İletişim planı nasıl yazılır

İletişim kelime kolajı

Flickr Creative Commons aracılığıyla catherinecronin

İşteki değişiklik karşısında dirençle karşılaşmışsanız, iyi bir iletişim planı değişim yönetimi girişiminizi desteklemeye yardımcı olabilir. İyi bir iletişim planı yalnızca tüm paydaşlarınızı haberdar etmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda kuruluşunuzun bir proje veya organizasyon değişikliği için destek toplamasına da yardımcı olabilir.

İletişim Planı Nedir?

Bir iletişim planı, tüm paydaşlarınıza neyin önemli olduğunu, iletmek istediğiniz mesajın ne olduğunu, nasıl söyleyeceğinizi ve ne zaman söyleyeceğinizi düzenlemenize yardımcı olacaktır. Bir iletişim planı büyük 5 soruyu kapsamalıdır - Kim? Ne? Neden? Nasıl? Ne zaman?

Planınızı düzenli tutmanıza yardımcı olmak için aşağıdaki gibi basit bir matris oluşturarak başlayın ve aşağıdaki adımların her birinde ilerlerken doldurabilirsiniz.

Seyirci	Mesaj (Ne)	Amaç (Neden)	Yöntem (Nasıl)	Hedef (Ne Zaman)
İç Paydaşlar
Dış paydaşlar

İşletmeniz için başarılı bir iletişim planı oluşturmaya başlamanıza yardımcı olacak aşağıdaki kolay adımlara göz atın.

1. Adım Hedef Kitlenizi Tanıyın

İletişim planınızı oluşturmaya başlamanın en kolay yeri, hedef kitlenizi belirlemektir. Projeniz, kuruluşunuzun hem içindeki hem de dışındaki kişileri bilgilendirmenizi ve güncel tutmanızı gerektiriyorsa, iç ve dış paydaşların bir listesini yaparak başlayın.

İç ve dış paydaşların bazı örnekleri

İç Paydaş Örnekleri:	Dış Paydaş Örnekleri:
Yönetici düzeyinde liderlik	Projenin yönetici sponsorları
Bölüm yöneticileri	İş sahipleri
Ön sıra calisanlari	Cephe müşterileri

Tüm iç ve dış paydaşlarınızın bir listesine sahip olduğunuzda, her birinin altında aşağıdaki soruları cevaplayan bir not almak yardımcı olabilir:

• Ne biliyorlar?
• Ne bilmeleri gerekiyor?
• Hangi grupların diğerlerine göre daha yüksek önceliği var?
• Farklı gruplar farklı mesajlar gerektirir mi?

Her bir hedef kitle segmentiyle ilgili temel soruları yanıtladıktan sonra, her biriyle ne ileteceğinizi belirleme zamanı.

İletişim matrisinizde artık kitle sütunu tamamlanmış olmalıdır:

Seyirci	Mesaj (Ne)	Amaç (Neden)	Yöntem (Nasıl)	Hedef (Ne Zaman)
İç Paydaşlar
Üst düzey liderlik
Yöneticiler
Çalışanlar
Dış paydaşlar
Yönetici sponsorlar
Sahipler
Cephe müşterileri

Adım 2. Mesajınız Nedir?

Hedef kitlenize iletmeniz gereken mesajın ne olduğunu düşünürken, "ne?" Sorusunu yanıtlamayı düşünün. Mesajın amacı ve nasıl iletileceği daha sonra gelecek.

Hedef kitlenizin bilmesi gerekenleri belirlemenize yardımcı olması için aşağıdaki kontrol listesini kullanın:

• Hedef kitleniz şu anda ne biliyor? (1. adımda yaptığınız her kitle segmentinin listesi için bunu tanımlayın).
• Ne bilmeleri gerekiyor?
• Neyi bilmelerine gerek yok?
• Her seyirciyle nasıl bir ses tonu almanız gerekecek? (Doğrudan müşterilerle iletişiminizin daha enerjik ve somut olması gerekebilirken, yönetici iletişimlerinde profesyonel ve doğrudan bir yaklaşım benimseyebilirsiniz)
• Hedef kitlenizin endişeleri nelerdir? Her hedef kitleye yönelik mesajlarınızın kendilerine özgü ve bireysel soru ve endişelerini ele aldığından emin olun. Unutmayın, dahili bir çalışanın bir proje veya değişiklik hakkındaki soruları, yönetici sponsorun ilgilendiği sorulardan tamamen farklı olabilir.

Bu soruları yanıtladıktan sonra, matrisinizin ^2. sütununu doldurun:

Seyirci	Mesaj (Ne)	Amaç (Neden)	Yöntem (Nasıl)	Hedef (Ne Zaman)
İç Paydaşlar
Üst düzey liderlik	Değişimin iş değeri.
Yöneticiler	Ekibinizin değişiklik hakkında bilmesi gerekenler.
Çalışanlar	Değişiklik günlük işinizi nasıl etkileyecek?
Dış paydaşlar
Yönetici sponsorlar	Değişimin organizasyon için faydaları.
Sahipler	Değişiklik, kar hanenizi nasıl etkileyecek?
Cephe müşterileri	Değişikliğin günlük işlerinizi nasıl etkileyeceği.

