İçindekiler:
- Seviye 2 veya Seviye 3 Diplomasına Hazırlık
- Gereksinimleri Karşılamak için Belgeleri Etkili Biçimlendirmek ve Sunmak için Kelime İşlem Yazılım Araçlarını Kullanın
- 3.1 Anlamına yardımcı olmak için belgenin nasıl biçimlendirilmesi gerektiğini belirleyin
- Biçim, Paragraf, Madde İşaretleri, Sayfa Yapısı, Baskı, Baskı Önizleme: Word 2003
- Biçimlendirme İçin En İyi Uygulamalar
- 3.2 Karakterleri ve paragrafları formatlamak için uygun teknikleri seçin ve kullanın
Satır aralığı için araç ipucu metni
- Karakterleri Biçimlendirme
- Kısayol tuşları
- Paragrafları Biçimlendirme
- Paragraf ve Satır Aralığı: Word 2003
- Satır aralığı
- Paragraflar için Dul ve Yetim Kontrolü
- Sekmeler ve Girintiler
- Yaygın Semboller için Kısayol Tuşları
- 3.3 Belgeleri sunmak ve yazdırmak için uygun sayfaları ve bölüm düzenlerini seçin ve kullanın
- Kenar boşlukları
- Sütunlar
- Sayfa Sonları, Üstbilgiler ve Altbilgiler
- Belgenin Kullanımı Düzeni Nasıl Yönlendirir?
- Baskı
- Hızlı Kontrol Listesi
- Baskı, Listeler ve Temel Biçimlendirme: Word 2003
- 3.4 Belgelerle ilgili herhangi bir kalite problemini tanımlayın
- 3.5 BT araçlarını kullanarak ve gerektiğinde düzeltmeler yaparak belgelerin ihtiyaçları karşıladığını kontrol edin
- 3.6 Sonuçların ihtiyaçları karşılaması için kalite sorunlarına ve belgelere uygun şekilde yanıt verin
- Geribildirimden Öğrenme
- Belgeler Açılamadığında
- Tartışmaktansa Açıklayın
- Bu Birimin Özeti
- Lütfen Görüşlerinizi Paylaşın
deli-stationery.org
Bir belge için gerekli bilgileri belirledikten, tüm stilleri ve biçimlendirmeyi uyguladıktan ve istenen stil ve düzene ulaştıktan sonra, belgeyi sunum veya baskı ve dağıtım için sonlandırmanız gerekir. Belgeyi sunum için son haline getirmek için mevcut olan çeşitli teknikleri ve araçları nasıl kullanacağınızı bilmeniz gerekir
Seviye 2 veya Seviye 3 Diplomasına Hazırlık
Buradaki bilgiler, İşletme ve Yönetim veya BT alanında Seviye 2 veya Seviye 3 Diploması için çalışan adaylar için Kelime işlem yazılımı birimine dayalı olarak yazılmıştır. Adayların, eğer BT kullanıcısı iseler, orta düzeyde kelime işlem becerilerine sahip olmaları beklenmektedir.
Bu birimin çoğu bölümü için değerlendirme ( tüm bölümleri kapsayan ), görevler atanarak, gözlem ve sorgulama ile ve aday tarafından önceden oluşturulmuş belgelere bakılarak gerçekleştirilir.
Bu bölümde, sunum veya baskı veya dağıtım için bir belgeyi biçimlendirmek için bir kelime işlemci uygulamasının veya yazılım programının nasıl kullanılacağına bakacağız. Belgenin anlamlı göründüğünden, anlamlı içeriğe sahip olduğundan ve kuruluş tarafından belirlenen standartlara uygun olduğundan emin olmanız gerekir. Sonlandırmadan önce biçimlendirme, yazım denetimi, dilbilgisi denetimi ve diğer düzenleri de kontrol edin.
Gereksinimleri Karşılamak için Belgeleri Etkili Biçimlendirmek ve Sunmak için Kelime İşlem Yazılım Araçlarını Kullanın
Kolay anlaşılması için ekran görüntüleri ve olabildiğince fazla talimat ekledim. Ekran görüntüleri Microsoft Word 2003'ten alınmıştır.
