshedilecektir." Bu örnekte "olduğu gibi", "bu nedenle" veya "sonuç olarak" anlamında "bu nedenle" yerine kullanılmaktadır. Bu yanlış.

Doğru kullanıldığında, "olduğu gibi" ifadesi okuyucuyu kendisinden önceki isim veya isim ifadesinin kimliğine, niteliğine veya kapasitesine atıfta bulunur:

• "Dilbilgisi konusunda titizim. Bu nedenle, bir yazar katılımcıları salladığında sinirleniyorum." Doğru

"Olduğu gibi" yanlış kullanmaktan kaçınmak için, kendinize "ne gibi" diye sorun. Öncül isim uyuyorsa, kullanım doğrudur:

• "Dilbilgisi konusunda titiz biri olarak, bir yazar katılımcıları salladığında sinirleniyorum." Doğru

Okuyucuya "olduğu gibi" bir önceki isme atıfta bulunmuyorsa, kullanım yanlıştır:

• "Yazar, gramer kurallarına dikkat etmediği için katılımcıları salladı. Bu nedenle okuyucularını kızdırdı." Yanlış

"Böyle" yi yakındaki herhangi bir önceki isim veya isim cümlesiyle değiştirip değiştiremeyeceğinizi sorun:

• Dilbilgisi kuralları olarak okuyucularını kızdırdı.
• Yazar olarak okurlarını kızdırdı.
• Katılımcılar olarak okurlarını kızdırdı.

Eğer ikame bir anlam ifade etmiyorsa veya ikinci örnek durumunda amaçlanan anlamı tam olarak aktarmıyorsa, "olduğu gibi" ifadesinin kullanılması uygun değildir. Okuyucularınızı rahatsız etmekten kaçınmak için, "bu nedenle" kullanın veya geçiş ifadesini daha anlamlı bir kelime veya kelime öbeği ile değiştirin.

5. "Verbiage" nin Yanlış Kullanımı

Bu bir dilbilgisi veya noktalama işareti değil, aşağılayıcı bir kelimenin yaygın ama gizemli bir şekilde kötüye kullanılması meselesi. Bir şirket avukatı olarak, neredeyse her gün şöyle bir e-posta alırdım, "Ekteki belgenin ikinci paragrafındaki sözleri gözden geçirip sorun olup olmadığını bana bildirebilir misiniz?" Ne zaman keskin bir cevap vermekten kendimi alıkoymak zorunda kaldım, "Eğer laftan ibaretse, neden vaktimi boşa harcıyorsun?"

Verbiage, "metin", "kelimeler", "üslup", "içerik" veya e-postanın yazarının yasal incelememi istemek için kullanmış olabileceği diğer kelimeler anlamına gelmez. "Verbiage", çok fazla kelime veya aşırı teknik ifadeler kullanan konuşma veya yazı anlamına gelir. Bu iyi bir şey değil. Bir yazar laf kalabalığından kaçınmalıdır, bu terimi yazılı çalışmasını tanımlamak için kullanmamalıdır.

Bonus İpucu: Dilinizi Basitleştirin

Bu, iş tarzı yazma hakkında son bir dersi getiriyor. Daha iyi seçim sade ve açıklayıcı olduğunda, insanları süslü kelimeler kullanarak etkilemeye çalışmayın. İş konuşması uydurma, kulağa hoş gelen kelimelerle doludur. Onları kullanma tuzağına düşmeyin. "Kullan" iyi çalıştığında "kullan" deme. Özellikle süslü sözünüzün ne anlama geldiğini anlamıyorsanız, iddialı ve daha kötü görüneceksiniz.

İş Yazışmaları Anketi

Yazmada Ek Yardım