Ziyaretçilerle tanışın ve hoş geldiniz: prosedürler, amaç ve sorumluluklar

Ziyaretçiler iş ortamına geldiklerinde kibarca karşılanmalı ve karşılanmalıdır.

Unsplash üzerinde Helena Lopes tarafından fotoğraf

Bir iş ortamında ziyaretçileri / müşterileri karşılayıp selamlarken, uzun süreli etkisi olacak iyi bir izlenim yaratmak için bu ilk birkaç saniyeye sahip olursunuz.

Ziyaretçiler çeşitli nedenlerle bir iş ortamına gelirler; müşteriler (mevcut veya yeni), temsilciler, tedarikçiler, iş ortakları, farklı departmanlardan / alanlardan / kuruluşlardan kişiler vb. olabilirler.

Bir ziyaretçi ile ilk temas noktası, organizasyonun yapısına bağlıdır. Bir ofis ortamında veya endüstriyel ortamda, resepsiyon idari görevlisinin ilk temas noktası olacağı bir kabul alanı olması muhtemeldir, oysa perakende ortamında, herhangi bir personel ilk temas noktası olabilir.

Müşterilerle tanışırken ve onları selamlarken akılda tutulması gereken çeşitli şeyler vardır. İş uygulamaları, politikalar, düzenlemeler, mevzuatlar ve en önemlisi kişiler arası ve iletişim becerilerinden haberdar ve iyi bilgiye sahipseniz, o zaman bu ilk izlenimi yaratabileceksiniz.

Buradaki içerik, İşletme ve Yönetimde NVQ Seviye 2 Birimine dayanmaktadır ve bu birimin kredi değeri 3'tür. İzlenmesi gereken çeşitli prosedürleri ve toplantı, karşılama ve karşılama sırasında birinin sunması beklenen misafirperverliği tartışacağız. Ziyaretçileri bir iş ortamında ağırlamak.

Bu birimin iki bölümü vardır. İlk bölüm, bir adayın ziyaretçileri karşılama ve karşılama prosedürleri hakkındaki bilgi ve anlayışına dayalı olarak değerlendirilecek ve ikinci bölüm adayın performansına göre değerlendirilecektir; bu gözlem, kişisel ifadeler, tanık ifadeleri vb. yoluyla olur. Her iki kısım da sorgulama ve profesyonel tartışmalar yoluyla değerlendirilebilir.

1. Ziyaretçileri karşılamak ve karşılamak için prosedürleri anlayın

1.1. İnsanların bir işletmeyi ziyaret etmelerinin farklı nedenlerini, gereksinimlerini ve ihtiyaçlarının nasıl karşılanabileceğini açıklayın

Bir iş ortamı ve iş türü göz önüne alındığında, ziyaretçilerin çeşitli nedenlerle işyerini ziyaret etmeleri beklenebilir. Ziyaretçilerin hoş karşılandığını hissettirmek, ihtiyaçlarını ve ihtiyaçlarını karşılamak ve ziyaret ile ilgili bilgi ve hizmetleri sağlamak kuruluşun sorumluluğundadır.

İnsanların bir işyerini ziyaret etmesinin farklı nedenleri şunlardır:

• Ürün ve hizmetlerle ilgili sorgular
• Bir personel ile mevcut hizmetler hakkında konuşun
• Şikayetler
• Pazarlama
• Çeşitli toplantılar, buna yönetim kurulu / komite toplantıları, ciddi endişeli toplantılar, grup tartışmaları vb. Dahildir.
• Koleksiyonlar ve teslimatlar
• Tamir ve bakım
• Denetimler

Bir işletmeyi ziyaret eden ziyaretçiler için farklı gereksinimler şunlar olabilir:

• Posta kodları ve varsa yer işaretleri de dahil olmak üzere doğru adresi sağlayın.
• Park tesisleri - makul bir mesafede yeterli park yeri bulunduğundan ve ayrıca engelliler için ayrılmış park alanlarının bulunduğundan emin olun
• Bazı müşterilerin özel ihtiyaçları olabilir ve dolayısıyla kuruluşun yerinde olmasını beklediği müşteri veya ziyaretçi türleriyle ilgili tesisler olabilir.
• Ziyaretçileri herhangi bir kafa karışıklığı olmadan doğru alana yönlendirecek görsel tabelalar. İşaretlerin de profesyonel olması gerekiyor. Girişlerin açık, temiz ve samimi olduğunu ve işin doğasını yansıttığını kontrol edin.
• Resepsiyon alanında ziyaretçiyi karşılayacak ve karşılayacak birinin bulunduğundan, yeterli oturma yeri, tuvalet, kitapçık, dergi, dergi vb. Olduğundan emin olun.