3.1 Anlamına yardımcı olmak için belgenin nasıl biçimlendirilmesi gerektiğini belirleyin
Bir belge okunabilir olmalı ve düzgün bir düzen, biçim, yapı ve stillerle anlamlı görünmelidir. Bunu başarmak için, belgeyi anlamlı ve anlamlı görünecek şekilde biçimlendirmek gerekir ve biçimlendirme bir belgenin ihtiyaç duyduğu temel şeylerden biridir. İyi biçimlendirme, belgeyi görüntüleyen herkese net bir taslak verir.
Biçim, Paragraf, Madde İşaretleri, Sayfa Yapısı, Baskı, Baskı Önizleme: Word 2003
Biçimlendirme İçin En İyi Uygulamalar
Biçimlendirme sırasında, kenar boşluklarını istediğiniz bir standarda ayarladığınızdan, doğru sekme konumlarını kullandığınızdan, gerekli yerlerde üstbilgi ve altbilgi ve dipnotlar kullandığınızdan emin olun. Başlık stili, paragraf stili, karakter stilleri gibi mümkün olan her yerde stilleri uygulayın ve satırlar ile paragraflar arasındaki boşluğun kabul edilebilir olduğunu kontrol edin. Metnin, belgenin ihtiyaçlarına ve standartlarına göre gerekçelendirilmesi gerekir.
Uygun yazı tipini, yazı tipi boyutlarını ve rengini seçin. Örneğin, profesyonel bir belgede şık ve acayip görünümlü yazı tipleri kullanmayın. Gerektiğinde kalın yazı tiplerini, italik ve altı çizili ( gerekirse ) en iyi şekilde kullanın. Okunabilirliği kolaylaştırmak için önemli metni vurgulayabilir, madde işaretlerini ve numaralandırmayı kullanarak noktaları net bir şekilde listeleyebilirsiniz.
Kavramları açıklamak, şekilleri karşılaştırmak ve belirli bilgileri tam olarak sergilemek için mümkün olan her yerde grafiklerle birlikte tablolar, grafikler ve çizelgeler kullanın. Kenarlıklar, gölgelendirme ve arka planlar zorunlu değildir, ancak bunlar belgenin görünümünü iyileştirebilir ve kişinin okuma isteği uyandırabilir.
Metni, belge türüne göre hizalayın. Örneğin, gazete makaleleri paragraflar halinde değil sütunlar halinde gelir.
Dikkate alınması gereken bir diğer önemli faktör, ister bir şablon kullanıyor olun, ister kendi şablonunuzu oluşturmuş olun ya da sıfırdan bir belge oluşturuyor olun, belgeyi amaca yönelik olarak tasarlamanız gerekir.
Örneğin, bir fatura, doğru düzen, standartlar ve bilgiler içeren bir fatura gibi görünmeli, bir mektup, bilgileri doğru format ve standartta yerleştirilmiş bir mektup gibi görünmeli, yazılı bir makale veya dergi derginin standartlarına uymalıdır. ve benzeri.
3.2 Karakterleri ve paragrafları formatlamak için uygun teknikleri seçin ve kullanın
Biçimlendirmenin neden önemli olduğuna ve bir belgeyi biçimlendirirken hangi faktörlerin dikkate alınması veya hatırlanması gerektiğine baktık. Belgenin amacını, düzenini ve yapısını, belgenin son görünümünün görsel hayal gücünü ve belgenin ne tür biçimlendirmeyi gerektirdiğini öğrendikten sonra, belgeyi biçimlendirmek için mevcut olan uygun teknikleri kullanmanız gerekecektir. belgenin karakterleri ve paragrafları.
Satır aralığı için araç ipucu metni
Yazı tipi ayarlarını değiştirmek için, Ayarlarını değiştirmek istediğiniz metni seçin, Biçim - Yazı Tipi
1/5Karakterleri Biçimlendirme
Karakterler, karakterlerin boyutunu ( yazı tipi boyutu ) değiştirerek, karakter türünü değiştirerek ( yazı tipi stili ), belgeyi geliştirmek için karakterlere renk ekleyerek, önemli bölümleri vurgulamak için kalın, italik ve altı çizili gibi basit araçları kullanarak biçimlendirilebilir. veya belgenin alanları ( özetlenmiş okumayı kolaylaştırmak için ), ayrıca belirli bir alanı veya belgenin daha fazla dikkat gerektiren sözcükleri veya bölümlerini vurgulamak için vurgulama seçeneği de vardır.
