Başarılı bir ticaret fuarı deneyimi için plan yapın

Firmanızın Bir Ticaret Fuarına Katılması Gereken Nedenler

Ticari fuarlar, yeni potansiyel müşteriler oluşturmanın ve potansiyel satıcılar ve ortaklarla tanışmanın harika bir yoludur. Ticari fuarlarda sergilenmek, önemli miktarda planlama süresi, güçlü proje yönetimi, bir bütçe planlama ve yönetme ve çeşitli insanlarla çalışma becerisi gerektirir. Ticari fuarlar bir yatırım olduğundan, yere, izleyicilere ve diğer katılımcılara dikkatlice düşünülmelidir.

Müşterilerinizin ve potansiyel müşterilerinizin her yıl belirli bir ticaret fuarına katıldığını biliyorsanız ve rakiplerinizden açık bir şekilde farklılaştıran bir ürün, hizmet veya çözüme sahipseniz, sergiye kaydolmanız gerekir. Sektörünüze ve sunduğunuz hizmete bağlı olarak, standınızda anlaşmalar yapmayı beklemeyin. Bunun yerine, potansiyel ortaklar, satıcılar ve ajanslarla yeni ilişkiler kurmanın başlangıcı olarak bakın.

Firmanızın Ticaret Fuarına Katılmaması Gereken Nedenler

Şirketiniz her yıl aynı etkinliğe katılırsa ve yeni bir iş kazanmazsa, etkinlikte sergilemeye devam edip etmeme konusunda bir tartışma yapılmalıdır.

Seyirci değişmezse, katılımcılar değişmez ve sunacak yeni bir şeyiniz yoksa, bu bütçeyi harcamak için muhtemelen daha etkili bir yol bulabilirsiniz. Örneğin, bu paraları Tıklama Başına Ödeme kampanyalarınıza veya yeniden pazarlama reklamları için yatırabilirsiniz. Yeniden pazarlama reklamları, markanızı ve değer teklifinizi web sitesi ziyaretçilerinin önünde tutmaya yöneliktir.

Fiyat listelerine ve rakiplerinizin gizli sosuna erişmek istediğiniz için katılmayı planlıyorsanız, bunu bir ticaret fuarında bulamazsınız. İlişki kurmakla ilgilenmiyorsanız, ticaret fuarı muhtemelen iyi bir yatırım değildir.

Anket Sorusu

Yıllık Ticari Fuar ve Konferanslarda Sergileme Planlaması

Büyük bir ticaret fuarı için planlama yapmak birkaç ay sürebilir ve bir proje yöneticisinin bu tür etkinlik planlamasını yönetmesi önemlidir. Bu, zaman çizelgelerinin karşılanmasını, bütçelerin yolunda gitmesini ve tüm fırsatların tamamen incelenmesini sağlayacaktır.

Çoğu endüstri fuarı bir takvim yılını takip eder ancak konuma göre değişir. Örneğin, bir ticaret fuarı genellikle her yıl sonbaharda düzenlenir, ancak tarihler bir veya iki hafta dalgalanabilir. Bu, mekanın planlaması nedeniyle veya şovun her zaman Pazar günü başlaması ve her zaman Çarşamba günü bitmesi nedeniyle olabilir.

Bir ticaret fuarı bütçesini yönetmek, yöneticinin en fazla etkiyi yaratabilecekleri ticaret fuarlarını seçmesini gerektirir. Etkinliğe sponsor olan şirketleri öğrenmek için çevrimiçi materyali inceleyin. Konuşmacıların kimler olacağını bulun ve temanın yıl için stratejinize uyup uymadığını belirleyin.

Uyumluluk yoksa, markanızla, hedef kitlenizle uyumlu olacak ve doğru türde beklentilere sahip olacak diğer konferanslara göz atın.

Konuşma fırsatları tipik olarak büyük bir sponsorluk paketinin parçasıdır. Bununla birlikte, ekibinizdeki bir yönetici etki yaratabilirse, sponsorluğun şirketinize nasıl fayda sağlayacağını düşünün.

Stand Düzeni Oturma Düzeni Olmalıdır

Katılımcılar, birkaç dakika oturma şansını takdir edeceklerdir.

