Etkili bir toplantının 4 aşaması açıklandı

Fotoğraf: rawpixel.com, Unsplash

The Office'in Amerikan versiyonunun neredeyse her bölümünde, Steve Carell'in tuhaf Michael Scott'ı, çalışanlarını kötü başlayan, hiçbir yere gitmeyen ve genellikle birinin işten çıkarılma, fiziksel yaralanma veya istenmeyen bir tehditle tehdit edilmesiyle sonuçlanan bir toplantı için konferans odasına davet etti. sarılmak. Gerçek hayatta, iş yeri toplantıları (veya herhangi bir yerde, gerçekten - kilise, okul sonrası programlar, hatta ailenizle bir oturma oturumu) eşit derecede keyfi ve rahatsızlık verebilir. Amaç beyin fırtınası yapmak ve nihayetinde çözümlere ulaşmaksa, o zaman bir toplantı odası masasının etrafında toplanmak veya tanımlanmış bir yön olmaksızın Zoom aracılığıyla 40 çalışanı yuvarlamak, yelkensiz bir yelkenliye atlamak gibidir. Cidden hiçbir yere gitmiyorsun.

Aralarında pek çok ilerleme kaydedilerek güçlü bir şekilde başlayan ve biten daha iyi toplantılar için bu adımları izleyin.

Etkili Bir Toplantı Yapmanın İpuçları

Üyelerin dikkatini dağıtmayacak bir zaman ve yer seçin. Yemekhanenin karşısındaki bir ofiste öğle yemeğinden bir saat önce toplantı yapmak, katılımcılar için hiç de ilgi çekici olmayacaktır.
Toplantıyı sanal olarak yönetebiliyorsanız, yapın. İnsanlardan artık tek bir yerde buluşmak için günlerini değiştirmelerini istemenin hiçbir nedeni yok.
Amacınızın sağlam ve kesin bir amacı olduğundan emin olun. Bir sonraki çeyreğin bütçesini azaltmanın yollarını tartışmak için toplantı yeterince dar değil. "Önümüzdeki Çeyrekte Hangi Üç Şeye Para Harcamamız Gerekmediğine Karar Vermek" temasını yapın.
Yalnızca toplantı noktasıyla alakalı kişileri davet edin. İnsanlar genellikle toplantılara gitmeyi sevmezler, bu yüzden sorunu çözmek için gerekli olmayan kimseyi katılmaya zorlamayın.
Toplantı başlamadan önce temel kurallar oluşturun ve tüm katılımcıların bir kopyasının içeri girdiğinden emin olun - evrensel olarak mükemmel bir temel kural "birbirini kesintiye uğratmamaktır".
Toplantıdan sonraki 24 saat içinde takip e-postaları gönderin, onaylayın ve alınan kararlar ve bu kararlarda belirli rolleri kimin üstleneceği.

Etkili Toplantıların 4 Aşaması

Etkili toplantılar yürütmenin ilk farkına varmanız gereken şey, havasız bir toplantı odasına girdiğinizde sihirli bir şekilde bir araya gelmemeleridir. Her harika buluşmada olduğu gibi, bir planlama ve hazırlık unsuru vardır ve bu olmadan gerçek bir toplantı tamamen anlamsızdır.

Etkili toplantıların dört aşaması şunlardır:

Hazırlık. Bu, toplantınızın neyle ilgili olduğunu gerçekten tanımlama zamanı. Yaz stajyerlerinden nasıl daha iyi yararlanılacağına dair bir beyin fırtınası seansı mı? Sanat departmanının bütçesinde fazladan nereye harcayacağınıza karar vermeye mi çalışıyorsunuz? İyi biçimlendirilmiş bir ana tartışma konusuna sahip olmak, toplantının başarısının anahtarıdır çünkü katılımcılar, rutinlerinden alınan bu fazladan zamanın değerli olduğunu hissetmek isterler.
Toplantı. Toplantı sırasında, size sırasında oluşan gündemi takip emin olacaktır p onarım o gerekenden daha toplantı uzun hale noktaları konuşurken tüm anahtar yukarı getirilir ve herkes gidiyor konu dışı olmadan girişini katkıda bulunmak için bir şans verildiği şekilde olmak.
Kapanış. Toplantının planlanmasından birkaç dakika önce tartışmaları tamamlayacak, gerekirse bir sonraki toplantı için bir zaman ayarlayacak ve katılımcıların herhangi bir ek soru için sizinle iletişime geçme fırsatını gözden geçireceksiniz.
Takip etmek. Takip, toplantı kalitesi için hazırlık aşaması kadar önemlidir. Bu, toplantı sırasında alınan kararların doğru şekilde uygulandığından emin olmak için boşlukları kapattığınız ve yarım kalmış işleri tamamladığınız yerdir.