Bunların dışında, alt simge ve üst simge kullandığınızda ( bunlar daha çok formüllerin veya diğer matematiksel hesaplamaların olduğu alanlarda kullanılır ), biçimlendirme araç çubuğundaki alt simge ve üst simge aracını kullanmanız gerekir. Bir sembolün eklenmesini istediğiniz alanlarda kullanabileceğiniz semboller de vardır.
Ekle -> Sembol -> Gitmek istediğiniz sembolü seçin.
Kısayol tuşları
Bu basit araçların kısayol tuşlarını öğrenmek kullanışlı olabilir. Biçimlendirmeyi uygulamak için araç çubuğuna tıklamaya devam etmenize gerek yoktur, ancak klavyenizdeki tuşlara basarak bunları daha hızlı uygulayabilirsiniz.
Örneğin, kalın görünmesi gereken metnin veya karakterlerin seçili bir alanına sahipsiniz. Tek yapmanız gereken, gerekli metni seçmek ve Ctrl + B'ye basmak. Ctrl + B, kalın için kısayol tuşudur.
Benzer şekilde, italik için Ctrl + I, alt çizgi için Ctrl + U, vb.
Bunların hatırlanması da kolaydır. Örneğin, Ctrl + eylemin ilk harfi, örneğin Kalın için Ctrl + B, burada B Kalın anlamına gelir, Ctrl + I italik, İtalik anlamına gelir, vb. Ayrıca daha fazla seçeneğe sahip bir Biçim menüsü vardır. yazı tiplerine ve paragraflara biçimlendirme uygulamak için.
Paragrafları Biçimlendirme
Karakterleri formatladıktan sonra formatlamanın bir sonraki yönü paragrafları formatlamaktır. Paragraftaki metin hizalanmalıdır ve bunun için üç seçeneğiniz vardır; sola hizalayın, sağa ve ortaya hizalayın.
Okumayı kolaylaştırdığından, çoğunlukla belgeler sola hizalanır. Öğelerin bir listesinin olduğu her yerde, bunları madde işaretleriyle veya numaralandırarak biçimlendirin, çünkü bu, belgeye düzgün ve standart bir görünüm verecektir. Çevrimiçi belgeler söz konusu olduğunda, madde işaretleri ve numaralandırma, yardımcı teknoloji yazılımının bunları bir liste olarak tanımasına yardımcı olacaktır.
Paragraf ve Satır Aralığı: Word 2003
Satır aralığı
Bir sonraki biçimlendirme, çok önemli olan satır aralığıdır. Farklı belgeler için standartlar vardır. Varsayılan olarak, Word 2003'te satır aralığı 1 ile 1.5 arasındadır. Satır aralığını değiştirmeniz gerekirse, biçimlendirme araç çubuğundaki Satır aralığı aracını kullanarak bunu yapabilirsiniz.
Sayfalar ve tablolar için kenarlıklar ve gölgelendirme, Biçim menüsündeki kenarlıklar ve gölgelendirme seçeneği kullanılarak uygulanabilir.
Dul / Yetim kontrolü
Livingsta
Paragraflar için Dul ve Yetim Kontrolü
Sırada, paragraflara ayarlanması gereken dullar ve öksüzler kontrolü var. Örneğin sadece üç satırlık bir paragrafımız varsa, paragrafın son satırı bir sonraki sayfaya ( dul ) bölünürse iyi görünmeyecek ve aynı zamanda okumayı zorlaştıracaktır. Ayrıca, bir paragrafın son satırında ( öksüz ) yalnızca bir kelime olması, belgenin tuhaf görünmesine neden olabilir. Bunlardan kaçınmak için paragraf biçimlendirme alanında dul / artık kontrolünü kullanabilirsiniz.
Sekmeler ve Girintiler
Sekmeler ve girintiler, paragrafları formatlamak için kullanılan başka bir araç kümesidir.
Orada girintiler dört tür; Sol girinti, Sağ girinti, İlk Satır girintisi ve Asılı girinti. Sol ve sağ girintiler, boşluğun kenar boşlukları arasındaki paragraf için boşluğu belirtir. İlk satır girintisi, bir paragrafın ilk satırını girintilemek için kullanılır ve asılı girinti, özellikle madde işareti veya numaralandırma sırasında kullanıldığında, paragrafın ilk satırını izleyen satırların girintisini artırmaya yardımcı olur.