Şirketiniz İçin En İyi Sergi Alanı Nasıl Seçilir

Sergi alanı seçmek dikkatli bir planlama gerektirir. Yıllık ticaret fuarında uzun bir geçmişe sahip bir rakip ilk önce kendi alanını seçtiyse, koridorun karşısında veya yanında olmak istemeyebilirsiniz. Sergi alanını yöneten şirket, tipik olarak web sitesinde, seçili stand alanı ve diğer katılımcıların şirket adlarıyla birlikte bir zemin düzeni yayınlayacaktır. Büyük LED ekranlara ve iki düzine satış elemanına sahip bir şirketle rekabet etmek imkansız. Bu yüzden mekanınızı dikkatlice seçmek çok önemlidir. Aksi takdirde standınız gürültü içinde kaybolacaktır.

Sergi Depolama, İş Yapmanın Maliyetidir

Depolama için ödeme yapmak ve kasalı kabinlerinizi profesyonellerin yönetmesine izin vermek daha kolaydır.

Stant Depolaması İçin Ödeme Yapmanın Faydaları

20 x 30 stant birkaç büyük kasaya yerleştirildi ve hareket etmek için bir forklift gerekliydi. Şirket ofisinde barındırmak veya yönetmek için çok büyüktü. 6 'standını şirket içinde getirebilir ve farklı etkinliklere ve etkinliklere nakliyeyi yönetebilirdik. Bir sergi şirketinde barındırmanın yararı, stant panellerinin ve çerçevelerinin aşınma ve depoya her iade edildiğinde hasar açısından denetlenmesi anlamına geliyordu. Bir panel hasar görmüşse, kabini depoya geri koymadan önce yazdırıp değiştirebilirler.

Çevrimiçi portala bilgi girildikten ve gönderinin bir parçası olarak 'a la carte' menü öğeleri seçildikten sonra, sergi şirketi bana bir teklif e-postayla gönderecekti. Teklif, gidiş-dönüş nakliye için bir tahmindi. Teklif, paketleme, nakliye ve standın iadesini içeriyordu.

Ticaret Fuarı İzahnamesi ve Katılımcı Hizmet Kiti

Ticaret fuarına ev sahipliği yapan şirketin bir İzahnamesi ve bir Katılımcı Hizmet Kiti olacaktır. İzahname tarihler, konum, kabin alanı tahsisi ve otel rezervasyon bilgileri hakkında bilgi içerir. Ayrıca, Ortak programları, önceki yılla ilgili istatistikler, katılımcı demografik bilgileri ve etkinlik sırasında reklam ve sponsor fırsatları hakkında bilgiler de içerecektir.

Katılımcı Hizmet Kiti daha fazla detaya sahiptir ve fuardaki belirli maliyetler ve fırsatlarla daha ilgilidir. Kit ayrıca gösteri tedarikçileriyle ilgili bilgiler de içerecektir. Kabininizde ışıklar varsa, elektrik sipariş etmeniz gerekecektir. Standınızda ziyaretçi bilgilerini rozetleriyle yakalamak için tarayıcılar kullanmayı planlıyorsanız, kablosuz internet veya Wi-Fi'ye ihtiyacınız olacaktır. Yeşilliği sahte bitkiler şeklinde kullanmayı planlıyorsanız, gösteri dekoratörünün bol seçenekleri olacaktır.

Ticaret fuarı bir kongre merkezinde düzenleniyorsa, yerinde işçilikle ilgili beklentileri anlamanız gerekecektir. Büyük şovların çoğu, kabinleri monte etmek ve yıkmak için sendikalı işçi kullanıyor. Durum buysa, ne yapabileceğinizi ve kurulum ve çöküş şeklinde ne yapamayacağınızı bilmek çok önemlidir.

Bir Ticaret Fuarında Reklam Vermek Pahalıdır

Reklam dolarlarınızı hedef kitleniz tarafından görülecek yerde harcayın.

Sponsorluk ve Reklam Fırsatları

Ticaret fuarında standınızı çevreleyen yüzlerce detayı planladığınız süre boyunca, Sponsor olma ve reklam verme fırsatları hakkında çok sayıda e-posta ve telefon alacaksınız.

Sponsorluk ve Reklamcılık arasındaki fark 10.000 - 25.000 ABD Doları arasında olabilir. Gösteriye sponsor olmanın faydaları kademeli harcama şeklinde sunulacak. 25.000 $ 'lık bir sponsorluk size gösteri öncesi e-postalar ve şirket logonuzun kongre salonu veya otel balo salonu çevresindeki çeşitli yerlere yerleştirilmesi avantajını sağlayabilir.