Bir toplantının tüm aşamaları arasında en çok zaman alması gereken şey hazırlıktır. Sessiz bir ortama yerleşin ve yaklaşan toplantıdan ne istediğinizi planlayın, yalnızca iyileştirmeleri uygulamaya yardımcı olacak şeylere odaklanın.

Alejandro Escamilla tarafından Unsplash

Etkili Bir Toplantıya Hazırlanmak

Toplantının Amacına Karar Verin

Burada bir toplantı planlamasının en önemli aşamasındayız - neden buluşacağınıza karar veriyoruz. İlk etapta buluşmanın amacına karar vermek için kendinize iki basit soru sorun:

Hangi sorunun ele alınması gerekiyor?
Sorunun neden ele alınması gerekiyor?

Bu soruların cevapları toplantının amacı olacaktır.

En İyi Zamanı ve Yeri Seçin

Beyin fırtınası ve açık tartışma için uygun bir zaman ve yer ve grubunuzun büyüklüğüne en iyi ne tür bir ortam uyacağını düşünün.

Uzak bir konum seçerseniz, Zoom gibi bir görüntülü sohbet servisinden, basit bir konferans görüşmesinden veya hatta bir mesajlaşma servisi aracılığıyla bir sohbet görüşmesinden yararlanabilirsiniz. Uzaktan toplantıların büyük bir avantajı, katılımcılar nerede olurlarsa olsunlar telefonlarıyla katılabilecekleri için zamanın çok daha esnek olabilmesidir.

Yüz yüze görüşmeyi seçerseniz, midelerin gürlemeyeceği ve gözlerin saate bakmayacağı bir zaman seçmeyi düşünün. Çalışmadan hemen önce veya öğle yemeğinden hemen önce bir toplantı muhtemelen kötü bir fikirdir.

Ajanda Oluşturun

Ardından, bir gündem oluşturmanız gerekecek. Bazen bir "yol haritası" olarak adlandırılan gündem, toplantıya rehberlik eder ve kondüktör olarak size yardımcı olur ve ilgili diğer herkes, nerede olduğunuz ve nereye gitmeniz gerektiği konusunda sekmeler tutar.

İyi bir toplantı gündemi şunları içerecektir:

Tartışılması gereken konular
Her bir özel konuyla ilgili temel konuşma noktaları
Toplantı için tanımlanmış bir başlangıç ve bitiş zamanı
Bitiş zamanından önce sorular için oda

Bir gündem şunun gibi görünebilir:

Toplantı Takvimi

15:00 Toplantı başlıyor

3: 00-3: 05 Katılımcıların tanıtımı ve konu

3: 05-3: 20 Konunun tartışılması ve konuşma konuları

3: 20-3: 30 Sorular

15:30 Toplantı biter

Bitiş Saati: 15:30

Ana Endişe Konusu: Yeni Otomat Makinelerini Nereye Koymalıyız?

Üç yeni satış makinesi olacak - ikisi atıştırmalıklar ve biri içecekler için
Tüm satış makineleri tek bir yerde mi yoksa bina içinde mi yer almalı?
Yangın kodu, otomatların bina çıkışlarının yakınında bulunamayacağını belirtir

Lütfen ek soru ve endişelerinizi 28 Haziran'a kadar [email protected] adresine e-posta ile gönderin.

Bu gündem, toplantının yolu için net yönergeler belirlediği için işe yarar. Gündeminizi yazdırın ve toplantının başında her katılımcıya dağıtın veya önceden e-posta ile gönderin, böylece herkes gündemi gözden geçirme ve toplantı boyunca geri dönme şansı elde edebilir. Ayrıca, tartışma boyunca her zaman sizin ve katılımcıların önünde olması için toplantı yaptığınız her yere postalamak da iyi bir fikirdir.