Bir işletmeyi ziyaret eden ziyaretçilerin ihtiyaçlarının karşılanmasının farklı yolları şunlardır:

• Resepsiyon alanlarını her zaman gerekli yerlerde işaret tabelaları ve diğer bilgilerle kolayca erişilebilir tutun.
• Giriş, organizasyonu yansıttığı için düzgün ve temiz olmalıdır.
• Park, oturma, tuvalet, bekleme alanında gazete / dergi, içme suyu gibi tüm temel ihtiyaçlar ve olanaklar hazır bulundurulmalıdır.
• İşle ilgili her türlü soruyu mümkün olduğunca yanıtlamaya hazır olun, broşür / kitapçık veya diğer bilgi kaynaklarını sağlayın.
• Ziyaretçilerin erişilebilir alanlarının sağlık ve güvenlik standartlarına uyması gerekir.

1.2 Ziyaretçilerle derhal ve nazik bir şekilde ilgilenmenin amacını açıklayın

Ziyaretçiler iş ortamına geldiklerinde kibarca karşılanmalı ve karşılanmalıdır. Organizasyon yiyecek veya içecek bir şeyler servis ediyorsa, onlara bir şey isteyip istemediklerini sorun, istemiyorlarsa, biraz su almak isteyip istemediklerini sorabilirsiniz. Mümkün olan en kısa sürede her ziyaretçiyle ilgilenin ve onların sorularını anında ve kibarca yanıtlayın.

Ziyaretçilerin bir süre beklemek zorunda kaldıkları resepsiyon alanının meşgul olduğu zamanlar olabilir. Gecikme için özür dilediğinizden ve bekledikleri için teşekkür ettiğinizden emin olun.

Ziyaretçilerle derhal ve nazik bir şekilde ilgilenmenin amacı:

• Ziyaretçiler kendilerine saygı duyulduğunu, önem verildiğini bilecek ve şirket de önemli olduğunu düşünecek.
• Ziyaretçiler, karşılığında profesyonel bir tutum ve davranış sergileyeceklerdir.
• Ziyaretçiler şirkete güvenecek ve ayrıca organizasyon hakkında iyi bir yorum ve izlenime sahip olacak.
• Her çalışan ve davranışları organizasyonun bir yansıması olacak ve bu nedenle hızlı ve nazik bir yanıt, organizasyonun iyi bir imajını bırakacaktır.
• Ziyaretçiler organizasyonu başkalarına tavsiye edecek ve iyi haberi yayacak ve gelecekte de bu organizasyonu kullanacaktır.

1.3 Kendine ve organizasyona ilişkin olumlu bir imaj sunmanın amacını açıklayın

Ziyaretçiler bir iş ortamını ziyaret ettiklerinde, ilk temas noktaları resepsiyondaki kişi (çoğu kuruluşta bir tane vardır) veya en azından tanışan ve selamlayan kişi olacaktır. Hepimizin bildiği gibi, ilk izlenim her zaman bir fark yaratır ve bu nedenle sizin ve organizasyonun olumlu bir imajını sunmak çok önemlidir. Kendinizi düzgün bir şekilde giyin ve sunun. Organizasyonun kıyafet kurallarına uyun. Gülümseyin, göz temasını koruyun, dinleyin, olumlu olun ve sorularına yardımcı olmak için elinizden gelenin en iyisini yapın.