Size kuruluşun dergisinde reklam verme fırsatı verilebilir ve ticari fuar web sitesinde (sponsorluk seviyenizle) ve kuruluşun web sitesinde dijital alan elde edebilirsiniz. Sponsorlu olmayan reklamlar kendi kendini açıklayıcıdır. Sponsorluğun faydaları olmadan yalnızca baskı veya dijital alan için ödeme yaparsınız.

Ticaret Fuarı E-posta Listeleri ve Harekete Geçirici Mesaj

Etkinlikte izleyicilerinizi ve katılımcıları anlamanız gerekir. Ev sahibi şirket genellikle etkinlikten 30 gün önce bir katılımcı listesine e-posta gönderir. Ancak liste genellikle şunlarla sınırlı olacaktır: Adı, Soyadı, Şirket Adı, İş Unvanı, Şehir ve Eyalet. Ev sahibi şirkette uymayı kabul ettiğiniz Koşullar, genellikle sizin (şirket) diğer katılımcılara e-posta göndermeyeceğiniz şartını içerecektir. Ancak, Sponsor şirket iseniz, sözleşmede bir uyarı olabilir.

Sponsor şirket olmanın avantajlarından biri, size üçüncü taraf, gösteri öncesi e-posta dağıtımına erişim sağlayabilir. Bir Sponsor şirket olarak deneyimime göre, bize e-posta metni ve onaylı bir üçüncü taraf şirkete bağlantılar sağlama fırsatı verildi. Şirketin e-posta adreslerine erişimi vardı ve bizim adımıza iki e-posta dağıtacaktı. Tarihleri ve saatleri planlamak ve mesajın farklı cihazlar ve farklı tarayıcılar için duyarlı bir tasarım olarak çalıştığından emin olmak için e-postaları birden çok kanalda test etmek için şirketle yakın bir şekilde çalıştım. Her iki e-posta için bir konu satırı, e-posta gövdesi, bir harekete geçirme ifadesi ve açılış sayfamıza bir bağlantı eklerdim.

Her iki e-postanın da amacı, alıcıyı web sitemizdeki belirli bir açılış sayfasına yönlendirmekti. Konu satırı, e-postayı açmaları için alıcının ilgisini çekmek için tasarlandı. Eylem çağrısı, gösteriden sonra yapılacak bir çekilişte yüksek teknoloji ödülü kazanmak için kayıt olma davetiydi. E-postadaki üç farklı bağlantı, alıcıyı yarışma açılış sayfasına yönlendirir. E-posta adresleri ve telefon numaraları dahil olmak üzere bilgilerini göndermek, onları otomatik olarak yarışmamıza girer ve sergi salonunun çalışma saatleri sırasında 5 $ 'lık bir Starbucks kartı alabilirler.

Diğer harekete geçirici mesaj, sergi salonu saatlerinde stanttan randevu talep etme davetiydi. Bu taktiği kullandığım ilk yıl 24 randevu talebi aldık. İkinci yılda 48 randevu talebi aldık. Etkinliğin her sabahı, randevu talep eden kişilere, talep ettikleri zamanı hatırlatmak için kişiselleştirilmiş e-postalar gönderdim. İki yıl da güçlü bir gösteri yaşadık, ancak herkes planlandığı gibi gelmedi. Ancak kaçırılan randevular gösteri sonrası takibi için satış ekibimize verildi.

Birçok Konferans Katılımcıların E-posta Listesini Paylaşmıyor

Çoğu konferans, e-postaları katılımcı listesine dağıtmak için bir üçüncü taraf kullanır. Katılımcılara bir e-posta göndermek için, genellikle e-posta ile pazarlama avantajını içeren bir ticaret fuarı paketi satın almanız gerekir.

Deneyimlerime göre, siz (marka) e-postayı yazacak ve iş ortağı e-posta hizmet sağlayıcısıyla çalışacaksınız. Ortak, e-postanızı katılımcıların, satıcıların ve diğer ortakların ticaret fuarı listesine dağıtmak için bir dizi tarih ve saat sunacaktır.

E-postayı Dağıtım Tarihinden Önce Test Edin

E-postanızı test etmek kesinlikle çok önemlidir. Aldığım en kötü e-postalardan bazıları bir iş ortağı aracılığıyla gönderildi, ancak marka e-postayı test etmedi. İle başlayan e-postalar aldım;

- Sayın, - Merhaba {First_Name}

diğer önlenebilir e-posta pazarlama felaketleriyle birlikte.