Adım 3. Mesajınızın Amacı Nedir?

Bu adımda, "neden?" Sorusunu yanıtlayın. Her bir mesajı (Ne) izleyicilerinizin her birine iletmek neden gereklidir? Bu soruyu yanıtlamak, her bir bilgiyi çalışanlarınıza ve müşterilerinize iletmenin neden önemli olduğunu ve bu bilgileri iletmenin işletmenize ve müşteri değerinize getireceği değeri anlamanıza yardımcı olacaktır.

Paydaşlara temel mesajlar iletmenin bazı genel nedenleri:

• Değişim ve proje ile ilgili anlayışı artırmak
• Projenin veya değişikliğin faydalarını vurgulamak için
• Kuruluşun alt çizgisine olumlu etkileri vurgulamak için
• İzleyicilere hazırlık aşamasında öğrenmeleri gereken herhangi bir beceri veya bilgiyi bildirmek için
• Hedef kitlenizin onları nasıl etkileyeceğini anlamasına yardımcı olmak için

Unutmayın, "İçimde Ne Var?" Diye yanıtlamaya çalışın. Tüm izleyicilerinizin iyi bilgilendirilmesini sağlamak için her iletişimin amacını belirlerken.

Paydaşlarınızın her biri için "içinde ne olduğunu" öğrendikten sonra, matrisinizin ^3. sütununu doldurun:

Seyirci	Mesaj (Ne)	Amaç (Neden)	Yöntem (Nasıl)	Hedef (Ne Zaman)
İç Paydaşlar
Üst düzey liderlik	Değişimin iş değeri.	Finans ve müşteri değeri hakkında bilgi vermek.
Yöneticiler	Ekibinizin değişiklik hakkında bilmesi gerekenler.	Takımları değişiklik olmadan önce hazırlamak.
Çalışanlar	Değişiklik günlük işinizi nasıl etkileyecek?	Çalışanların, değişiklik olmadan önce becerileri ve günlük değişiklikleri öğrenmesine izin vermek.
Dış paydaşlar
Yönetici sponsorlar	Değişimin organizasyon için faydaları.	Maliyet tasarrufu ve faydaları hakkında bilgi vermek.
Sahipler	Değişiklik, kar hanenizi nasıl etkileyecek?	Etkiyi en alt satırda vurgulayarak değişim için destek toplamak.
Cephe müşterileri	Değişikliğin günlük işlerinizi nasıl etkileyeceği.	Müşterileri değişikliklere hazırlamak; faydaları vurgulayın.

Mobil sosyal medya

jasonahowie, Flickr Creative Commons aracılığıyla

Adım 4. Teslimat Yöntemi Nedir?

Artık kiminle iletişim kurduğunuzu, ne söyleyeceğinizi ve bunu neden söyleyeceğinizi bildiğinize göre, mesajı iletmenin en iyi yolunu belirlemeniz gerekir. Organizasyonunuza bağlı olarak, mevcut tüm farklı iletişim kanallarının bir "kısa notunu" tutmak faydalı olabilir.

Bazı yaygın iletişim kanalları şunları içerebilir:

• E-posta iletişimleri
• Posta yoluyla gönderilen yazılı iletişimler
• Kısa mesaj hatırlatıcıları
• Sosyal medya mesajları
• Town Hall toplantıları
• Karışık medya
• Basın yayınları
• El ilanları veya Posterler

İpucu

E-posta iletişimi uygun olsa da, aynı mesajı birden fazla kanal kullanarak yayınlamaktan çekinmeyin. Dostça bir hatırlatma göndermenin hiçbir zararı yoktur. Çok fazla iletişim yeterli olmamasından iyidir.

Şimdi, 4 doldurabilirsiniz ^inci senin matrisin sütununda:

Seyirci	Mesaj (Ne)	Amaç (Neden)	Yöntem (Nasıl)
İç Paydaşlar
· Üst düzey liderlik	Değişimin iş değeri.	Finans ve müşteri değeri hakkında bilgi vermek.	E-posta iletişimi
· Yöneticiler	Ekibinizin değişiklik hakkında bilmesi gerekenler.	Takımları değişiklik olmadan önce hazırlamak.	E-posta iletişimi
Çalışanlar	Değişiklik günlük işinizi nasıl etkileyecek?	Çalışanların, değişiklik olmadan önce becerileri ve günlük değişiklikleri öğrenmesine izin vermek.	E-posta iletişimi, posterler, el ilanları, belediye binaları
Dış paydaşlar
· Yönetici sponsorlar	Değişimin organizasyon için faydaları.	Maliyet tasarrufu ve faydaları hakkında bilgi vermek.	E-posta iletişimi
· Sahipler	Değişiklik, kar hanenizi nasıl etkileyecek?	Etkiyi en alt satırda vurgulayarak değişim için destek toplamak.	Yazılı, postalanmış mektup
· Ön saf müşterileri	Değişikliğin günlük işlerinizi nasıl etkileyeceği.	Müşterileri değişikliklere hazırlamak; faydaları vurgulayın.	Yazılı, postalanmış Mektup, e-posta hatırlatıcısı

Not

Mesajların zamanında ve doğru bir şekilde teslim edildiğinden emin olmak için mümkün olan her durumda "yöntem" sütununuzda listelediğiniz her öğenin arkasına bir "sahip" atayın.