Sekmeler, metnin bir belgeye nasıl yerleştirileceğini kontrol etmek için kullanılır. Metni farklı sekme konumları boyunca hizalarlar. Sekmeleri, Sekmeler iletişim kutusunda ayarlayabilirsiniz.
Bunların dışında, belge boyunca doğru yazım, dil bilgisi ve noktalama işaretlerine sahip olduğunuzdan emin olun. Küçük hataları bile kontrol edin, örneğin, tüm cümlelerin büyük harfle başlayıp nokta ile bittiğini kontrol edin. Hatalar kuruluş standartlarına yansıyabilir ve ciddi bir etkiye sahip olabilir.
Yaygın Semboller için Kısayol Tuşları
Sık kullandığınız semboller için kısayol tuşlarını bilmek de iyidir. Örneğin
- Alt 0169 - ©
- Alt 172 - ¼
- Alt 171 - ½
- Alt 0190 - ¾
- Alt 0153 - ™
- Alt 0174 - ®
Basit biçimlendirme, belgenin genel sunumunda ve hissinde büyük bir fark yaratabilir.
3.3 Belgeleri sunmak ve yazdırmak için uygun sayfaları ve bölüm düzenlerini seçin ve kullanın
Artık belge gerekli ve uygun biçimlendirme ve stillerle hazır olduğuna göre, sunum veya yazdırma için sayfaları ve bölümleri nasıl seçeceğinizi bilmeniz gerekir. Belgelerin türüne bağlı olarak, belgenin tamamına veya bir kısmına sütunlar eklemeniz gerekecektir. Bir belgedeki belirli yerlere sayfa sonları ve sütun sonları eklemeniz gerekebilir. Belgeye ve gereksinimlerine bağlı olarak kenar boşluğu boyutuna, sayfa numaralarına dikkat etmeniz ve ayrıca en önemlisi başlıkları, altbilgileri ve dipnotları eklemeniz gerekecektir.
Sayfanın kenar boşluklarını ve yönünü ayarlamak için Dosya - Sayfa yapısı'nı tıklayın.
1/11Kenar boşlukları
Tüm belgeler için standart kenar boşluğu boyutları vardır ve sözcüğün kendisi varsayılan bir ayarla birlikte gelir. Ayarları değiştirmeniz gerekirse, şu adrese gitmeniz gerekecektir.
Dosya -> Sayfa Yapısı -> Kenar Boşlukları -> Burada belgeniz için kenar boşluğu boyutunu ayarlamanız gerekecektir. Ayrıca, bazı durumlarda tablolar veya grafikler veya diğer istatistiksel temsillerin yatay düzende belgelenmesi gerekeceği için farklı sayfaların yönünü de değiştirebilirsiniz.
Sütunlar
Bir belgeye sütun eklemek için
Biçim -> Sütunlar -> Sütun sayısını seçin ve ayrıca tüm belgeyi mi yoksa o noktadan sonra mı seçin ve Tamam'ı tıklayın.
Sütunların genişliğini manuel olarak da ayarlayabilirsiniz. Bir belgedeki belirli bir bölüme sütun uygulamak için, o belirli bölümü seçin ve ardından sütunları uygulayın. Bir sütunu belirli bir noktada kırmak ve metni bir sonraki sütuna taşımak için sütun sonları eklenebilir.
Görüntülerin ve diğer grafiklerin doğru konumlarda hizalanıp hizalanmadığını kontrol edin ve ayrıca belgedeki metinle aynı hizada olduklarından emin olun.
Sayfa Sonları, Üstbilgiler ve Altbilgiler
Belgenin metninin veya içeriğinin bölünmesini ve sonraki sayfaya geçmesini istediğiniz alanlara sayfa sonları eklenebilir.
Belgedeki tüm sayfaların üstünde ve altında görünmesi gereken metinler için üstbilgi ve altbilgi ekleyin. Bazı belgeler referans için dipnot gerektirebilir. Bu durumlarda, belgelere dip notları ekleyin. Sayfa numaraları, birden çok sayfası olan bir belgenin önemli bir parçasıdır.
Belgenin Kullanımı Düzeni Nasıl Yönlendirir?
Bir belgenin düzenini oluştururken, belgenin nasıl kullanılacağına bağlı olarak biçim ve düzene karar verilmesi gerekir.