En iyi tavsiyem, e-posta ortağıyla çalışmak ve markanın alıcı tarafından uygun şekilde temsil edildiğinden ve ciddiye alındığından emin olmak için e-postalarınızı iyice test etmektir.

Düşünceli ve İlgi Çekici Bir E-posta Konu Satırı Kullanın

E-postanızın amacı, diğer katılımcıları standınıza getirmektir. Bunları oraya götürmenin çeşitli farklı yolları vardır, ancak önce e-postanızı açmalarını sağlamanız gerekir.

E-postaya Harekete Geçirici Mesaj Ekleyin

Yarışmalar, insanları standınıza götürmenin harika bir yoludur. Ancak, yarışmalar sadece bir yarışmayı kazanmak isteyen insanları çeker, bu yüzden buna hazırlıklı olmalısınız.

E-postanızın ilk amacı, standınıza doğru tipte insanları getirmektir. E-postanın ikinci amacı, karar vericiler veya satış ekibi tarafından gerçek zamanlı olarak nitelendirilebilecek kişileri çekmektir. Kalifiye katılımcılar, gösteriden hemen sonra takip etmek istediğiniz kişilerdir, böylece sizi hatırlayacaklar ve böylece ilişkiyi ilerletebilirsiniz.

Ticaret Gösterisi Teminatı ve Ürün Eşantiyonları

Basılı teminat pahalıdır ve anında tarih atılır. Basılı teminat verilenler, standa uğradıklarında randevu için gelen veya randevu talep edenlerdir. Şirket broşürünü, Teknik Raporları, Örnek Olayları ve Yönetim Ekibiyle birlikte bir sayfayı içeren bir klasör ekledik. Ayrıca onlara şirket logosunu, telefon numarasını ve web sitesini içeren çok güzel markalı bir Balmain kalemi verdik. Ayrıca onlara uygun bir USB sürücü de verdik. Sadece İz Haritalarının imzalanmasını isteyen kişilere dağıtacak başka öğelerimiz vardı. Her yıl düzinelerce daha ucuz markalı kalem, yüzlerce 5 dolarlık Starbucks kartı ve kova şeker dağıttık.

Önemli olan, şirketin çözümüyle gerçekten ilgilenen kişilere yalnızca basılı teminat vermektir. Aksi takdirde, tüm bu basılı malzemeler çöpe atılır ve çöp sahalarımızda yer kaplar. Daha ucuz kalemlerin amacı, stant ziyaretçilerine eve götürebilecekleri kadar küçük, markalı ve web sitesi URL'si ve telefon numarası olan bir şey vermekti. Öğe, her gün kullanabilecekleri bir şeydi ve ev ya da ofis için yeterince güzeldi.

Personel Fonksiyonları ve Stand Boyutu



Stand Boyutu	# Stand Çalışanları	Fonksiyon
10x10	1-2	Satış
10x30	2	Satış
20x30	6-8	Satış ve Pazarlama

Sergilekten Çıkarılan Dersler

Alınan derslerden biri, işe yaramıyorsa her zaman yaptığınız şeyi yapmayı bırakmaktır. Her ticaret fuarının başarısını ve başarısızlıklarını değerlendirin ve bu dersleri bir sonraki yıl için yatırım yapmaya değip değmeyeceğini belirlemek için kullanın.

Şirket sponsoru olmak gibi yeni taktikler deneyin. Sponsorluk çok pahalıdır, ancak daha önce sahip olmadığınız görünürlük ve faydalar sağlayabilir.

Herkese basılı materyal vermeyin çünkü herkes potansiyel bir müşteri değildir.

Gösteri sonrası takip önemlidir. Gösteri sırasında düzinelerce insanla tanışacaksınız, bu yüzden sizi unutmadan önce bir veya iki hafta içinde takip ettiğinizden emin olun. Potansiyel müşterilere ve ortaklara e-posta göndermek veya bir telefon görüşmesini takip etmek için zaman planlayın.

Ve en önemlisi, bir sonraki yıl için planlamaya başlamadan önce, etkinliğin mükemmel şekilde yürütülmesi üzerine düşünmek için birkaç dakikanızı ayırın.