Adım 5. İletişim Kurmak İçin En İyi Zaman Ne Zaman?

İletişim planınız neredeyse tamamlandı! Hedef kitlenizi, iletmek istediğiniz mesajı, her mesajın arkasındaki amacı ve onu nasıl ileteceğinizi belirlediniz; şimdi bu mesajları izleyicilerinizin her birine iletmek için en iyi zamanlamayı bulmanız gerekiyor. Her mesaj için en iyi zamanlamayı belirlemenize yardımcı olması için üzerinde düşünmek isteyebileceğiniz bazı sorular aşağıda verilmiştir.

• Önce kimin bilgilendirilmesi gerekiyor?
• Değişim ne zaman gerçekleşiyor?
• Herkesin ne kadar erken bilgilendirilmesi gerekiyor?
• Dikkat etmeniz gereken son tarihler var mı?
• Hedef kitle paydaşlarınızdan herhangi biri müsait olmayacak mı veya üzerinde çalışmanız gereken tarihleri ​​var mı?
• Mesajınızı her hedef kitle için birden fazla yöntem kullanarak mı iletiyorsunuz? Hangisinin birinci, ikinci, üçüncü vb. Olması gerekiyor?

Cevaplanan bu sorularla, zaman çizelgenizden sorumlu olduğunuzdan emin olmak için matrisinizin son sütununu başlangıç ​​ve bitiş tarihleriyle kolayca tamamlayabilmelisiniz:

Seyirci	Mesaj (Ne)	Amaç (Neden)	Yöntem (Nasıl)	Hedef (Ne Zaman)
İç Paydaşlar
Üst düzey liderlik	Değişimin iş değeri.	Finans ve müşteri değeri hakkında bilgi vermek.	E-posta iletişimi	Başlangıç: mmddyyyy Bitiş: mmddyyyy
Yöneticiler	Ekibinizin değişiklik hakkında bilmesi gerekenler..	Takımları değişiklik olmadan önce hazırlamak.	E-posta iletişimi	Başlangıç: mmddyyyy Bitiş: mmddyyyy
Çalışanlar	Değişiklik günlük işinizi nasıl etkileyecek?	Çalışanların, değişiklik olmadan önce becerileri ve günlük değişiklikleri öğrenmesine izin vermek.	E-posta iletişimi, posterler, el ilanları, belediye binası toplantıları	Başlangıç: mmddyyyy Bitiş: mmddyyyy
Dış paydaşlar
Yönetici sponsorlar	Değişimin organizasyon için faydaları.	Maliyet tasarrufu ve faydaları hakkında bilgi vermek.	E-posta iletişimi	Başlangıç: mmddyyyy Bitiş: mmddyyyy
Sahipler	Değişiklik, kar hanenizi nasıl etkileyecek?	Etkiyi en alt satırda vurgulayarak değişim için destek toplamak.	Yazılı, postalanmış mektup	Başlangıç: mmddyyyy Bitiş: mmddyyyy
Cephe müşterileri	Değişikliğin günlük işlerinizi nasıl etkileyeceği.	Müşterileri değişikliklere hazırlamak; faydaları vurgulayın.	Yazılı, postalanmış mektup; e-posta hatırlatıcısı	Başlangıç: mmddyyyy Bitiş: mmddyyyy

Adım 6. Planınızı Sunun!

Tebrikler! İletişim planınızı başarıyla tamamladınız. Planınızı proje paydaşlarıyla paylaştıktan sonra, artık mesajınızı oluşturarak, malzemelerinizin görünümünü ve hissini sonlandırarak ve mesajınızı zaman çizelgenize uygun olarak paydaşlarınıza ulaştırarak işe başlayabilirsiniz.

Bir matris şablonu kullanarak biraz gelişmiş planlama ile, projeleriniz için iletişim planları oluşturmak, tüm paydaşlarınızı bilgilendirmenize, karışıklıktan, yanlış anlamalardan kaçınmanıza ve projeniz için destek toplamanıza olanak tanır. İşyerindeki birçok kişi için değişim rahatsız edici olabilir. İyi bir iletişim planı oluşturmak için zaman ayırmak, en rahatsız olanların bile bilinmeyenlerle güven ve anlayışla yüzleşmesine yardımcı olabilir.