Örneğin, belge yazdırılacaksa, standart boyutlu bir kağıda basılacak şekilde biçimlendirilmesi gerekir. Belge gazetelerde yayınlanacaksa, düzen ve biçimlendirmenin buna göre olması gerekir. Bir web sayfasında yayınlanacak dokümanlar, farklı görüntülere göre formatlanmalıdır, dokümanın boyutunu ve çözünürlüğünü değiştirir ve bu nedenle web yayıncılığı için basit formatlar ve düzenler önerilir.
Ayrıca, bir belgenin boyutu ve bir belgedeki resimler de dikkate alınmalıdır, çünkü boyut çok büyükse web sayfasının yüklenmesi zaman alacaktır. Bu nedenle, görüntülerin kalite kaybı olmadan yeniden boyutlandırılmasına özen gösterilmelidir.
Baskı
Bir belgeyi yazdırmanız gerekirse, bir belgeyi yazdırmanın çeşitli yolları vardır. İhtiyaçlara göre, bir sayfa seçimi veya bir sayfanın bir kısmını, yani sadece seçilen metni veya tüm belgeyi yazdırabilirsiniz. Tek taraflı veya çift taraflı dokümanları yazdırabilirsiniz. Yazdır iletişim kutusu, bir belgeyi yazdırmadan önce yapılması gereken veya yapabileceğiniz tüm seçeneklere ve ayarlara sahiptir. Ayrıca yazdırılması gereken belgelerde animasyonlu veya titreyen metinler olmamalıdır, çünkü bu belge üzerinde düzgün şekilde yazdırılmaz.
Hızlı Kontrol Listesi
Hatırlanması gereken bazı noktalar:
- Gerekirse vurgular, kalın, italik, altı çizili, madde işaretleri ve numaralandırmanın kullanıldığını kontrol edin
- Yorumların ve açıklamanın kapatıldığını kontrol edin
- Biçimlendirme için stilleri kullanın
- Resimlerin altyazılı ve işaretli olduğunu kontrol edin.
- Tabloların doğru şekilde hizalanıp biçimlendirilmediğini ve doğru şekilde etiketlendiğini kontrol edin
- Varsa bağlantıların veya URL'lerin çalışıp çalışmadığını kontrol edin.
- Tatmin edici görünüp görünmediğini görmek için baskı önizlemede belgeye bakın.
- Belgeyi anlamlı olan ve dosya adında boşluk veya özel karakterler içermeyen bir dosya adıyla kaydedin.
- Yazar, başlık, dil vb. Belge özelliklerini kontrol edin ve ayrıca içindekiler tablosunu kontrol edin.
Kağıttan tasarruf etmek çevreyi koruyabileceğinden, baskı gerekiyorsa, yazdırmadan önce mutlaka emin olunmalıdır.
Baskı, Listeler ve Temel Biçimlendirme: Word 2003
3.4 Belgelerle ilgili herhangi bir kalite problemini tanımlayın
Kalite sorunları ile ilgili ortaya çıkan sorunların çoğu aşağıdaki gibidir:
- Yazdırma sırasında belge biçimlendirmesi yerinde değil - belgenizi biçimlendirirseniz ve gerekli biçimlendirmeyi veya stilleri doğru şekilde uygulamazsanız, belge, veri yanlış yerleştirilmiş ve metin, görüntü, nesne ve karakterlerin dışında düşük kalitede görünebilir. yer.
- Tabloların, grafiklerin ve grafiklerin hizalanması ve yerleştirilmesiyle ilgili sorunlar - Tabloları yerleştirirken ve özellikleri ayarlarken, tablonun nasıl görünmesini istediğinize ve tablodaki içeriğin nasıl biçimlendirilmesini istediğinize ilişkin gerekli ayarları yaptığınızdan emin olmanız gerekir.. Aksi takdirde çıktı veya elde edilen belgenin kalitesi olmayacaktır. Aynısı belgelere yerleştirdiğiniz çizelgeler ve grafikler için de geçerlidir.
- Çalışmayan bağlantılar veya URL'ler - Bir belgeye bağlantılar veya URL'ler eklediğinizde veya eklediğinizde, lütfen bunları doğru biçimde girdiğinizden ve bağlantının çalışır durumda olduğundan emin olun. Bağlantı referans veya yardım amaçlı olabilir ve çalışmazsa, belgenin eksik görünmesine neden olur ve kullanıcıyı hayal kırıklığına uğratabilir
- Yazım, noktalama ve dilbilgisi hataları, zayıf biçimlendirme ve stil kullanımı - Bu hatalar düzeltilmezse kuruluşun ve çalışanlarının kalitesini yansıtabilir.