Üyeleri Seçin ve Toplantıya Davet Edin

Toplantıda kimin ve neden olacağına karar verin
Üyelerin isteklerini e-posta, metin veya başka bir profesyonel iletişim yoluyla gönderin

Temel Kuralları Oluşturun

Sınırlar, bir toplumun çoğunlukla sivil bir devlette işlemesine yardımcı olur. Toplantınızı bir mini topluluk olarak düşünün ve Temel Kurallar adı verilen bazı sınırlar belirleyin . Etkili bir toplantı için temel kurallar oluşturmak, spesifik olmak ve aşağıdakiler gibi olası dikkat dağıtıcı unsurları ele almak için:

Teknoloji. Toplantı sırasında telefonlara ve bilgisayarlara izin verilmeli mi?
Diğer üyelere saygı duymak. Sözünü kesmek, yüksek sesle konuşmak, birbirinizin üzerine ya da çok uzun süre caydırılmalıdır.
Aralar. Toplantı uzun sürecekse, herhangi bir ara olacak mı ve üyeler ne zaman ve nerede tekrar buluşmayı beklemeli?

Temel Kural Hedefleri

Temel kurallar spesifik olmalı ve toplantıda bulunan herkesin verimli bir çevreye girme ve katılma şansı olmasını sağlamalıdır.

Kritik Roller Atayın

İyi yağlanmış herhangi bir makine gibi, başarılı bir toplantı, onu yürüten kişiden daha fazlasını gerektirir. Baştan sona uğuldamaya devam etmesine yardımcı olmak için toplantıda üç kritik rol atamanız gerekecek.

Kolaylaştırıcı

Kolaylaştırıcı, toplantının yolunda gitmesini sağlar, temel kuralları uygular ve görüşmenin konu dışına çıkması durumunda üyelerin toplantının amacına geri dönmesine yardımcı olur.

Zaman hakemi

Zaman tutucu, toplantının tanımlanmış başlangıç ve bitiş zamanlarını takip edecek, üyelere periyodik olarak ne kadar zamanın geçtiğini ve ne kadar zaman kaldığını hatırlatacaktır.

Ses kayıt cihazı

Kayıt cihazı, toplantı sırasında ortaya atılan fikirleri kaydeder ve konuşmanın kafa karıştırıcı hale gelmesi durumunda, kaydedilen tüm bilgilerin yardımcı olması ve toplantıdan sonra etkili bir referans olarak kullanılabilmesi için açıklama yapılmasını sağlar.

Malzemeleri Tedarik ve Organize Etme

Toplantı için hangi malzemelerin gerekli olduğuna karar verin ve bunları toplantı saatinden önce toplayın. Bu nedenle, bir dizüstü bilgisayar kullanacaksanız, toplantının ortasında güncellemeye başlamayacağından emin olun ve herkesin not almasını bekliyorsanız, ortalıkta dolaşmak için yeterince kalem ve not defteri alın. Verileri sunmayı planlıyorsanız, rakamlarınızı desteklemek için birkaç görsel oluşturmak için zaman ayırın.

Toplantıya iyi tanımlanmış bir veya iki konuyu ele almaya hazır olun. Çok fazla tartışma noktası gerçek ilerlemeyi engelleyebilir ve teğet olmayan tartışmalara yol açabilir.

Tim Gouw tarafından Unplash üzerinden fotoğraf

Toplantı

Tanıtımlar

Tüm toplantı üyelerini birbirleriyle tanıştırmak için kısa bir giriş yapın, ardından toplantının amacını belirtin ve temel kuralları gözden geçirin, böylece herkes toplantının nasıl gideceğini net bir şekilde anlayabilir.

Toplantının Amacını Belirtin

Toplantının amacını, neden hepinizin orada olduğunu ve neyi başarmayı umduğunuzu gözden geçirin (üç yeni satış makinesi için en iyi yer veya konumlar konusunda oybirliğiyle bir karara varmak için).

Gündemi gözden geçirin

Yüz yüze toplantılar için, tartışılacak konuları, konuşma noktalarını ve başlangıç ve bitiş saatlerini içeren gündemin basılı kopyalarını dağıtın.