Bunu yapmanın amacı:

• Belirli bir zamanda, ziyaretçinin organizasyonu için temsilci oluyorsunuz. Dolayısıyla, davranışınız ve yaklaşımınız bir bütün olarak organizasyona yansıyacaktır. Siz ve kuruluş, yaklaşımınıza ve hizmetinize göre değerlendirilecek veya değerlendirileceksiniz.
• Ziyaretçide güven duygusu yaratır.
• Ziyaretçiler organizasyon hakkında olumlu bir izlenim edinir.
• Kuruluş ile müşterileri ve çalışanları arasında güven oluşturmaya yardımcı olur.
• Kuruluş için işi geliştirecek ve böylece kuruluşun karını artıracak kaliteli müşterileri çeker.

1.4 Kendi sorumlulukları da dahil olmak üzere, ziyaretçilerle ilgilenirken sağlık, emniyet ve güvenlik prosedürlerini takip etmenin amacını açıklayın

Her organizasyonda çeşitli sağlık ve emniyet / güvenlik prosedürleri mevcuttur. Ziyaretçilerle ilgilenmeyi de içeren bu prosedürler çalışanlar tarafından her zaman sorumlu bir şekilde izlenmelidir.

nioh.ac.za

Bu prosedürleri takip etmenin amacı:

• Organizasyonu ve çevresini ziyaret etmek ve çalışmak için daha güvenli bir yer tutmak
• Gerekli tüm ilk yardım olanaklarına yeterli gereksinimlere sahip olmak.
• Çalışanlar ve ziyaretçiler için sağlık risklerini önlemek.
• Kuruluşun tesislerinde çalışan makinelerin ve tüm cihazların veya ekipmanın kullanımının güvenli olduğundan emin olmak.
• Önleyici tedbirlerin alınmasına veya gerektiğinde acil durum planlarının oluşturulmasına yardımcı olmak için.
• Kazaları, yaralanmaları ve diğer sağlık ve güvenlik sorunlarını kaydetmek ve rapor etmek.
• Çalışma uygulamalarının güvenli olduğundan ve sağlık ve güvenlik önlemlerinin uygulandığından ve bunlara uyulduğundan emin olmak.
• Zeminlerin, merdivenlerin ve diğer alanların güvenli bir şekilde kullanılması gerekir

• Kullanılmışsa tehlikeli maddelerin güvenli bir yöntemde, güvenli bir yerde saklanıp saklanmadığını ve güvenli bir şekilde ele alındığını ve kullanıldığını, çünkü bunlar birçok yönden zarara yol açabileceğini
• Ziyaretçilerin erişebileceği ve çalışanların çalıştığı alanlarda uygun havalandırma olduğundan emin olmak
• Çalışma ve ziyaret alanlarının sıcaklığının yeterli seviyede tutulması ve ayrıca tuvalet, yıkama ve tuvalet tesislerinin iyi durumda olması, ziyaretçilerin sorunsuz ve zorlanmadan kullanabilmeleri için
• Ziyaret ve çalışma alanlarında yanıcı maddeler, patlayıcı maddeler ve diğer zararlı radyoaktif maddeler bulunmamalıdır.

• Kazaları önlemek için büyük makine ve ekipmanların ziyaret alanlarından uzak tutulması gerekir.
• Gerekli alanlara uyarı levhaları konulmalıdır.
• Sonda kablo olmadığından emin olun ve herhangi bir sağlık ve güvenlik riskinden kaçınmaya özen gösterin.
• İşyerinde herhangi bir ekipman kullanıyorsanız uygun eğitimi alın ve kuruluşların sağlık ve güvenlik politikaları ile kaza prosedürlerine uyun.
• Güvenliği sağlamak için ziyaretçileri organizasyon prosedürlerine göre kaydettiğinizden emin olun.

Umarım buradaki bilgileri yararlı ve ilginç bulmuşsunuzdur. Lütfen geri bildirimde bulunmaktan ve düşüncelerinizi ve deneyimlerinizi paylaşmaktan çekinmeyin.

Uğradığınız için teşekkür ederim.

Livingsta.

NVQ adaylarına nazik bir not: Bu yalnızca referans içindir ve lütfen çoğaltmayın. Ayrıca, ünitelerinizi yazarken lütfen iş ortamınız ve iş tanımınızla ilişkilendirin. Herşey gönlünce olsun!