- Belgenin içeriği yeterli değil veya standartlara uymuyor - Okuyucunun beklediğinden memnun olması için belgede daima yüksek kaliteli ve standart bilgiler kullandığınızdan emin olun.
- Belgedeki bilgilerin yanlış olması ve içeriğin kalitesinin düşük olması - Belgedeki verilerin hatasız olması ve tüm bilgilerin güncel ve güncel olması gerekir. Bir belgedeki kalitesiz ve yanlış bilgiler okuyucuların ilgisini çekmeyecek ve belgeyi değersiz olarak damgalayacaktır.
- Belgenin profesyonelce görünmemesine neden olan çok fazla kalın ve vurgu - Yalnızca uygun ve gerekli olduğunda metinde kalın ve vurguları kullanın. Çok fazla vurgulama ve kalın metin okumak zor olabilir ve belgenin dağınık görünmesine neden olabilir
- Orijinal ve basılı belgede renklerin aynı olmaması - Bu, çoğumuzun belgeleri yazdırırken karşılaştığı bir sorundur. Renkler iyi değilse, yazıcı ayarlarının kontrol edilmesi ve o belirli yazıcı ve kağıt için tasarlanmış kaliteli mürekkep ve uyumlu mürekkep kullanılması gerekir. Kağıt kalitesi de renkleri etkileyebilir.
- Bulanık veya bozuk görüntüler, görüntü kalitesi düşük, görüntü boyutu farklı, hizalama bozulmuş - Bu hatalar belgedeki biçimlendirme ve stil ayarları ve hizalama ayarlarından kaynaklanmaktadır. Belgeyi oluştururken ve biçimlendirirken tüm ayarlar hatasızsa ve doğru prosedürler izlenirse, bu tür hatalar önlenebilir.
- Zaman - Bir belge oluştururken belgedeki hatalar, kişinin belgedeki tüm ayarların, biçimlendirmenin ve diğer sorunların üzerinden geçmesine ve dolayısıyla çok fazla zaman harcamasına neden olur. Dolayısıyla zamandan tasarruf etmek için, kişinin elinden gelenin en iyisini yapması ve belgeyi oluştururken her bir bölümü ve adımı gözden geçiren kaliteli belgeler oluşturması gerekir.
3.5 BT araçlarını kullanarak ve gerektiğinde düzeltmeler yaparak belgelerin ihtiyaçları karşıladığını kontrol edin
Bir belgeyi yazdırmadan veya dağıtmadan önce, hedef kitlenin ve kuruluşun ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığını veya herhangi bir amaçla oluşturulmuş olup olmadığını görmek için belgeyi iyice kontrol etmek gerekir. Bir belgenin yüksek kaliteli içerikle güzel görünmesi için hangi adımların atılması gerektiğini ve nelerden kaçınılması gerektiğini zaten görmüştük. Belgenin ihtiyaçları ve gereksinimleri karşıladığından emin olmak için kullandığınız kelime işlemci yazılımında bulunan araçları kullanmanız gerekir.
Yazım ve Dilbilgisi denetimi
Livingsta
Yazım denetimi ve dilbilgisi denetimi - Bu çok kullanışlı bir araçtır, ancak kelime işlemci her zaman tüm hataları vurgulamayabilir ve bu nedenle el ile yazım denetimi ve dilbilgisi denetimi önerilir.
Büyük harflerin, noktalama işaretlerinin, dilbilgisinin ve diğer ilgili hataların yanlış kullanımını kontrol edin. Hataları birkaç kez kontrol edin ve diğer insanlardan da düzeltmelerini isteyin, çünkü birçok hatayı belgeyi oluşturan kişi tarafından görülmesi zor. Belgeyi birkaç gün bir kenara bırakabilir ve ardından farklı bir düşünce çerçevesinde olduğunuzda hataları kontrol edebilirsiniz. Bu, hataları kolayca belirlemenize yardımcı olacaktır.