Uzak toplantılar için, başlamadan önce herkesin gönderildiğini ve gündeme erişimi olup olmadığını iki kez kontrol edin. Tartışmaya girmeden önce katılımcılara fazladan bir dakika verin.

Toplantıyı tamamlamak ve ona bağlı kalmak için bir zaman belirleyin. Çalışanlarınız ve meslektaşlarınız kararlılığınızı takdir edeceklerdir. Herkesi başka sorularla size e-posta göndermeye teşvik edin, böylece kimse yarım kalmış gibi kalmaz.

Fotoğraf: Eder Pozo Perez, Unsplash

Toplantıyı Kapatma

Sarma

Toplantı gerçekten iyi gidiyor ve herkes harika fikirler üretiyor olsa bile, toplantının başında belirlenen son bitiş zamanına bağlı kalmak önemlidir. Tartışılacak daha fazla şey varsa, bu takip aşamasında yapılabilir.

Düzgün bir kapanışa sahip olmak için:

Toplantının sonunda üyelerin soru sorması ve cevaplaması için birkaç dakika verin.
Bir çözüme ulaşılıp ulaşılmadığına veya bir sonraki toplantıda tekrar tartışılıp tartışılmayacağına karar verin.
Bir çözüme ulaşıldıysa, belirli bir zaman çizelgesi olan bir eylem planı oluşturun.
Bir çözüme ulaşılmadıysa, yakın gelecekte gerçekleşecek başka bir buluşma zamanı belirleyin.

Bir Eylem Planı Oluşturmak

Bir eylem planı oluşturma zamanı geldiğinde, aşağıdaki öğeleri eklemeniz gerekir:

Çözüm. Çözüm, üç satış makinesinin tümünü, ortadaki içecek makinesi ile tek bir merkezi konuma taşımaktır, böylece makinelerin bulunması kolay ve tüm atıştırmalıklar tek bir yerden satın alınabilir.
Çözüm nasıl uygulanır? Bu çözümü uygulamak için, makineler banyoların karşısındaki salona taşınacak.
Çözümü ve özel rollerini uygulamanın bir parçası olacak. Jackie, makinelerin nereye kurulacağını bildirmek için satıcılarla iletişime geçecek ve Juan, makinelerin doğru yere kurulmasını sağlamak için kurulum gününde onlarla buluşacak.
Çözüm süreci için bir zaman çizelgesi. Jackie, bilgileri Pazartesi sabahı satıcıları arayacak ve kurulum için bir tarih belirlerken, Juan satıcılarla buluşmak için olağan sabah görevlerinden izin istemek için müdürüyle iletişime geçecektir.

Toplantıdan sonraki bir hafta içinde, e-posta yoluyla katılımcılarla toplantı takibi yaparak her türlü soruyu netleştirin ve toplantı sonrası ortaya çıkan endişeleri giderin. Toplantınızdan tam anlamıyla yararlanmak için iletişim hatlarını açık tutun.

Unsplash aracılığıyla Andrew Neel tarafından fotoğraf

Takip etmek

Takip E-postaları Gönderin

Kayıt cihazının notlarını bir takip e-postası ile toplantı katılımcılarına göndererek, toplantı sona erdikten sonra devam eden ivmeyi sürdürün. Herkese Jackie ve Juan'ın görevlerini hatırlatın ve herhangi bir sorun veya soru ortaya çıkarsa herkesin iletişim bilgilerinize sahip olmasını sağlayın.

Bireysel Takip E-postaları Gönderin

Çözümü uygulamak için belirli görevleri yerine getirmek üzere seçilenler için, ilerlemeyi kontrol etmek için bir e-posta gönderin ve zaman çizelgesini engelleyebilecek sorunları görüşün. Juan'ın, satıcılarla buluşmak için izin almak için müdüründen onay aldığından emin olun ve bir kurulum zamanını ve yerini onaylamak için Jackie'nin satıcılarla temasa geçtiğini Pazartesi öğleden sonra iki kez kontrol edin.

Kısa ve oldukça etkili bir toplantı için bu basit yönergelere uymak, sizin ve meslektaşlarınızın, tamamen rayından çıkmadan sorunların üstesinden gelmenize yardımcı olacaktır.