Bir iç denetçi ne yapar?

Bir iç denetçi ne yapar? Bulmak!

Ne yaparsın?

Yıllar geçtikçe, ailem ve arkadaşlarımın ne iş yaptığımı bilmediklerini söylemelerine alıştım. İlginç bulduğum şey, muhasebe firmalarında denetim rollerine başvurduğumda aldığım geri bildirimlerin bir kısmının 'Yaptığımız şeye nereye uyacağınızı bilmiyoruz' olmasıydı.

Şimdi lütfen bunu muhasebecilerle konuştuğum için almayın, onlara ve yaptıkları işe çok saygı duyuyorum. Rollerinin, benim rolüm gibi birlikte çalıştıkları kuruluşlar için bir amacı ve değeri vardır. Rollerimizin amacı ve değeri çok farklı.

Muhasebeci olmadığımı daha önce söylemiştim. Ne yapmam gerektiği sorulduğunda genellikle 'Uyumluluk ve operasyonel denetimlerde uzmanım' veya 'İş insanlarının uyum sorunları ile uğraşırken sık sık hissettikleri endişeyi ve stresi gideriyorum' şeklinde yanıt veririm.

Ama bu tam olarak ne anlama geliyor?

Uygunluk ve Operasyonel Denetimler

İlk olarak, uyum denetimleri ile operasyonel denetimler hakkında küçük bir açıklama.

Uygunluk denetimleri, harici bir belgeyle ilgili tüm denetimlerdir. Bu şunları içerebilir:

• Emlak Acenteleri Yasası gibi mevzuat
• ISO 9001 veya İyi Üretim Uygulaması gibi standartlar
• mal sağlamanıza izin veren bir sözleşme veya senet
• hizmetler - istihdam hizmetleri sağlamak için devlet sözleşmeleri gibi

Temel olarak, kendi yazmadığınız ve takip etmeniz gereken herhangi bir belgeyle ilgilidir, yani buna uygunsunuz, böylece seçtiğiniz alanda çalışmaya devam edebilir ve mallarınızı veya hizmetlerinizi sağlayabilirsiniz.

Çoğu sektörde, uyumlu olmaları gereken bir dizi farklı harici belge vardır, bu nedenle bazen karmaşıklaşabilir.

İç denetçiniz bir uygunluk denetimine hazırlanmanıza yardımcı olabilirken, fiili denetim bir dış denetçi tarafından gerçekleştirilir. Dış denetçiler, denetim yaptıkları belgeden sorumlu olan yönetim organı tarafından istihdam edilir.

Örneğin, Tüketici İşlerinden bir denetçi, kanunun gerekliliklerini takip edip etmediklerini belirlemek için bir emlak ajansını denetleyecektir. İstihdam Departmanından bir denetçi, Tapuda ve kendi sözleşmelerinde belirtilen kurallara uyduklarından emin olmak için bir istihdam hizmetleri sağlayıcısını denetleyecektir.

Kuruluşlar 'Denetime Hazır' olduklarından bahsettiklerinde uyum denetimlerinden bahsediyorlar. Dış denetimi geçtiklerinden ve ticarete devam edebileceklerinden emin olmak istiyorlar.

Bunun aksine, operasyonel denetimler tamamen kendi iç politikalarınız, prosedürleriniz, çalışma talimatlarınız ve işletmeniz için oluşturduğunuz sayısız diğer belgelerle ilgilidir.

Bu belgelerin işletmenizin kültürünü oluşturduğunu düşünmeyi seviyorum.

Senin işin

İşinize başladığınızda, size yapıyı veya işinizin nasıl görünmesini istediğinizi veren iş planınızı bir araya getirirsiniz, örneğin, bir şirkete karşı bağımsız tüccar, ürünlerin imalatı veya bir hizmet sağlama.

Dahili belgeleriniz işletmenizin hissini yaratır, esasen işletmenizin kalbidir. Personelinizin birbirleriyle ve müşterilerle / müşterilerle nasıl etkileşimde bulunmasını istediğinizi ve ayrıca ürünlerinizin veya hizmetlerinizin sahip olmasını istediğiniz kalite ve tutarlılık seviyesini belirtirler.

İyi bir iç denetçi sadece bu belgeleri nasıl okuyacağını değil, aynı zamanda onları nasıl konuşturacağını da bilir!

Bu belgelerin her biri işletmenizin hikayesini oluşturur. Size işin nerede olduğunu, şu anda nerede olduğunu, nereye götürmek istediğinizi ve oraya ulaşmanızı engelleyen şeyin ne olduğunu söyleyebilirler.

İyi planlanmış bir iç denetim programı, önümüzdeki yıllarda stratejik planlama için ihtiyaç duyduğunuz bilgilerin çoğunu sağlayabilir.

İlgili harici belgelere referans vermek ve politikalarınızı ve prosedürlerinizi gereksinimleriyle uyumlu hale getirmek gibi dahili belgelerinizi oluştururken uyum denetimi gereksinimlerinizi dikkate alarak, tüm operasyonel denetimlerin de denetime hazır olmanıza yardımcı olduğundan emin olabilirsiniz.

Nereye uyuyorum

Öyleyse, ne yaptığım sorusuna geri dönelim.

Kısa cevap - yukarıdakilerin tümü ve daha fazlası!

Aslında herhangi bir aşamada gelebilirim, örneğin:

• Dahili belgelerin oluşturulması
• Bir iç denetim programı oluşturmak
• Yeni denetçiler yetiştirmek
• Bir denetim programı oluşturmak ve buna uygun risk

  değerlendirmelerini yürütmek

• Operasyonel denetimlerin yürütülmesi ve raporlanması
• Uygunluk denetimleri için hazırlık
• Ve evet, uyum denetimlerini bile

  kendileri gerçekleştirir

Bu karmaşık bir meslektir, genellikle deneyiminiz olmayan sektörler için çok çeşitli yasal belgeleri anlayabilmeniz ve yorumlayabilmeniz gerekir. Üstelik her zaman önünüze çıkan zorluklar vardır.

Şimdiye kadar en sevdiğim zorluk, bir

iç denetim programını tamamen gözden geçirmekti:

• Tüm yeni politikaları, prosedürleri, çalışma

  talimatlarını ve formlarını oluşturun,

• Risk değerlendirme araçları oluşturun ve

  ilk değerlendirmeleri önceden yapın,

• Hem

  baş denetçiler hem de destek denetçileri için bir eğitim paketi oluşturun ve sunun

Ve hepsini yapmak ve programı çalıştırmak için altı haftam vardı - hey, kimin uykuya ihtiyacı var ki! Ama dürüst olmak gerekirse, başka türlü olamazdım.

Lütfen Dikkat: Yukarıdaki makale bağımsız denetim tavsiyesi olarak kullanılmak üzere tasarlanmamıştır.

© 2017 Katrina McKenzie