Ayrıca birbirine benzeyen ancak farklı yazım ve anlamları olan birçok kelime vardır. Okuyucular ne demek istediğini anlayamayacağından çok dikkatli olmalısın. Daima doğru yazımı kullanın. Hatalar, iletişimsizliğe yol açabilir ve organizasyon ve işi üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir. Belgeyi yüksek sesle okumak, sadece görsel olarak okurken tanımlamadığınız hataları da ortaya çıkaracaktır.
Sayılar ve hesaplamalar - Belgede kullanılan sayıların doğru sayıda ondalık basamağa sahip olduğunu ve rakamların doğru olduğunu kontrol edin. Yanlış rakamlar yanıltıcı olabileceğinden ve felaketle sonuçlanabileceğinden, hesaplamaların doğru ve hatasız olduğunu kontrol edin. Oluşturmakta olduğunuz belge, şirketin önemli ticari bilgileriyle ilgili en önemli belgelerden biri olabilir, bu nedenle kişinin her zaman dikkatli olması gerekir.
Dil ve sözlük - Kullanılan dil profesyonel dil olmalıdır. Argo konuşmalardan ve gündelik dilden kaçınılmalıdır. ABD ve İngiltere İngilizcesinde bazı kelimeler farklı yazılır ve bu nedenle dil ve sözlük ayarlarının yapılması çok yardımcı olacaktır.
Doğruluk ve tutarlılık - Sağlanan bilgilerin yeterli olup olmadığını, açık olup olmadığını ve iyileştirilmesi gerekip gerekmediğini görmek için belgeyi baştan sona okumanız gerekir. Bu, okuyucunun hangi mesajı iletmeye çalıştığınızı anlamasına yardımcı olacaktır.
Yazı tipi ve yazı tipi boyutu - Kullanılan yazı tipleri ve yazı tipi boyutları standart olmalıdır. Profesyonel belgeler için şık veya ilginç yazı tipleri kullanmadığınızdan emin olun. Boyut ne çok küçük ne de çok büyük olmamalı, ancak standart olmalıdır. Yazı tipi renklerinin de standart olması gerekir.
Tireleme - Listeler için her zaman tire kullanmak yerine madde işaretleri ve sayılar kullanın. Bu, belgeyi uygun girintiler ve sekmelerle düzgün bir şekilde biçimlendirecektir. Madde işaretlerinin ve numaraların kullanılması, yardımcı teknoloji yazılımına bunun bir liste olduğunu da söyler.
Sayfa düzeni ve kenar boşlukları - Lütfen kenar boşlukları ve düzenler için standart değerleri ve yönleri izleyin. Üstbilgilerin, altbilgilerin ve dipnotların hatasız olup olmadığını ve doğru hizalandığını kontrol edin.
Satır sonları, sayfa sonları, sütun sonları ve paragraf sonları - Bunlar, belgeyi düzgün bir görünümle biçimlendirmek için kullanışlı araçlardır. Dullardan ve yetimlerden kaçınmak için bu araçları gerektiği yerde kullanın.
Tablolar, resimler, diğer grafikler - Bu nesneler için tüm ayarların doğru olduğundan ve belgedeki diğer karakterler ve metinle doğru şekilde hizalandıklarından emin olun. Belgelere resim ve grafik eklerken, resimlerin ve nesnelerin içindeki ve etrafındaki metin ayarlarını kontrol etmeniz gerekir.
Baskı düzeni - Her şey kontrol edildikten ve düzeltildikten sonra, belgeye baskı düzeni formunda bakın. Bu size belgenin yazdırıldığında tam olarak nasıl görüneceğini gösterecektir. Baskı iletişim kutusunda baskı düzeni ve baskı kağıdı vb. İçin de ayarlar yapabilirsiniz. Belge tatmin edici görünmüyorsa, belge hatasız hale gelene ve doğru biçimlendirilene kadar geri dönüp ayarları değiştirmeniz gerekecektir.
3.6 Sonuçların ihtiyaçları karşılaması için kalite sorunlarına ve belgelere uygun şekilde yanıt verin
Tüm kontroller yapıldıktan ve belgenin basılmaya, dağıtılmaya veya yayınlanmaya hazır olduğunu hissettiğinde, devam edip bunu yapabilirsiniz. Bazen, izleyicinin veya kullanıcının farklı bir tarzın veya yapının veya düzenin daha iyi olacağını düşündüğü durumlar vardır. Bu durumlarda, bunun iyileştirilip değiştirilemeyeceğini soran sorular ve geri bildirimler alabilirsiniz.
Geribildirimden Öğrenme
Her zaman olumlu bir şekilde geri bildirim alın ve ondan öğrenin. İzleyici kitlesi için bir belge oluşturduklarını ve sizi değil izleyiciyi memnun etmesi gerektiğini ve bu nedenle bir belge oluştururken tüm bu faktörlerin hesaba katılması gerektiğini unutmamak gerekir.
Kalite sorunları ortaya çıktığında bunları dinleyin ve ona göre hareket edin. Uygun şekilde hareket etmeniz ve sorunlara uygun şekilde yanıt vermeniz gerekir. Kullanıcı veya izleyici, sadece kullanımı veya okumayı kolay buldukları için farklı bir yapı veya stil isteyebilir. Bazen büyük görüntüler veya yönleri dikkat dağıtıcı olabileceğinden, görüntü boyutlarının farklı olması gerekebilir.
Rakamlar söz konusu olduğunda, doğruluk adına, bazı kullanıcılar ikiden fazla ondalık basamak isteyebilir. Bazen hesaplamalarda küçük hatalar olabilir. Dolayısıyla, geri bildirim aldığınızda hedef kitleniz hakkında bilgi edinirsiniz ve gelecekte bu kitleler için bu hataları nasıl önleyeceğinizi veya farklı izleyiciler için hangi düzeni kullanacağınızı bilirsiniz.
Belgeler Açılamadığında
Günlük iş faaliyetlerimizde hepimizin karşılaştığı bir diğer yaygın sorun da açılamayan belgelerdir. Bu, belgenin oluşturulduğu veya belgenin açılmakta olduğu yazılımla uyumluluk sorunları veya çelişki ile ilgilidir. Bu gibi durumlarda en iyisi alıcıyla iletişim kurmak, kullandıkları yazılımı gözden geçirmek, hangi hataların ortaya çıktığını sormak ve sorunu çözmek.
Belgeyi farklı bir uyumlu biçime dönüştürebilir ve yeniden gönderebilirsiniz veya alıcı bunu yapabiliyorsa, bu işlem boyunca onlara rehberlik edebilirsiniz. Bu noktayı burada tekrar ediyorum; belgeleri her zaman olabildiğince basit bir biçimde kaydetmeye çalışın.
Tartışmaktansa Açıklayın
Sakin olun ve sorguya göre hareket edin. Belirli bir neden veya amaç için belirli bir stil veya yapı veya format veya yön kullandığınız zamanlar olabilir. Bunu kullanıcıya açıklayabilir ( tartışmayabilir ) ve gerçeği anlayıp anlamadıklarını ve kabul etmeye istekli olup olmadıklarını görebilirsiniz. Tüm bunlar nihayet standartlara uyacak ve amaç için tüm kalite gereksinimlerini karşılayacak bir belge oluşturacaktır.
Unutmayın, Kalite önemlidir, çünkü işin kabiliyetini sağlar!
Bu Birimin Özeti
Umarım iyi bir bilginiz ve anlayışınız vardır
- Bir belgeyi sunum, baskı veya dağıtım için biçimlendirmek üzere bir kelime işlemci uygulaması veya yazılımı nasıl kullanılır.
- Belgenin anlamlı göründüğünden, anlamlı içeriğe sahip olduğundan ve kuruluş tarafından belirlenen standartlara uyduğundan nasıl emin olunur.
- Sonlandırmadan önce biçimlendirme, yazım denetimi, dilbilgisi denetimi ve diğer düzenleri denetleme.
Umarım bu sizin için biraz yararlı olmuştur. Bu ünitenin önceki bölümlerine gitmek isterseniz, lütfen aşağıdaki bağlantıları izleyin:
Bölüm 1 - Metin ve diğer bilgileri kelime işlem belgelerine doğru bir şekilde girin ve birleştirin (Kelime İşlem Yazılımı, Sorular 1.1 ila 1.7)
Bölüm 2 - Kelime işlem belgeleri için düzen ve yapıları oluşturun ve değiştirin (Kelime İşlem Yazılımı, Sorular 2.1 ila 2.4)
Lütfen yorumlarınızı ve geri bildirimlerinizi bırakmaktan çekinmeyin. Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen çekinmeden sorabilirsiniz. Herşey gönlünce olsun!